人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

蹇明濤

武漢鐵路局襄陽(yáng)房建生活段

人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

蹇明濤

武漢鐵路局襄陽(yáng)房建生活段

人事檔案管理是人事工作的核心，而傳統(tǒng)檔案管理存在材料碎片化、管理離散化等缺點(diǎn)，人事檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，告別以往只能到閱檔室翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，切實(shí)提高檔案的利用效率，真正有效地發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。

人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；數(shù)字化

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，告別以往只能到閱檔室翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，切實(shí)提高檔案的利用效率，真正有效地發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。

1、實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 科學(xué)規(guī)范人事管理工作業(yè)務(wù)，不斷強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果

人事檔案數(shù)字化為企業(yè)人事管理提供了統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、一點(diǎn)查詢、多維印證，最大限度的提高了對(duì)擬選拔任用干部、交流任職干部、新進(jìn)干部隊(duì)伍等人員人事檔案信息查閱、審核準(zhǔn)確性和利用頻率。進(jìn)而為人事檔案在干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、人力資源合理配置等具體業(yè)務(wù)中提供更加科學(xué)有效支撐服務(wù)起到了積極意義。信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)三版原文圖像(系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)掃描原文、原始圖像以及高清圖像三版圖像)，有效深入貫徹落實(shí)了中組部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案的通知》和中央從嚴(yán)管理干部相關(guān)精神，從源頭上杜絕了檔案后期“三齡兩歷一身份”涂改造假等各類違法違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。在人事檔案信息管理系統(tǒng)中首創(chuàng)關(guān)鍵信息采集，建立了“重大歷史事件”、“掛職掛崗”、等八大類關(guān)鍵信息字庫(kù)，植入信息系統(tǒng)，破解圖像存儲(chǔ)、檢索困難的難題，極大提高干部人事檔案利用效率。

1.2 全面優(yōu)化干部人事檔案管理工作機(jī)制，大幅提升人事檔案集約管控水平

數(shù)字化人事檔案創(chuàng)建完成后，干部人事檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)了集約管控的多維立體管理模式，明確了相應(yīng)層級(jí)人事檔案管理職責(zé)，規(guī)范了層級(jí)內(nèi)和跨層級(jí)人事檔案管理流程，統(tǒng)一了人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，構(gòu)建了一體融合，縱向到底，橫向到邊，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合的“大檔案”管理格局。全面完成數(shù)字化建設(shè)后，上級(jí)單位通過(guò)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)可實(shí)時(shí)在線監(jiān)控和檢查下級(jí)單位的人事檔案歸集、轉(zhuǎn)遞、查詢、統(tǒng)計(jì)和庫(kù)房管理情況，可直接調(diào)閱各層各級(jí)人員人事檔案，檔案借閱的流程簡(jiǎn)化為信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的1界面1審批，極大程度上提升了人事檔案集約管控水平。

2、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對(duì)策

2.1 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對(duì)載體進(jìn)行選擇的過(guò)程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長(zhǎng)短的問(wèn)題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

2.2 加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

安全性作為人事檔案信息數(shù)字化管理的重要挑戰(zhàn)，要求人事檔案信息管理部門必須要高度重視安全性教育。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來(lái)越多向服務(wù)方向開(kāi)始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行公開(kāi)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說(shuō)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國(guó)人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，根據(jù)本組織人事檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況，制定較為嚴(yán)格的人事檔案信息數(shù)字化管理制度，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系，從而確保本組織人事檔案信息數(shù)字化管理各項(xiàng)制度能夠不斷完善，各項(xiàng)責(zé)任能夠落實(shí)到人。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強(qiáng)安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制來(lái)抓，不斷增強(qiáng)人事檔案信息管理人員的安全保密意識(shí)。再次，針對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)病毒較多的問(wèn)題，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對(duì)本組織人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，人事檔案管理部門在進(jìn)行人事檔案信息管理的過(guò)程中，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進(jìn)行保存，但是對(duì)于在一定級(jí)別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存。從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

2.3 完善人力資源激勵(lì)體制以及約束體制

以往的人事管理的人力資源激勵(lì)體制較為單調(diào)，很難與職員的需要吻合，筆者認(rèn)為，新時(shí)代的人力資源激勵(lì)應(yīng)按需進(jìn)行。其一，應(yīng)建立科學(xué)的薪酬體制，將職員的業(yè)務(wù)水平與薪酬掛鉤，調(diào)動(dòng)職員工作的熱情。其二，應(yīng)建立精確、對(duì)等的考評(píng)體制，對(duì)職能不同的職員，應(yīng)引入當(dāng)代考評(píng)模式，進(jìn)行全面考評(píng)，并參考考評(píng)結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。其三，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)體制，單位內(nèi)部使用優(yōu)化組合、競(jìng)爭(zhēng)上崗的形式，讓人力資源能夠獲得最合理的配置，讓每一位職員都感受到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，并讓其將提升工作質(zhì)量放在首位。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，只有企業(yè)認(rèn)識(shí)到其人力資源管理中的缺陷，才能夠查漏補(bǔ)缺，并不斷讓人力資源管理的系統(tǒng)趨于合理，并且緊跟時(shí)代潮流，體現(xiàn)出企業(yè)在公共事務(wù)領(lǐng)域的價(jià)值，從而讓企業(yè)能夠獲得社會(huì)效益。

[1]劉洋，王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2016，21：111+113.

[2]葉敬連.人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，05：131+142.