簡析醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密

李 霞

湖南省血吸蟲病防治所

簡析醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密

李 霞

湖南省血吸蟲病防治所

本文旨在研究醫(yī)院人事檔案管理的利用與保密。首先簡述醫(yī)院人事檔案合理利用和保密的重要性，其次分析人事檔案信息系統(tǒng)、檔案內容中存在的問題，最后針對上述問題提出相關的建議。

醫(yī)院人事檔案利用；醫(yī)院人事檔案保密

醫(yī)院人事檔案管理包括對人事相關信息的采集、匯總、保存、管理等內容，檔案的規(guī)范管理可以相對提高醫(yī)院正常運行的效率，而醫(yī)院人事檔案的利用和保密是醫(yī)院人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)對醫(yī)院人事檔案利用和保密的重要性、現(xiàn)存問題和解決措施進行分析和探討。

一、醫(yī)院人事檔案簡述

醫(yī)院人事檔案中的人事信息具有一定的整體性，它不僅僅包括相關工作人員的年齡、性別、職業(yè)經歷等基本信息，而且包含著相關工作人員的專業(yè)能力、業(yè)務水平、職業(yè)道德等更細化的信息。因此做好醫(yī)院人事檔案的利用與保密工作關系著相關工作人員的個人利益、關系著醫(yī)院服務的質量、關系著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案利用和保密的必要性

第一，隨著計算機技術的發(fā)展和醫(yī)療業(yè)務性質的轉變，人事檔案系統(tǒng)中需要采集的相關信息范圍逐漸變大，信息量逐漸增多，這為人事檔案的充分利用增加了新的挑戰(zhàn)。第二，醫(yī)院人事檔案的充分利用可以相對提升醫(yī)院的醫(yī)療服務質量，醫(yī)院人事部門可以對人事檔案系統(tǒng)中信息進行分析，找到人事管理中存在的問題，并采取有效的修正措施，整體上提升醫(yī)院相關工作人員的工作質量。第三，醫(yī)院人事檔案的充分利用可以實現(xiàn)人力資源的有效配置，醫(yī)院的人力資源部門可以根據(jù)工作人員的專業(yè)水平進行任務、職責分配，通過優(yōu)劣互補從整體上實現(xiàn)更好的治療效果[1]。第四，有助于實現(xiàn)資源共享，工作人員之間相互交流，共同促進醫(yī)學研究的進一步發(fā)展。第五，有助于保障醫(yī)院相關工作人員的信息安全，第六，隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，信息的安全性問題也逐漸被重視起來，醫(yī)院人事檔案亦是如此。

三、醫(yī)院人事檔案利用和保密中現(xiàn)存的問題

(一)領導缺乏檔案利用意識

相關人事部門的領導不了解人事檔案管理與利用的重要性，思想上不重視，行為上不作為。僅僅只是做了人事檔案管理的基礎工作，沒有及時更新，沒有將人事檔案的管理工作和醫(yī)院的管理工作緊密結合到一起。因此相關工作人員只是做到了對檔案的初步管理，而沒有真正將人事檔案運用到醫(yī)院的發(fā)展之中。

(二)信息采集環(huán)節(jié)工作不足

由于人事部門領導的不重視，人事檔案部門沒有形成系統(tǒng)的信息采集制度，相關工作人員在工作過程中處于被動的狀態(tài)，只有在上級通知檢查的時候，才會緊急進行信息采集，無法保證臨時采集的信息質量，會出現(xiàn)信息不全面、檔案信息無差異、無特色，不具參考價值等問題，這從源頭上降低了人事檔案的質量和有效利用率。

(三)人事檔案信息管理系統(tǒng)落后

人事檔案信息管理環(huán)節(jié)所使用的系統(tǒng)較落后，這將導致無法析出真正有價值的信息，嚴重影響人事檔案管理的利用。系統(tǒng)的落后也將導致信息無法及時進行共享，影響信息的流通，降低醫(yī)院的運行效率。

