淺析檔案管理工作的改進(jìn)

于 婭

豐滿區(qū)人力資源和社會保障局

為了適應(yīng)新形勢，跟上時代的步伐，更好的發(fā)揮檔案作用，檔案管理工作，必須拋棄原來的管理模式，更新觀念思想，提高管理人員素質(zhì)，完善各項規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面下狠功夫，本文將指出檔案管理工作存在的問題及如何提高檔案管理工作.

1.當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

1.3 檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

1.4 在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題

一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級應(yīng)付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

2 是提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。

3 是在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法。

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

4 是提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。

5 是提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化。

對于信息社會環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時，我們深刻認(rèn)識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會全面進(jìn)步的重要保證。

6 是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平。

人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)具有特別重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。所以值得重視。

結(jié)束語

總之隨新舊信息時代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從提高管理人員素質(zhì)、完善各項規(guī)章制度和提高信息化管理水平等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

加強檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐。

[1]錢海波；淺析社會的檔案意識和檔案人的社會意識[J]；才智；2010.15

[2]王玉超；淺談電子文件管理中存在的問題[J]；安徽文學(xué)(下半月)；2010年12期