試論人事檔案在人力資源管理中的重要性

李?娜

山西西山晉興能源有限責(zé)任公司

試論人事檔案在人力資源管理中的重要性

李?娜

山西西山晉興能源有限責(zé)任公司

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展模式也在不斷的發(fā)生變化，在實際的事業(yè)單位發(fā)展過程中，要想根據(jù)市場的變化來合理配置人力資源，就需要對內(nèi)部人員進(jìn)行合理配置，以此來維持事業(yè)單位的發(fā)展動力，而人事檔案作為人力資源管理中的主要組成部分，在人員培訓(xùn)、資源配置和績效考核等方面，都有著重要的作用，做好人事檔案管理，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。在這樣的過程中，為了保證事業(yè)單位更好的適應(yīng)社會的發(fā)展，不斷提高在市場上的競爭力。

人力資源；人事檔案；重要性

引言

就目前的發(fā)展形勢來看，低碳經(jīng)濟是社會科學(xué)發(fā)展的必然趨勢，所以在低碳經(jīng)濟的背景之下的黨校檔案的信息化建設(shè)中，更應(yīng)該把低碳生活更好的融入在各大黨校中，使黨校在管理檔案時，電子文件更具有準(zhǔn)確性、安全性，能為我國的經(jīng)濟建設(shè)和文化建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。

1 探析人力資源管理中人事檔案的重要性

根據(jù)以上敘述可以知道，人事檔案是做好人力資源管理的最基本保障，在這樣的情況下，可以看出來，人事檔案在人力資源管理當(dāng)中起著較為重要的作用，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 人事檔案是事業(yè)單位進(jìn)行人力開發(fā)的重要依據(jù)

事業(yè)單位在實際的發(fā)展過程中，由于人員的更換和事業(yè)單位運營，需要進(jìn)行相應(yīng)的人力開發(fā)，這就需要依靠人力資源管理中的人事檔案來進(jìn)行，一般情況下，人事檔案包含著事業(yè)單位員工的基本信息和工作表現(xiàn)，同時也包含著員工的主要工作經(jīng)歷，在進(jìn)行人力開發(fā)的過程中，相應(yīng)的管理人員就可以根據(jù)這些信息資料為依據(jù)，來對事業(yè)單位員工的工作能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行評判和確定，在這樣的情況下，就可以根據(jù)其具體工作表現(xiàn)來合理的安排崗位，這樣能夠保證人力資源的正確開發(fā)，這樣看來，人事檔案是進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部選拔活動的主要依據(jù)之一。

1.2 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

隨著信息化、全球經(jīng)濟一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟時代對傳統(tǒng)人事檔案管理實施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

1.3 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃

近年來，學(xué)界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預(yù)測更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。

1.4 使人力資源的管理水平得到提升

人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。

2 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設(shè)的最前沿。

2.1 充實人事檔案的內(nèi)容

在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。

2.2 增強人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

2.3 加強人事檔案的時效性

人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

2.4 加強人事檔案的現(xiàn)代化

管理人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。

2.5 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企事業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。

3 結(jié)語

人力資源管理在事業(yè)單位的內(nèi)部管理中占據(jù)著較為重要的位置，能夠合理的根據(jù)人員的主要技能和實際情況，來進(jìn)行合理的分配，而在人力資源管理當(dāng)中，人事檔案則是其中的重要構(gòu)成成分，在人員的任用和開發(fā)上具有基礎(chǔ)管理的作用，做好人事檔案管理工作，能夠保證人力資源管理的正常開展。

[1]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場，2014，38：59-60.

[2]胡愛真.論人事檔案在人力資源管理中的效用[J].人力資源管理，2015，12：265-267.

[3]董艷芳.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版)，2016，21：368.