事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

辛麗艷

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

辛麗艷

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

在新的歷史發(fā)展時期，事業(yè)單位檔案工作中存在一些問題，影響了事業(yè)單位的工作效率和可持續(xù)發(fā)展。因此事業(yè)單位的檔案管理就要充分受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，從根本上提高自身的管理效率。在具體的管理工作開展中，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該對這些工作的管理特點(diǎn)及管理方式有著必要的了解，在轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理理念的同時提高實(shí)際的管理工作質(zhì)量，為加快現(xiàn)代化事業(yè)單位改革的步伐提供可靠的保障?；诖吮疚姆治隽耸聵I(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策。

事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

1、事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的意義

目前，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)成為了我國事業(yè)單位在發(fā)展過程中的一種必然的趨勢。應(yīng)用現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行檔案的管理，能夠有效的促進(jìn)我國現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，同時還能夠?qū)ξ覈幕A(chǔ)信息資源進(jìn)行更好的保護(hù)與傳播。隨著社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理模式由于管理的方式單一，速度較慢等缺陷已經(jīng)無法順應(yīng)我國當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求。據(jù)此，進(jìn)行現(xiàn)代化的管理方式是時代發(fā)展的必然趨勢與要求，同時還能夠有效的保障事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。對此，事業(yè)單位中的有關(guān)人員必須意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，在檔案管理工作中更好的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法與模式。

2、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 從思想意識上沒有得到重視

因?yàn)槭聵I(yè)單位不同于一般的廠礦企業(yè)，它是國家的一個特殊的部門，所有的部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員所重視的都是工作的效率及結(jié)果，而對檔案的管理工作根本就不重視，覺得檔案管理只是個簡單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現(xiàn)象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因?yàn)槟撤N原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機(jī)關(guān)單位也參加過檔案達(dá)標(biāo)升級工作的評定，那也只是被動的，為了應(yīng)付考核而做的，沒有從思想意識上認(rèn)識到檔案的重要性。

2.2 檔案管理制度不夠完善和規(guī)范

事業(yè)單位的檔案管理工作的管理制度建設(shè)的不夠健全，容易導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理混亂，每個不同的科室不同的檔案都還存在各自的部門中，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，想要進(jìn)行檔案查閱需要經(jīng)過多道程序。同時在檔案進(jìn)行收集、整理、查閱過程中也沒有相應(yīng)的制度建立，有些科室在進(jìn)行調(diào)閱檔案之后沒有有效的歸檔，導(dǎo)致很多工作人員的檔案文件丟失，降低了檔案的利用效率，檔案的存在失去了應(yīng)有的價值。如果事業(yè)單位沒有形成統(tǒng)一的檔案管理制度，工作人員也相對忽視了檔案管理的重要性，缺乏了統(tǒng)一的管理，會嚴(yán)重影響事業(yè)單位中工作人員的工作積極性和系統(tǒng)性，工作做起來雜亂無章，單位的不夠重視，會嚴(yán)重影響工作人員的工作積極性。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

結(jié)合現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，可知部分事業(yè)單位的檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)不高，對于檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識，實(shí)際工作開展中缺乏一定的責(zé)任意識，間接地影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提升。加上某些事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他部分調(diào)用過來的，致使檔案管理工作中存在著許多的問題，制約了事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，將會降低事業(yè)單位的檔案利用效率，影響著事業(yè)單位職能作用的充分發(fā)揮。

3、優(yōu)化對策

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識

首先要改變單位領(lǐng)導(dǎo)干部們心中“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，要認(rèn)識到事業(yè)單位的工作不只是干那些轟轟烈烈的人前顯耀的工作，更實(shí)際的是要做好檔案管理這樣的基礎(chǔ)工作，如果領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作不重視，意識薄弱，把過多的精力投入到能看到成績的工作上，就會誤導(dǎo)基層工作人員認(rèn)識上的錯誤，這樣以來，檔案管理工作就無法繼續(xù)，無法開展，更達(dá)不到管理的目的。所以作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從管理意識上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大投入力度，只有這樣才能更好、更有力地推動檔案管理工作的創(chuàng)新、完善與發(fā)展。

3.2 建立完善的檔案管理制度

要想使得事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)入正軌的發(fā)展渠道，有法可依、有章可循，一套健全的規(guī)范的檔案工作管理制度是必不可少的。社會在進(jìn)步，尤其是信息化時代的到來所帶來的工作方式的巨大改變都要求事業(yè)單位適應(yīng)時代要求積極改進(jìn)工作方法和制度，按照新的社會發(fā)展要求開展事業(yè)單位的檔案管理工作制度的建立。制度中需要嚴(yán)格的確定檔案管理工作的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人和具體的管理工作人員，然后明確工作分布，一旦工作中出現(xiàn)問題可以直接責(zé)任到人。領(lǐng)導(dǎo)要定期針對檔案管理進(jìn)行檢查工作，能夠有效地促進(jìn)檔案管理工作的效率提高。

3.3 加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低，對于檔案管理工作是否有著正確的認(rèn)識，對于事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量及工作效率有著一定的影響。因此，為了適應(yīng)時代的發(fā)展要求，提升現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的綜合水平，需要開展各種專業(yè)性的培訓(xùn)活動，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的思想意識，促使他們在實(shí)際的工作開展中能夠運(yùn)用專業(yè)的知識提高檔案管理工作質(zhì)量，滿足當(dāng)前形勢下影響檔案管理工作的各種要求。通過這些專業(yè)培訓(xùn)活動的有效培養(yǎng)，可以規(guī)范事業(yè)單位檔案管理人員的實(shí)際操作行為，最大限度地發(fā)揮他們在實(shí)際工作崗位上的職能作用。

總之，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理具有十分重大的意義，提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性的需求日益迫切，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)對其的研究。

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[2]孫長美.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國市場，2015，04：88-89.

[3]李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013，08：69-70.