建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

張美瓊

會(huì)澤縣城市建設(shè)檔案館

建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

張美瓊

會(huì)澤縣城市建設(shè)檔案館

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展使得我國(guó)的建設(shè)工程市場(chǎng)也趨于成熟和完善，各種建設(shè)工程越來(lái)越多。但是，社會(huì)對(duì)于建設(shè)工程的要求也越來(lái)越高，建設(shè)工程本身就是一個(gè)比較龐大的系統(tǒng)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題對(duì)工程的進(jìn)程都會(huì)產(chǎn)生影響。對(duì)建設(shè)工程來(lái)講，其檔案的歸檔管理工作也是必不可少的一部分。

建設(shè)工程；檔案歸檔；管理；創(chuàng)新路徑

1 工程建設(shè)企業(yè)檔案特點(diǎn)

一是成套性。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目其實(shí)就是一個(gè)整體的檔案，由主體項(xiàng)目、配套工程組合而成。從項(xiàng)目的規(guī)劃、申報(bào)與施工一直到最后的竣工，均需要通過(guò)相應(yīng)的程序、手續(xù)，所以就必須具有對(duì)應(yīng)的材料。而這些材料往往都是一環(huán)套一環(huán)，這就構(gòu)造成了整個(gè)工程建設(shè)檔案。

二是專業(yè)性。眾所周知，檔案管理并不僅僅是單純的文檔裝箱過(guò)程，相關(guān)的管理人員必須對(duì)文檔進(jìn)行整理，檢查文檔是否齊全、是否有效并采用分類化的管理方式；同時(shí)，對(duì)于必要數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)電子化記錄也是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，這有利于檔案資料的后期保存與分析。

三是階段性。工程建設(shè)檔案其實(shí)就是由諸多小文檔結(jié)合而成的，在不同的工程階段，其內(nèi)容記錄也是不同的。首先是在項(xiàng)目的籌劃階段，我們需要進(jìn)行地理位置分析、市場(chǎng)調(diào)查等活動(dòng)，這些材料信息必須進(jìn)行歸檔；其次是在項(xiàng)目申報(bào)階段，需要將申報(bào)材料進(jìn)行整理，并準(zhǔn)備相應(yīng)的申報(bào)文檔等；再次是在項(xiàng)目的施工階段，人員分配記錄、材料使用記錄以及管理記錄等文檔資料儼然是必不可少的信息；最后是在工程竣工階段，工程質(zhì)量鑒定等材料是考量工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)。所以，無(wú)論是在工程建設(shè)的任何階段，檔案記錄、歸檔、整理等工作均是重中之重的內(nèi)容，其是保證檔案有效性與真實(shí)性的關(guān)鍵。

四是完善性。在工程建設(shè)的正常開展下，新的檔案信息均需要建立新的文件檔案，其中一些是對(duì)原檔案的修正，另外一些則是對(duì)原檔案的補(bǔ)充，這些都需要合理的歸檔，以此來(lái)保證檔案的一致性與真實(shí)性，從而為之后的審查工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 建設(shè)工程檔案歸檔范圍及要求

2.1 建設(shè)工程文件歸檔范圍

我國(guó)對(duì)建設(shè)工程檔案歸檔有明確的規(guī)定，規(guī)定中指出，需要?dú)w檔的資料指的是在整個(gè)工程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保存的文件，時(shí)間范圍是工程項(xiàng)目的提出到工程完工投產(chǎn)使用的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中主要形成了以文字、圖紙和錄像等資料。這些資料是工程從建設(shè)到交付使用的依據(jù)與憑證。具體歸檔范圍主要有以下兩個(gè)方面：第一，與該建設(shè)工程有關(guān)的建設(shè)活動(dòng)、記錄了建設(shè)過(guò)程的材料，有很大保存價(jià)值的各種形式的文件；第二，按照國(guó)家規(guī)范的檔案歸檔具體管理措施。

2.2 建設(shè)工程文件歸檔的要求

建設(shè)工程文件歸檔的具體要求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)單位中的工程文件的形成進(jìn)行管理和監(jiān)督，對(duì)文件的積累和立卷進(jìn)行責(zé)任管理；在進(jìn)行建設(shè)工程檔案移交時(shí)，雙方交接單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范的交接手續(xù)進(jìn)行，需要編制移交清單，雙方必須要在交接清單上簽字并且蓋章；有關(guān)人員在拿到工程檔案文件以后，必須要由檔案管理機(jī)構(gòu)出具的工程檔案認(rèn)可文件，才能夠進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高溫和耐腐蝕材料，雙方的工程文化檔案一定要為原件；工程文件紙張的使用必須要統(tǒng)一使用A4紙進(jìn)行資料的記錄，不能使用其他規(guī)格的紙張，工程竣工之后竣工圖必須要加蓋圖章；不同工程文件的保存期限有很大差異，一般情況下分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三種形式，根據(jù)不同工程來(lái)選擇不同的檔案保存形式；在建設(shè)工程過(guò)程中，如果出現(xiàn)意外導(dǎo)致工程建設(shè)日期推遲或者停建的，工程檔案需要由建設(shè)單位進(jìn)行保存。

