淺談檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉兆營(yíng)

山東省鄆城縣司法局

淺談檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉兆營(yíng)

山東省鄆城縣司法局

隨著改革開(kāi)放政策的不斷深入和我國(guó)“科技強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略的不斷落實(shí)，檔案管理的經(jīng)營(yíng)模式也已經(jīng)與時(shí)代接軌，因?yàn)樾畔⒒途W(wǎng)絡(luò)化充斥著每一個(gè)地方，所以面臨著前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也將受到巨大的挑戰(zhàn)。因此的檔案管理必須從自身做起，抓住問(wèn)題的關(guān)鍵，優(yōu)化的檔案管理機(jī)制，使之與時(shí)代接軌，提高自身的適應(yīng)能力，促進(jìn)的快速發(fā)展。下面文章將會(huì)根據(jù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并提出了解決措施，僅供參考。

檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

單位檔案管理是單位項(xiàng)目的重要部分，直接關(guān)系到單位的質(zhì)量好壞。單位檔案管理工作隨著行業(yè)的發(fā)展，在整個(gè)單位中發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前單位檔案管理還存在不足，比如制度的不夠完善、沒(méi)有認(rèn)識(shí)到單位檔案管理的重要性等，這將直接影響單位檔案管理工作的質(zhì)量。因此，探討單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析具有重要意義。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 從思想意識(shí)上沒(méi)有得到重視

它是國(guó)家的一個(gè)特殊的部門，所有的部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員所重視的都是工作的效率及結(jié)果，而對(duì)檔案的管理工作根本就不重視，覺(jué)得檔案管理只是個(gè)簡(jiǎn)單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒(méi)有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現(xiàn)象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因?yàn)槟撤N原因需要某些檔案資料的卷宗時(shí)，工作人員就會(huì)手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機(jī)關(guān)單位也參加過(guò)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作的評(píng)定，那也只是被動(dòng)的，為了應(yīng)付考核而做的，沒(méi)有從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。

1.2 檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作不夠重視，在單位建設(shè)階段沒(méi)有建立相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量受到一定的影響。單位中各項(xiàng)工作較復(fù)雜，因而對(duì)于單位檔案管理工作存在更大的難度。而且單位工作過(guò)程中如果沒(méi)有做好檔案資料的交接，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，最后要依靠相關(guān)記錄進(jìn)行尋找，給檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。因此，完善檔案管理相關(guān)的制度十分有必要。

1.3 硬件設(shè)施跟不上

有很多出現(xiàn)檔案發(fā)霉、損壞等情況，這種情況只能說(shuō)明對(duì)檔案室的管理和投入上沒(méi)有加大力度，而且檔案室里最基本的配件設(shè)施也不完善，或者沒(méi)有電腦，或者檔案柜或檔案盒不夠用，這樣就導(dǎo)致了檔案歸類不明確，擺放不整齊，致使檔案的查找工作困難。另外一些單位的檔案室建設(shè)及擺放不規(guī)范，更甚者是還堆放一些易燃易爆的雜物等，把檔案管理室當(dāng)做庫(kù)房一樣的利用，這樣就很容易出現(xiàn)著火等等事故，致使檔案被嚴(yán)重?fù)p壞。

2 完善檔案管理工作的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，有效防范風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理是最為基礎(chǔ)的管理，只有檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，才能保障的快速發(fā)展。檔案管理作為管理的日常，必須要受到管理部門的高度重視，做到既重視單位自身的發(fā)展又要重視日常的檔案管理，確保檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。檔案管理十分復(fù)雜，與其他的部門的業(yè)務(wù)往來(lái)更是繁多，涉及到單位發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)。例如，北京海淀區(qū)老年服務(wù)中心采取一月一次的檔案檢測(cè)，認(rèn)真核對(duì)單位的檔案信息，才使得單位能夠快速發(fā)展，得到黨組織和人民的認(rèn)可，其他更加應(yīng)該借鑒北京海淀區(qū)老年服務(wù)中心的管理措施，做到每月一次檢查，甚至每周一次。檔案管理部門也要加強(qiáng)對(duì)自身的重視，嚴(yán)格要求每位工作人員，認(rèn)真管理檔案。

2.2 制定有效的監(jiān)督措施

有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這是每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強(qiáng)監(jiān)督的力度，對(duì)一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時(shí)上報(bào)告，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。在這里可以根據(jù)不同的對(duì)象、不同的目的、不同的心理及思想動(dòng)機(jī)，對(duì)檔案工作加強(qiáng)重點(diǎn)保護(hù)，最好在檔案室安裝上攝像監(jiān)視器，這樣就可以憑借監(jiān)視器查看前來(lái)查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭(zhēng)取把檔案工作做到萬(wàn)無(wú)一失。

2.3 檔案管理人員職責(zé)要明確

維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案管理人員的基本職責(zé)，也是檔案保管工作的目的之所在。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是把所有檔案管理的完好無(wú)損，讓它不丟、不亂、不霉、不爛，這是檔案管理人員首先要做到的，不能因?yàn)橐恍┛陀^的因素，比如說(shuō)檔案室因下雨進(jìn)水、老鼠啃咬、失竊等等，而造成檔案管理的不完整、不安全。作為檔案管理人員一定要時(shí)時(shí)提高警惕，防止一切可能發(fā)生的意外，保證檔案的完好度，確保檔案工作的有序進(jìn)行，為其他有關(guān)檔案使用的工作提供便利。

2.4 利用現(xiàn)代化管理方式

為了充分的實(shí)現(xiàn)的檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)的共同發(fā)展，就需要在進(jìn)行的檔案管理工作的過(guò)程之中，充分的利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)之中的網(wǎng)絡(luò)辦公的優(yōu)勢(shì)，充分的合理利用網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的使用，充分的意識(shí)到應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于提升檔案管理技術(shù)的重要作用。在這樣的背景下，就需要采用網(wǎng)絡(luò)化手段和檔案管理的有機(jī)結(jié)合，將檔案管理之中的資源可以得到有效的合理利用，提升的檔案的利用效率。

總而言之，單位檔案與單位質(zhì)量有著密切的聯(lián)系，主要是由于單位檔案能間接反映單位項(xiàng)目的質(zhì)量好壞，兩者之間相互影響。然而當(dāng)前我國(guó)單位檔案管理還存在不足，單位要從這幾個(gè)方面采取措施：首先要完善檔案管理的制度，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督；其次，創(chuàng)造管理氛圍，重視管理工作；另外，還要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。以此改善單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，使檔案管理工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，為推動(dòng)單位的質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

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