基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作初探

劉慧萍

摘要：本文針對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔的特點(diǎn)，就其存在的收集困難、歸檔不完整、整理不規(guī)范等問題，提出建立健全基建檔案管理制度、建立分階段收集歸檔流程、提升基建檔案管理人員整體素養(yǎng)等做好基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作的方法。

關(guān)鍵詞：基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目文件材料不僅記錄了建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展的歷史軌跡，而且為籌劃未來發(fā)展規(guī)劃提供了重要依據(jù)。本文在梳基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔特點(diǎn)的同時(shí)，就其收集歸檔工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔的要求和特點(diǎn)

（一）堅(jiān)持“誰形成誰負(fù)責(zé)”的收集歸檔原則

《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中指出：“建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求。完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。”具體來說，就是在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，建設(shè)單位形成的材料由建設(shè)單位歸檔，設(shè)計(jì)單位形成的材料由設(shè)計(jì)單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監(jiān)理單位形成的資料由監(jiān)理單位歸檔。由于基建檔案是在項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中形成的原始記錄，各承建單位和建設(shè)單位是項(xiàng)目文件的形成者，由形成單位進(jìn)行收集、整理、歸檔，能夠確保建設(shè)項(xiàng)目文件內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的本質(zhì)特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責(zé)任，堅(jiān)持“誰形成誰負(fù)責(zé)”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎(chǔ)。

（二）形成來源具有廣泛性

基建項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書至工程全面竣工驗(yàn)收，需經(jīng)歷項(xiàng)目申請(qǐng)、可行性研究立項(xiàng)、辦理征地手續(xù)、測(cè)量勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)、編制設(shè)計(jì)文件、建設(shè)規(guī)劃申報(bào)、施工圖報(bào)審、監(jiān)理招投標(biāo)、施工招投標(biāo)、辦理開工手續(xù)、施工、工程報(bào)竣、監(jiān)理單位組織竣工預(yù)驗(yàn)、工程檔案預(yù)驗(yàn)收、工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收、工程竣工17個(gè)環(huán)節(jié)，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)文件、合同、證書及照片等；項(xiàng)目工程由審批、城建、勘察、設(shè)計(jì)、消防、施工、監(jiān)理、安裝等部門共同參與完成，整個(gè)建設(shè)過程周期長，參與部門多，專業(yè)性強(qiáng)，材料來源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個(gè)階段，一是前期準(zhǔn)備階段，這個(gè)階段需要收集歸檔的文件主要包括項(xiàng)目建議書、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、選址、投資計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的基建計(jì)劃、追加投資請(qǐng)示、批復(fù)、征地、報(bào)建、工程合同、協(xié)議。二是設(shè)計(jì)階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設(shè)計(jì)的圖樣、說明書、計(jì)算書、工程概算書等。三是施工階段，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等文件的收集歸檔。四是竣工驗(yàn)收階段，收集歸檔的文件有竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等。五是使用維護(hù)階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關(guān)的文件等。建設(shè)項(xiàng)目在各個(gè)階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側(cè)重點(diǎn)也不同，呈現(xiàn)出階段性的特點(diǎn)：前期準(zhǔn)備和設(shè)計(jì)階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時(shí)收集和補(bǔ)充多部門參與的文件和資料；竣工驗(yàn)收階段要注重整改驗(yàn)收資料的收集；使用維護(hù)階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作中存在的問題及原因

（一）參與部門多，導(dǎo)致基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設(shè)項(xiàng)目文件不僅要涵蓋工程項(xiàng)目工作的立項(xiàng)、可行性研究、計(jì)劃、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工及管理、竣工驗(yàn)收等一系列固有的基建程序，而且還應(yīng)詳細(xì)、真實(shí)地反映、記錄工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程。參與歸檔的單位有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位、專業(yè)承包單位。在整個(gè)建設(shè)過程中參與部門多，參與歸檔的部門也多，好多文件需幾個(gè)單位很多部門協(xié)同完成，并且參與施工的單位均為駐場機(jī)構(gòu)，完成自己的工作后就撤離了，人員流動(dòng)性較大，如果在建設(shè)過程中形成的文件收集、補(bǔ)充不及時(shí)，有可能會(huì)給后期的歸檔工作帶來較大困難。在所有參與部門中有任何一個(gè)單位出現(xiàn)項(xiàng)目文件收集的缺失，都會(huì)造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的完整性