(四)缺乏硬件設施

人事檔案管理的硬件設施準備不充分，雖然有獨立的人事檔案房間，但是沒有將檔案庫、借閱庫和人事辦公處三者分開，不便于檔案的整理和歸納，也不便于文檔的借閱，同時也會在一定程度上降低工作人員的辦公效率。以上所述對檔案的充分利用和保密都不具有積極的推動作用。

(五)人事檔案利用不充分

人事檔案利用不充分主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是醫(yī)院的人事信息管理只在相關人事調動時使用，在人力資源充分配置、醫(yī)療研究方面甚少使用。另一方面是管理人員的意識不足，醫(yī)院的人事檔案信息現(xiàn)階段的主要工作只是保存和管理，而不是檔案信息的開發(fā)和利用。

(六)人事檔案利用缺乏制度監(jiān)督

制度監(jiān)督包括人事檔案的調用、閱讀制度等。不同職位的工作人員賦予不同的利用權限，等級相對較低的工作人員，需要填寫申請表，按照要求填寫借閱日期、借閱目的、借閱資料名稱等信息，并找相關領導簽字，領導根據(jù)實際情況判斷是否批準借閱。借閱期間要保證檔案的不涂改、不丟失、不泄露。如有違反者，采取一定的懲罰措施。

(七)人事檔案管理人員素質較低

人事檔案管理人員的素質主要包括兩個方面，其一是專業(yè)素質，管理人員缺乏執(zhí)行力，在進行工作之前沒有開展規(guī)范的專業(yè)培訓，對醫(yī)院檔案信息利用和保密的必要性理解不足，這對醫(yī)院檔案信息的充分利用產生了不利的影響。其二是道德素養(yǎng)，人事檔案管理人員要求具有極高的責任心，而部分管理人員達不到要求。

四、醫(yī)院人事檔案利用和保密的相關建議

(一)開展培訓活動，提高意識

首先開展針對醫(yī)院領導層的相關培訓，讓其充分了解到人事檔案的利用與保密的必要性，提高思想方面的意識，引起對人事檔案利用和保密的重視，轉變思想觀念，協(xié)調好醫(yī)院人事檔案利用與保密的關系[2]，進而為人事檔案的利用與保密制定一個合理的戰(zhàn)略規(guī)劃。其次對檔案管理部門的工作人員進行培訓，不僅包括意識方面、專業(yè)方面的培訓，而且包括道德素養(yǎng)方面的培訓，以保證相關工作人員充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中能夠百密而無一疏。

(二)引進先進的技術，助力管理

了解市場上的人事檔案管理系統(tǒng)的具體操作，根據(jù)人事管理目標選擇合適的人事檔案信息管理系統(tǒng)，按照是否方便、是否便于查閱、是否能夠提高檔案的利用率等標準進行選擇。

(三)建立人事檔案利用與保密制度，做好監(jiān)督

編寫醫(yī)院人事檔案管理條例，建立一定的獎懲制度，嚴格按照檔案管理條例開展工作。監(jiān)督醫(yī)院工作人員在進行使用時確保人事檔案的完整、信息安全。在哪段時間內，哪些人可以利用哪些檔案，在什么樣的情況下不能使用等問題進行清楚的規(guī)定[3]。如果出現(xiàn)檔案損壞或信息泄露等狀況，檔案借閱申請記錄可以幫助追溯到相關責任人。

五、結語

醫(yī)院人事檔案的利用與保密與醫(yī)院發(fā)展緊密相連，相關部門的領導需要充分了解人事檔案進行開發(fā)利用的必要性，引進合適的人事檔案管理系統(tǒng)，建立人事檔案利用與保密制度，做好監(jiān)督工作，加強相關工作人員的專業(yè)培訓，提高工作能力的同時，提高他們的道德素養(yǎng)。

[1]孫書芬.淺析醫(yī)院人事檔案管理的重要性[J].財會學習，2017：196.

[2]張清云.現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化，2017，20(6)：168.

[3]張寧.醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的思路探索[J].辦公室業(yè)務，2017(263)：165.