3 建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

3.1 建設(shè)工程完工驗(yàn)收時(shí)加強(qiáng)備案

備案機(jī)關(guān)對(duì)于建設(shè)工程的意見以及城建檔案館對(duì)于建設(shè)工程的意見具有較大的權(quán)威。所以，對(duì)于建設(shè)工程的驗(yàn)收備案就顯得至關(guān)重要。將檔案的驗(yàn)收認(rèn)可意見和備案放在重要位置，也有利于提高建設(shè)工程檔案管理部門的重要性，有利于促進(jìn)檔案管理部門職能的改進(jìn)和提高，從而保證了檔案管理的質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行

我們可以加強(qiáng)執(zhí)法部門對(duì)建設(shè)工程檔案歸檔管理的監(jiān)督以及建立檔案的誠(chéng)信評(píng)價(jià)系統(tǒng)。各地區(qū)的城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門也可以將工程檔案歸檔和管理方面的相關(guān)內(nèi)容一同納入到執(zhí)法的檢查項(xiàng)目之中，并且讓城建檔案部門的相關(guān)人員參與其中，依法對(duì)建設(shè)工程檔案歸檔和管理環(huán)節(jié)所存在的問(wèn)題進(jìn)行檢查和整頓。此外，還可將建設(shè)及施工單位的工程檔案記錄以及管理和移交等工作情況，也一起納入到建設(shè)工程領(lǐng)域的項(xiàng)目公開以及誠(chéng)信體系的建設(shè)之中。對(duì)于那些不按照相關(guān)規(guī)定記錄并移交工程檔案的單位，將其不良行為計(jì)入到誠(chéng)信評(píng)價(jià)系統(tǒng)之中，以起到加強(qiáng)監(jiān)督的作用。

3.3 建設(shè)工程的各種后續(xù)工作要和工程歸檔同步進(jìn)行

以往在進(jìn)行工程檔案的歸檔管理時(shí)，建設(shè)單位往往都是先辦理建設(shè)工程完工的檔案認(rèn)可書，然后到建設(shè)工程的備案機(jī)關(guān)進(jìn)行建設(shè)工程完工的相關(guān)材料的辦理，最后還要將一系列的材料和認(rèn)可書交到建設(shè)工程檔案部門來(lái)進(jìn)行建設(shè)工程檔案的歸檔。但是，這一流程存在著諸多問(wèn)題。比如，有的建設(shè)工程在辦理完完工檔案之后，工程檔案不受相關(guān)部門的監(jiān)管，使得許多建設(shè)工程的檔案長(zhǎng)時(shí)間不歸檔。為了解決這一建設(shè)工程檔案歸檔和管理的難題，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)具體的工作情況以及建設(shè)工程的實(shí)際進(jìn)行改革。比如，相關(guān)部門可以讓建設(shè)工程檔案的辦理人員在進(jìn)行完工檔案的認(rèn)可書辦理時(shí)，也對(duì)檔案的移交、歸檔進(jìn)行辦理，這樣在一定程度上就解決了有些建設(shè)工程檔案長(zhǎng)時(shí)間不歸檔的問(wèn)題。而且，這樣的辦法可以使建設(shè)工程的檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可同建設(shè)工程檔案的歸檔同步進(jìn)行。在這樣的情況下，即使有些單位在進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可時(shí)其檔案不能及時(shí)歸檔，也可以對(duì)負(fù)責(zé)人實(shí)行承諾制度，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人在完工驗(yàn)收的兩個(gè)月內(nèi)進(jìn)行檔案的移交，如果不按照承諾書的承諾執(zhí)行的建設(shè)單位，將對(duì)其下一個(gè)建設(shè)工程的完工檔案不予認(rèn)可，以此來(lái)對(duì)那些不進(jìn)行建設(shè)工程檔案歸檔的單位進(jìn)行警示。

[1]何靜.關(guān)于建設(shè)工程類檔案的管理及歸檔研究[J].城建檔案，2015，07：33-34.

[2]王微.新時(shí)期市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，04：77.