基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到施工直至竣工，建設(shè)周期一般是3至5年，項(xiàng)目文件的收集也需要3至5年，與項(xiàng)目建設(shè)同步開展文件收集工作十分重要，但是很多建設(shè)單位的基建檔案管理員并沒有參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程，對(duì)文件形成過程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對(duì)收集不完整、缺失的文件不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行收集補(bǔ)充，等到工程竣工驗(yàn)收審核時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料不全，這個(gè)時(shí)候再去協(xié)調(diào)相關(guān)部門補(bǔ)充，其難度就可想而知了。同時(shí)，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現(xiàn)少歸、漏歸的現(xiàn)象。如建筑圖紙?jiān)趯?shí)際建設(shè)過程中經(jīng)常會(huì)有變化，如檔案管理員不及時(shí)跟進(jìn)，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準(zhǔn)確，影響檔案利用的價(jià)值；在成套的招投標(biāo)文件中，評(píng)標(biāo)報(bào)告與中標(biāo)通知不同時(shí)形成，因時(shí)間間隔較長，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)《中標(biāo)通知書》沒有被裝訂到《評(píng)標(biāo)報(bào)告》中的情況。

（三）基建項(xiàng)目的專業(yè)性較強(qiáng)，收集歸檔工作的規(guī)范性有待提升

基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目運(yùn)作程序，就不知道哪些材料應(yīng)該收集，哪個(gè)階段要收集，進(jìn)而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，大多基建檔案管理人員對(duì)檔案相關(guān)的法律法規(guī)不了解、對(duì)建筑學(xué)專業(yè)知識(shí)缺乏、對(duì)基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導(dǎo)致基建檔案管理人員對(duì)基建檔案的來龍去脈不清楚，只能簡單地按照《建筑工程資料管理規(guī)程》開展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規(guī)程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統(tǒng)，在這種情況下，如果檔案人員對(duì)基建工程專業(yè)知識(shí)掌握得不充分，就極有可能造成項(xiàng)目文件的錯(cuò)歸、漏歸。例如，在上述規(guī)程中列出的《支付款請(qǐng)示件》一般包括建設(shè)單位請(qǐng)示件、施工單位進(jìn)度申請(qǐng)、項(xiàng)目管理單位工程費(fèi)用審批單、監(jiān)理單位工程支付證書，由于沒有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準(zhǔn)確，在文件收集工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)歸、漏歸的現(xiàn)象。

三、完善基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領(lǐng)導(dǎo)基建檔案意識(shí)，建立健全基建檔案管理制度

針對(duì)基建檔案收集參與部門多，文件收集難的問題，一要提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是提高參建全體人員檔案意識(shí)的前提，只有參建單位領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案工作，認(rèn)識(shí)基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項(xiàng)管理工作才能落到實(shí)處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細(xì)化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責(zé)，在制度里明確規(guī)定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項(xiàng)目建設(shè)的全過程，建立建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理單位和施工總承包單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，同時(shí)建立監(jiān)理單位和施工總承包單位對(duì)建設(shè)單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過切實(shí)可行的制度提高全體人員的檔案意識(shí)，緩解參與部門多導(dǎo)致的收集難的問題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

針對(duì)建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的完整性的問題，一是分階段收集歸檔基建項(xiàng)目形成的材料。針對(duì)基建項(xiàng)目建設(shè)周期長的特點(diǎn)，對(duì)在建設(shè)過程中每個(gè)階段形成的材料及時(shí)收集整理歸檔，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的材料立即退回整改、缺失的材料及時(shí)補(bǔ)充，解決幾年后項(xiàng)目竣工時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺失，卻因時(shí)間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補(bǔ)的問題。二是提升檔案管理員的事業(yè)心和責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業(yè)的思想基礎(chǔ)和必備素質(zhì)。只有基建檔案管理員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，遵守各項(xiàng)檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格認(rèn)真地收集每一階段形成的基本建設(shè)項(xiàng)目文件，耐心細(xì)致地審核整理每一份檔案，才能保證《評(píng)標(biāo)報(bào)告》中不缺少《中標(biāo)通知書》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)，加強(qiáng)收集歸檔工作的規(guī)范性

基建檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)、基建檔案專業(yè)知識(shí)、建筑學(xué)專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提升政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，才能滿足基建檔案現(xiàn)代化管理的需求?；n案管理人員必須具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息化技術(shù)，才能提高檔案管理水平?；n案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規(guī)程》《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，熟練操作和應(yīng)用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學(xué)規(guī)范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開發(fā)和利用工作，充分發(fā)揮基建檔案的利用價(jià)值。

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