做好檔案超前控制保證重大建設項目檔案達國家標準

董 瑤

陜西寶雞第二發(fā)電有限責任公司

做好檔案超前控制保證重大建設項目檔案達國家標準

董 瑤

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國家重大建設項目的新建、擴建、改建等項目，是一項龐大的系統(tǒng)工程，具有投資金額大，資金來源渠道多;建設工期長;施工、設計、科研單位多，并且資質(zhì)參差不齊;國內(nèi)外新技術、新材料、新設備大量引進和采用等特點，國家重大建設項目的檔案工作也就因此具有了廣泛性、復雜性、階段性和多樣性的特點。為保證國家重大建設項目竣工檔案的完整率、準確率、歸檔率和案卷合格率達到國家檔案管理標準，就必須轉變檔案工作的思路和方法，堅持“誰形成的項目文件，誰負責立卷歸檔”的原則，采取嚴格把關的有力措施，加大項目文件搜集、整理、歸檔超前控制的力度。

檔案控制;經(jīng)濟控制

1 嚴把合同簽訂關，運用法律手段超前控制

國家基本建設改革的進一步深化，給重大建設項目檔案管理工作帶來了生機和活力。全面推行項目法人制、招投標制、合同制、建設監(jiān)理制和質(zhì)量監(jiān)督制，為工程文件搜集、整理、歸檔的超前控制提供了契機。實踐證明，嚴把合同的簽訂關，運用法律手段超前控制檔案工作是行之有效方法。

重大建設項目的工程涉及施工、設計、設備采購、建設監(jiān)理等，建設項目大小參建單位多達二十多家。合同一經(jīng)簽訂，就明確提交竣工檔案內(nèi)容、套數(shù)、移交時間、質(zhì)量要求、施工單位的審核責任和違約的責任等，充分發(fā)揮合同的法律作用，保證項目檔案的齊全、完整、準確。因此，建設項目檔案部門要抓住超前控制的關鍵點，積極參與合同或協(xié)議簽訂工作，并把項目文件的收集、整理、歸檔工作，作為合同或協(xié)議的一項重要內(nèi)容。對竣工檔案的歸檔份數(shù)、質(zhì)量、違約等提出具體要求，按照“誰形成的項目文件，誰負責立卷歸檔”的原則，利用合同的法律效應，明確合同乙方是項目竣工檔案的第一責任者。

2 嚴把檔案保證金結算關，運用經(jīng)濟手段超前控制

建設項目檔案是工程建設的重要內(nèi)容和組成部分，資金的能動作用和杠桿作用也必然會在項目檔案工作中有所體現(xiàn)。采取檔案保證金制的經(jīng)濟手段，制約項目檔案是十分必要的。在簽訂合同時必須明確，把工程檔案的質(zhì)量要求作為合同付款條件之一，合同價款10%的用于項目檔案的移交，其數(shù)額很可觀，這樣從工程開工承包商對檔案工作就有了壓力和動力，必然會引起承包商對工程文件的高度重視。檔案保證金的扣留比例，應視工程量的大小、形成工程文件多少和重要程度以及施工隊伍素質(zhì)的高低等區(qū)別對待，決不能一刀切、一概而論。待工程竣工，承包商能夠按期、按質(zhì)移交合格的竣工檔案，建設項目檔案部門簽署結論性意見，財務部門方可進行付款工作。否則，由建設項目檔案部門進行指導重新整理，經(jīng)多次重整，仍達不到標準要求，施工單位不予配合照成工程檔案的依據(jù)性、結論性文件缺失，對日后工程項目驗收照成不必要的損失。

3 嚴把平時督導關，運用職能手段超前控制

國家重大建設項目的竣工檔案要達到完整，齊全，準確，實現(xiàn)檔案的有效利用，發(fā)揮投資效益，檔案人員必須從項目一開始就要充分發(fā)揮職能作用，超前控制，嚴把平時的督查、指導關，這也是檔案人員工作的重點和難點。

