施工企業(yè)檔案編研工作的幾點建議

李莉虹

中鐵二十三局集團第三工程有限公司

施工企業(yè)檔案編研工作的幾點建議

李莉虹

中鐵二十三局集團第三工程有限公司

在施工企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員應注重檔案編研工作的開展，注重運用現(xiàn)代化的科學技術，注重檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能的提升，這對于施工企業(yè)的發(fā)展和進步具有重要的作用，也是企業(yè)檔案管理工作的關鍵所在。本文主要以做好檔案編研工作的必要性作為切入點，從而提出相關意見和建議。

施工企業(yè)；檔案編研工作；必要性；建議

0 引言

檔案編研工作是檔案管理工作的重要組成成分，是指將檔案室的相關文獻和材料作為研究對象，按照一定的研究方式和編制規(guī)律，對相關文獻和資料進行適當?shù)氖占?、整理、篩選，并根據(jù)不同性質(zhì)和不同層次進行適當?shù)募庸?，轉化成可以不同形式的出版物，便于相關單位和個人有效利用。但是，許多施工單位不注重檔案編研工作的重要性，只重視其中的立卷、查閱等基礎性工作，使得檔案編研工作失去了原有的指導性、專業(yè)性、參考性的作用，對于實際工作的開展有著或多或少的影響。同時，在檔案編研工作中，相關使用設備相對落后也嚴重影響檔案編研工作的開展，具有形式化特點。因而研究和分析施工企業(yè)的檔案編研工作，對企業(yè)的發(fā)展和進步有著積極作用和意義。

1 做好檔案編研工作的必要性

檔案信息作為一種介紹性信息形式，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，不管是個人在求職、合作、派遣，還是企業(yè)在招標、投標、合作等方面，都依賴于檔案的介紹，導致人們對于檔案信息的需求量越來越大。對檔案的信息不僅要求內(nèi)容全面、具體、準確，而且要求所獲得的檔案信息及時、合理、科學。在檔案編研工作中，實現(xiàn)檔案編研工作的信息化是時代發(fā)展的必然要求，把檔案編研工作放入現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡平臺，使檔案信息更加具有共享性、開放性、便捷性，有利于滿足企業(yè)對檔案信息的時效性需求。在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，檔案的作用在于儲藏、單向利用、片面管理，使得檔案信息不能有效地發(fā)揮實用性價值。而通過現(xiàn)代化的信息技術手段，使得檔案信息更加開放，對促進企業(yè)各個方面的發(fā)展和進步具有重要的作用和意義。同時，這種現(xiàn)代化的檔案信息管理模式擺脫了以往的檔案的儲藏模式，極大地提升了檔案室的地位，促進檔案館社會性功能的發(fā)展，使檔案管理人員的服務質(zhì)量進一步提升。

2 施工企業(yè)編研工作所存在的問題

在施工企業(yè)檔案管理中，檔案編研工作人員盡管做了許多的整理工作，但是在檔案管理工作的實踐中還存在許多問題。在檔案管理工作中，許多檔案的編研工作出現(xiàn)千篇一律的現(xiàn)象，過于集中在制度匯編、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料整合等方面，追求所謂的升級達標、上級檢查，導致編研的內(nèi)容和選題過于集中，導致編研的成果缺乏一定的創(chuàng)新性和廣泛性。同時，在編研的工作中，檔案編研工作過于形式化，主要趨向于資料的匯總，對于相關問題并沒有深入的研討和分析，導致其成果趨向于原始材料的整合和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的堆積，缺乏一定的專業(yè)性和獨創(chuàng)性，無法滿足檔案信息需求人員的實際需求，往往導致檔案信息需求人員還要重新對相關的資料加以分析，降低了工作效率。在相關的編研成果中，其材料的質(zhì)量也比較低，可利用性往往不是很高，這是因為許多施工企業(yè)為了節(jié)省時間，避免過多成本消耗在檔案編研工作中，因而所從事的檔案編研工作的人員整體素質(zhì)和專業(yè)技能往往不是很高，這就極大地影響檔案編研工作的質(zhì)量和效率，不利于檔案編研工作的長久發(fā)展和進步。

3 施工企業(yè)編研工作的幾點建議

3.1 注重館藏資源的豐富，保障檔案編研有所依據(jù)

