提升辦公室檔案管理效率的探討

尚朝暉

國(guó)家電投集團(tuán)江西電力有限公司

提升辦公室檔案管理效率的探討

尚朝暉

國(guó)家電投集團(tuán)江西電力有限公司

檔案的收集管理和歸檔時(shí)辦公室的一項(xiàng)基本工作，也是一項(xiàng)重要工作，可以為其他辦公室開展工作奠定基礎(chǔ)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，辦公室的檔案管理工作也逐漸趨向復(fù)雜化，起到的作用也越來越大，如何提升辦公室檔案的管理效率成為辦公室檔案管理人員重點(diǎn)思考的問題。文章主要分析了當(dāng)前辦公室文檔管理中存在的問題，并提出提升辦公室檔案管理效率的措施，以期辦公室檔案得以有效管理。

檔案管理；效率；問題；措施

隨著我國(guó)企業(yè)單位的迅速發(fā)展，對(duì)辦公室的檔案管理工作也提高了管理要求。檔案的管理情況對(duì)企業(yè)內(nèi)部的工作質(zhì)量有著重要影響，所以，企業(yè)應(yīng)該重視辦公室檔案管理工作，采取相關(guān)措施提高檔案管理效率。

一、影響辦公室檔案管理效率的問題

(一)缺乏健全的工作制度

很多辦公室的檔案管理缺乏健全的規(guī)章制度，比如規(guī)章制度中沒有明確管理人員的職責(zé)，對(duì)管理人員無法實(shí)施有效的約束，檔案管理工作也無法落到實(shí)處；其次，對(duì)檔案管理缺乏明確的管理規(guī)范，使管理人員意識(shí)不到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理漏洞從出，降低檔案管理質(zhì)量。

(二)管理方式落后

一些辦公室檔案管理沒有跟上時(shí)代的步伐，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種方式過于落后，造成管理效率低下[1]。比如，沒有采用先進(jìn)的信息技術(shù)，使檔案管理人員在管理時(shí)浪費(fèi)了大量時(shí)間和精力，但是工作效率仍然不高；其次，各種外在因素還會(huì)導(dǎo)致檔案資料不完善，信息失誤等，此外，資料的備份和恢復(fù)也會(huì)受到影響，進(jìn)而阻礙了辦公室的正常運(yùn)行。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高

辦公室檔案管理人員素質(zhì)也是影響檔案管理的一項(xiàng)重要因素。比如，部分辦公室檔案管理人員不能熟練掌握計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作無法有效開展；其次，辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，忽視了檔案管理的重要性，在工作中缺乏責(zé)任感，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率不高。

二、提高辦公室檔案管理效率的措施

(一)創(chuàng)新管理觀念，改善傳統(tǒng)的管理方式

辦公室的檔案管理工作如果依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，將會(huì)直接影響到企業(yè)的正常發(fā)展，使企業(yè)失去生命力[2]。因此，企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況，創(chuàng)新適合企業(yè)發(fā)展的管理觀念，并將這種觀念灌輸給檔案管理人員，促使他們提高管理質(zhì)量和效率。此外，還應(yīng)建立與管理觀念相適應(yīng)的管理制度，促使辦公室檔案管理得以有效開展。

(二)創(chuàng)新管理手段，提高管理效果

企業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力，定期組織現(xiàn)代化管理交流會(huì)議。將技術(shù)作為工作的核心，推進(jìn)現(xiàn)代化改革進(jìn)程。對(duì)于企業(yè)檔案管理來說，應(yīng)該建立檔案管理中心，并利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，提高檔案整合的效果，保障數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。此外，還可以將企業(yè)為單位擴(kuò)大到以社會(huì)為單位，通過檔案資源管理為相關(guān)部門或個(gè)人提供數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案充分發(fā)揮其作用，提高利用價(jià)值[3]。

(三)創(chuàng)新管理機(jī)制，使檔案規(guī)范管理

要想提高辦公室檔案的管理效率，就應(yīng)制定相應(yīng)的管理機(jī)制，企業(yè)只有健全的管理機(jī)制，才能促使各方面工作得以有效開展。所以，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新、完善管理機(jī)制，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供保障。比如，建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)罰制度，對(duì)員工既是一種約束又能調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。一個(gè)健全的管理機(jī)制可以有效提高檔案的利用率，企業(yè)可以在網(wǎng)上建立相關(guān)檔案目錄、檔案反饋機(jī)制，同時(shí)開發(fā)出適合企業(yè)檔案管理的軟件，提高辦公室檔案管理效率，進(jìn)而提升其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，使檔案管理更加規(guī)范。

(四)引進(jìn)高素質(zhì)人才，提高員工工作能力

企業(yè)單位應(yīng)該重視高素質(zhì)人才的引用，提高檔案管理人員的管理水平，同時(shí)還應(yīng)建立完善的信息系統(tǒng)，這樣才能保障工作人員的工作效率。此外，還應(yīng)注意培養(yǎng)檔案管理人員相關(guān)法律知識(shí)，明確他們的職責(zé)和義務(wù)，提高工作質(zhì)量。對(duì)于檔案管理人員而言，自身也應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，積極進(jìn)行檔案管理，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，結(jié)合企業(yè)自身情況使檔案管理適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。如果企業(yè)能夠培養(yǎng)出一支綜合能力較強(qiáng)的隊(duì)伍，充分挖掘工作人員的各方面工作潛能和工作精神，合理配置資源，可以進(jìn)一步提升檔案管理效率，同時(shí)提高檔案利用率。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，辦公室檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，在企業(yè)管理中也占據(jù)了重要地位。因此，企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)辦公室文檔的管理，提高管理效率，做好歸檔工作。此外，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷改進(jìn)檔案管理方法，保障檔案的真實(shí)度和完整度，進(jìn)而促使檔案充分發(fā)揮其利用價(jià)值。

[1]陳容韶.提高辦公室檔案管理效率的方法分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(10)：76-77.

[2]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(9)：100-100.

[3]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發(fā)，2015(24)：158-158.