企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

韓 瀅

遼河油田信息工程公司

1、檔案管理信息化創(chuàng)新的背景

檔案信息化是一種全新的檔案管理模式，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式，以向社會(huì)提供服務(wù)為重心，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的新時(shí)代，檔案信息化是信息化建設(shè)的一部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。檔案資源只有通過(guò)信息化提升檔案工作的公共服務(wù)能力，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的使用價(jià)值。服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和根本目標(biāo)，新時(shí)期，只有創(chuàng)新服務(wù)，以服務(wù)謀發(fā)展，將檔案工作廣泛地融入企業(yè)，才能實(shí)現(xiàn)較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2、企業(yè)檔案管理信息化目前面臨的主要問題

2.1 檔案管理信息化在思想認(rèn)識(shí)上相對(duì)匱乏

當(dāng)提到檔案管理信息化時(shí)，不少企業(yè)認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著企業(yè)進(jìn)入信息化管理了，其實(shí)不然。企業(yè)每件事情要大力推廣，與領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是分不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費(fèi)上不予支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

2.2 資金缺乏，設(shè)備設(shè)施落后

軟件與硬件建設(shè)將是企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，他們?yōu)闄n案進(jìn)行信息化建設(shè)提供重要的前提條件，但同時(shí)，企業(yè)在建設(shè)軟件與硬件時(shí)需要大量的資金消耗，而在實(shí)際的生活中，我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)仍處于初級(jí)的發(fā)展階段，需要將大量的資金投入到市場(chǎng)的開發(fā)以及產(chǎn)品研發(fā)工作之中，加之企業(yè)資金有限，對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不足，我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作很難得到順利地開展。

2.3 檔案管理難度有所增加

檔案在信息化的管理系統(tǒng)中是作為一種信息來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)的，和傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)不同的是，信息化的檔案存儲(chǔ)是存儲(chǔ)在物理介質(zhì)上的，而不同存儲(chǔ)在庫(kù)房中的。而信息的存儲(chǔ)和日后的保存需要對(duì)其安全性進(jìn)行保障，由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息容易被竊取和篡改，需要對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)部署一定的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，并對(duì)需要訪問檔案信息管理系統(tǒng)的用戶身份和權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限制。并對(duì)檔案的所有信息進(jìn)行及時(shí)有效的備份，防止檔案的遺失。

3、檔案管理信息化建設(shè)的主要途徑

企業(yè)檔案信息化管理是為企業(yè)和社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率檔案信息的一個(gè)綜合型系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)同步建設(shè)相關(guān)配套實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化工程。

3.1 配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)

在檔案部門的全覆蓋。要為企業(yè)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，目前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體，利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

3.2 創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)

構(gòu)建交互性、開放式的檔案服務(wù)平臺(tái)，做到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)切實(shí)為檔案管理服務(wù)，推動(dòng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)發(fā)展，并以此為基礎(chǔ)來(lái)促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提高相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的信息輸出量與使用效率，讓檔案管理可以真正為企業(yè)與社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。促進(jìn)電子檔案管理制度的科學(xué)與完善，技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的重要驅(qū)動(dòng)力，因此，企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該充分以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，以紙質(zhì)檔案為根本，構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案信息管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息技術(shù)的高效利用，規(guī)范管理行為，從而促進(jìn)信息資源的有效開發(fā)及利用。

3.3 構(gòu)建檔案管理制度

信息環(huán)境下檔案的管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，并為檔案管理構(gòu)建了新的管理框架。新形式下的檔案管理不僅構(gòu)建了適合本單位的檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)也需要建設(shè)相應(yīng)的管理體系和管理制度，并根據(jù)檔案行業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)及時(shí)的更新相應(yīng)的管理制度，最大限度的保障檔案信息的安全性和工作人員操作的規(guī)范性，提高檔案管理的效率。

3.4 創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)內(nèi)容

創(chuàng)新檔案信息化的服務(wù)內(nèi)容可從以下4方面入手：①服務(wù)職能的創(chuàng)新由單純的保管型轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯?。信息系統(tǒng)用戶越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，檔案工作人員必需樹立信息服務(wù)理念，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，變封閉式服務(wù)為開放式服務(wù)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。②服務(wù)主體的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。服務(wù)主體的變化要求加強(qiáng)服務(wù)合作創(chuàng)新，通過(guò)協(xié)作和交流，實(shí)現(xiàn)館際互補(bǔ)和聯(lián)機(jī)檢索，達(dá)到服務(wù)主體多元化。同時(shí)，也可為有遠(yuǎn)程信息需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。③服務(wù)方式的創(chuàng)新，由實(shí)體型轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿?，?shí)現(xiàn)深層次開發(fā)，高層次利用。一方面，要充分考慮用戶利用信息的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)，確保用戶信息利用的效果；另一方面，服務(wù)要做到主動(dòng)、熱情、準(zhǔn)確、快速，以提高服務(wù)質(zhì)量，縮短用戶與檔案工作的距離，體現(xiàn)檔案服務(wù)工作人性化的特點(diǎn)。④服務(wù)手段的創(chuàng)新，信息系統(tǒng)的深入、廣泛應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。因此，檔案服務(wù)手段由手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)型，信息技術(shù)的廣泛利用已將人工收集、整理、檢索和保存等工作用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)了一條龍服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，它并不是在短時(shí)間內(nèi)就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實(shí)踐中更新自身的服務(wù)理念與創(chuàng)新意識(shí)。

[1]王玉東.企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，(20)：88.

[2]信玉潔.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017，(30)：329.