館藏資源的豐富性是檔案編研工作的基礎，是檔案編研工作的重點所在。館藏資源的豐富性除了是歷史自然積累之外，還有賴于檔案管理人員的不懈努力。這就要求檔案編研人員應該從實際出發(fā)，在檔案管理日常工作的過程中保持高度的警覺性，及時收集和整理相關的信息，做好預立卷的準備工作。在整理相關的檔案資料時，應該高度重視對檔案的分類、歸檔，保證對相關檔案進行適時的復核、修補。針對專題性工作活動而形成的相關材料，在活動結束之后應該針對性地收集相關材料，對這些材料進行分門別類，便于在工程竣工的時候進行系統(tǒng)性的檔案信息歸檔。檔案編研工作人員應該充分運用自己的專業(yè)知識和專業(yè)技能，眼觀六路，耳聽八方，在日常工作中注重收集反映本單位的實際活動的文件材料。檔案編研人員應該嚴格執(zhí)行預立卷制度，做好檔案文件的系統(tǒng)收集工作，便于檔案室可以更好地移交清冊，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，為檔案編研工作奠定堅實的基礎。

3.2 引入和分析最新行業(yè)的建設信息

施工質(zhì)量的好壞、施工進程的快慢都與信息技術有著直接的關系。在建設施工之前，相關單位應該從實際出發(fā)，定期組織檔案工作人員進行相應的培訓，讓其能夠不斷學習相關的新知識、新技能，便于提升檔案編研工作的質(zhì)量和效果。為了保證編研工作的有效開展，相關施工單位應該注重引入和分析當下最新的行業(yè)建設信息，注重現(xiàn)代化的信息技術的運用，避免以往的固定模式。同時，施工企業(yè)應該注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，捕抓最有實用價值的信息，便于企業(yè)的管理層以此作為依據(jù)，進行相應的決策?？梢?，提供最新的檔案信息，對于企業(yè)的相關工作具有一定的導向性和依據(jù)性，便于各項工作迅速有效地開展。

3.3 注重信息技術在檔案編研工作的運用

在檔案編研工作中，相關檔案編研人員既要注重計算機技術、網(wǎng)絡技術等的運用，更注重對這些技術的掌握。檔案編研工作人員應該能夠運用電子軟件對檔案信息進行分門別類，能夠有效地對相關文獻材料進行記錄和保存，能夠快速地對相關設備進行相應的維護，避免計算機設備出現(xiàn)黑客攻擊、信息泄露等情況的發(fā)生，才能保證檔案信息的實用價值。

在信息化技術高速發(fā)展的當今時代，統(tǒng)一的、高度集成的無紙化辦公系統(tǒng)在得到了廣泛應用，為推進檔案編研工作向數(shù)字化、信息化方向邁進提供了平臺。要充分依托信息化網(wǎng)絡的輻射功能、覆蓋功能和信息量大、傳輸快等優(yōu)勢，利用多媒體技術，將分散在基層單位、項目部某一專題或內(nèi)容的檔案資料，進行收集、加工、編輯組合和深層次研究整合，通過網(wǎng)絡進行快速、準確地傳遞，實現(xiàn)信息的共享。這樣，檔案編研信息與網(wǎng)絡傳輸有機結合，使檔案編

研信息的傳播如虎添翼、質(zhì)量和效率有了顯著提升。同時，紙質(zhì)材料與磁性材料、感光材料等制成的出版物并存，全類型、立體式的編研成果會更加豐富人們的視野，提高檔案信息的利用率。

3.4 注重提升檔案編研工作人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能

在檔案編研管理工作中，檔案編研工作人員要保證檔案編研工作的質(zhì)量和效率，應該根據(jù)檔案管理工作的實際需求，提升自身的思想素養(yǎng)和業(yè)務能力，既要注重對相關檔案資料進行相應的保存和管理，還要站在歷史和管理的角度上，對相關單位的各項工作做好綜合性的把控，便于對相關工作提出具有針對性的意見和建議，促進施工企業(yè)的良好發(fā)展。在施工單位的檔案管理工作中，檔案編研工作人員應該既要學習基礎的檔案專業(yè)理論知識和實踐知識，能夠熟悉運用辦公軟件，還要全面掌握本單位的業(yè)務工作的動態(tài)。檔案編研工作人員既要有檔案管理方面的專用知識和專業(yè)技能，還能熟練地掌握計算機、工程項目、法律等方面的知識和技能。如此，才能有效地保障施工單位的工作質(zhì)量和工作效率。

4 結語

與施工單位的實際工作相比，檔案編研工作或多或少都存在一定的滯后性特點，要保證檔案編研工作的質(zhì)量和效率，不僅要注重檔案編研工作人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能的提升，還應該注重信息技術在檔案編研工作中的運用和推廣.同時，還應該從檔案工作的實際情況出發(fā)，注重引入最新的檔案編研成果，不斷調(diào)整以往的檔案編研方式，為施工單位的領導決策提供綜合有效的信息，便于施工單位各項工作的開展和實施，如此才能保證各項工作的開展有理有據(jù)，促進施工單位的現(xiàn)代化發(fā)展和進步。

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