民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

王奇旭

吉林省公主嶺市社會(huì)救助事業(yè)中心

民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

王奇旭

吉林省公主嶺市社會(huì)救助事業(yè)中心

本文主要針對(duì)民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施與建議，僅供參考與借鑒。

電子檔案管理；民政社會(huì)救助中心；問(wèn)題

1 我救助中心院電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 電子文件的優(yōu)點(diǎn)

電子文件有重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢(xún)者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿(mǎn)足利用者一般需求。

1.2 多種類(lèi)型數(shù)字化信息的檔案化

隨著信息化的發(fā)展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)文件等，在管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面對(duì)紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展要求。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和信息資源的社會(huì)共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提。

1.3 電子文件的收集范圍

凡是在救助工作中形成的、真實(shí)反映本中心各項(xiàng)工作活動(dòng)情況并且有考察與利用價(jià)值的磁盤(pán)或光盤(pán)等化學(xué)磁性材料載體上的文件者是收集對(duì)象。其中包括：一是文體文件：主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點(diǎn)是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會(huì)議或重要活動(dòng)通過(guò)視頻設(shè)備并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)圖像文件；四是多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來(lái)的文件。

1.4 電子文件的開(kāi)發(fā)利用

合理運(yùn)用聲像檔案，讓其服務(wù)于救助中心工作，在我中心建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是檔案管理的最終目的。在本中心100周年的慶典上，利用聲像檔案制作了《百年輝煌》DVD光盤(pán)，為增強(qiáng)民政部門(mén)凝聚力、激發(fā)廣大職工的使命感，起到了很大的作用。另外在梨樹(shù)縣的《梨花報(bào)》報(bào)上、政府的網(wǎng)站上，我們也合理利用了電子文件(聲像資料)，圖文并茂地把信息和網(wǎng)站展示在讀者面前。

2 民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 電子檔案歸檔存在缺失

由于民政社會(huì)救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫(kù)極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心在全面實(shí)施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒(méi)有得到及時(shí)、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因?yàn)殡娮訖n案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對(duì)較為低下。

2.2 電子檔案缺乏資金保障

因?yàn)槊裾鐣?huì)救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國(guó)各個(gè)地區(qū)的民政社會(huì)救助中心檔案管理部門(mén)仍舊采用配置相對(duì)較為過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會(huì)救助中心檔案管理工作如果要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。

2.3 檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)階段，民政社會(huì)救助中心檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對(duì)較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類(lèi)、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。

3 優(yōu)化措施與建議

3.1 完善電子檔案管理體系

一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開(kāi)展的先決條件。這就需要民政社會(huì)救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會(huì)救助中心的實(shí)際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對(duì)審查完成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺(tái)，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

3.2 加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度

民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動(dòng)打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，切實(shí)滿(mǎn)足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會(huì)救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會(huì)救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會(huì)救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會(huì)救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會(huì)救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)民政社會(huì)救助中心電子檔案的價(jià)值。

3.3 提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力

隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)。所以，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)保障檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過(guò)開(kāi)展多門(mén)類(lèi)、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的電子信息知識(shí)，力爭(zhēng)打造一支綜合素質(zhì)過(guò)硬、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的建設(shè)，各事業(yè)單位計(jì)算機(jī)使用的遍及，電子文件的管理成了檔案室的研究對(duì)象，本文通過(guò)對(duì)電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

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