3.1 抓好檔案工作技術交底。標準是衡量事物的準則，是以特定形式發(fā)布，共同遵守。從項目一開始，建設單位就應以國家、省、市檔案部門的有關法律、法規(guī)、標準為依據(jù)，制定《建設項目文件立卷歸檔細則》，以正式文件印發(fā)給各參建單位。由項目檔案部門與承建單位進行檔案工作技術交底，明確工程文件積累的順序和范圍。這樣就為項目檔案的平時收集和檔案人員的督導工作提供了統(tǒng)一的標準，竣工檔案的規(guī)范性、完整性就有了保證。

3.2 抓住重點和關鍵環(huán)節(jié)，超前督查指導。雖然合同或協(xié)議對承包商在工程文件搜集積累上起到了法律和經(jīng)濟制約的作用，但由于承包商的資質(zhì)和技術人員素質(zhì)參差不齊，在理解執(zhí)行《建設項目文件立卷歸檔細則》上以及檔案意識上也相差甚遠。為此，建設項目檔案人員要積極主動了解工程進度，要會同甲方工程管理人員和監(jiān)理工程師一起，實地進行督查指導。這樣就為竣工檔案的齊全、準確打下了基礎。

3.3 抓住薄弱環(huán)節(jié)進行跟蹤控制。建設項目文件收集的薄弱環(huán)節(jié)，往往沒有引起重視;或因工作的中間環(huán)節(jié)多，銜接不及時沒有采取相應的措施而出現(xiàn)“斷檔”或“空檔”。一是建設項目前期階段和初開工階段。因這一階段機構不健全、人員不到位，工作忙亂、生疏、無暇顧及項目文件的收集，甚至出現(xiàn)前期臨時機構的撤離、合并、人員調(diào)動、相互交接不及時。因此，檔案人員要把此階段作為項目文件收集的重點加以控制。二是隨著科技的飛速發(fā)展，開放的不斷深入，建設項目配套的國內(nèi)外設備數(shù)量大、種類多，到貨驗貨時間分散等情況，所形成的大量中外文文件容易被忽視。

因此，項目檔案人員要參與設備的開箱驗收，及時收集全部技術文件。借用復制件安裝調(diào)試，保存原件避免損壞丟失。三是現(xiàn)代科技迅速發(fā)展， 電子檔案日益增多，特別是形成電子檔案的人員和渠道較多，這不僅給電子檔案的收集帶來一定的難度，也給保管、復制、利用帶來一系列的新問題。因此，建設項目檔案部門必須把電子檔案的收集、整理提到議事日程上來，超前控制，抓緊抓好，加大收集的力度，及時催收，妥善保管。

4 嚴把竣工驗收關，運用行政手段超前控制

國家重大建設項目的竣工驗收是國家行政主管部門對投資效果的全面檢驗，不僅是對建設項目實體的驗收，同時也是對過程檔案的驗收。但是由于重大建設項目規(guī)模大，施工周期長，單項或單位工程多，往往是首批單位工程為后來的單位工程做準備。這樣就形成了有的單位工程已經(jīng)驗收投產(chǎn)使用，有的還在施工圖設計階段。因此，整體項目竣工驗收和單位工程竣工驗收只能分別進行。只有嚴把單位工程檔案的驗收關，才能確保整個項目檔案驗收的順利進行。其次是設計變更是否齊全，是否在施工的過程中就在施工圖上修改到位。特別應該注意的是，一個單項或單位工程有總承包和分包單位的，要嚴格審查各分包單位的竣工圖是否與總圖一致，是否標識統(tǒng)一，是否相互銜接。只要分包單位的工程文件達不到要求，檔案部門就有權否決單項或單位工程竣工驗收，單位工程文件的立卷、歸檔，由總承包單位負責檢查匯總。

[1]王黎平《建設項目檔案工作實務》