醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)探索

王 玨

溫州市中心醫(yī)院

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)探索

王 玨

溫州市中心醫(yī)院

信息時(shí)代，科技發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)成了各行各業(yè)現(xiàn)代化管理必不可少的肱股之臣，醫(yī)院檔案工作也不例外。隨著信息時(shí)代的到來，電子信息呈現(xiàn)井噴式發(fā)展，電子文檔也成了醫(yī)院檔案不可或缺的部分，其便捷、直觀又生動(dòng)的特點(diǎn)頗受使用者的歡迎。于是醫(yī)院檔案出現(xiàn)了新式電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)類檔案“齊頭并進(jìn)”的局面，既保留著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案又要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展整合電子檔案，這無疑為醫(yī)院檔案管理增加了工作量和難度。

醫(yī)院檔案；管理；現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案管理工作，不僅能夠?yàn)獒t(yī)院在醫(yī)療、科研等方面的工作提供重要的支持，同時(shí)醫(yī)院檔案管理水平也是衡量一所醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要依據(jù)。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及無法滿足當(dāng)前醫(yī)院的生存及發(fā)展需要。因而，醫(yī)院的檔案管理在探索現(xiàn)代化發(fā)展路徑中必須堅(jiān)定目標(biāo)及信念。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案流通困難

許多醫(yī)院所采取的檔案管理方式先是以科室為單位進(jìn)行檔案的管理與歸類，最后集中匯總到檔案管理部門。由于醫(yī)院人員構(gòu)成復(fù)雜、部門眾多，在檔案最終匯總方面存在著部門歸檔效率差、部門與部門之間檔案流通困難等問題，對(duì)檔案管理部門的工作造成了一定影響。

1.2 管理制度不健全

醫(yī)院檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其具有一定的專業(yè)性，而且還需要醫(yī)院的各項(xiàng)管理制度的緊密配合。然而，目前我國(guó)的很多醫(yī)院并未建立健全的醫(yī)院檔案管理制度，使得醫(yī)院檔案管理工作缺乏制度支持，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案無法得到充分開發(fā)與利用，嚴(yán)重限制了檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

1.3 檔案管理人員專業(yè)性不高

在醫(yī)院的管理系統(tǒng)中，最重視的是醫(yī)療人員的水平，在醫(yī)院開展的各項(xiàng)活動(dòng)中也是以提高醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平居多，對(duì)檔案管理人員卻沒有任何培訓(xùn)以及技能的講解?，F(xiàn)有的檔案管理員，專業(yè)性的人員少之又少，大部分醫(yī)院對(duì)崗位的安排都是從其他科室調(diào)劑過來，從而導(dǎo)致管理人員專業(yè)性大大降低，人員素質(zhì)也是良莠不齊，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及其他工具方面也是水平有限，所以導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的發(fā)展異常緩慢。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)

2.1 檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作必須建立起信息化的管理體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，從根本上改變以往分散化、簡(jiǎn)單化的檔案管理模式。在醫(yī)院信息化檔案管理體系的建立過程中，需要管理人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)工程理論、信息管理技術(shù)構(gòu)建檔案管理體系框架。在信息化檔案管理體系中，計(jì)算機(jī)技術(shù)及設(shè)備的運(yùn)用，是建立信息化檔案管理體系的基礎(chǔ)和前提。在檔案資料的管理過程中，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理功能，不僅能夠降低管理成本，同時(shí)極大節(jié)省了檔案查閱、檢索、分類的時(shí)間，使得管理效率得到有效的提升。此外，信息化檔案管理體系的建立，有效解決了紙質(zhì)檔案占用空間大、不易保存、安全性低等問題。醫(yī)院應(yīng)盡快完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備，為檔案管理的信息化提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和有力條件。

2.2 改變管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

合理的檔案管理中可以將收集的資料進(jìn)行開發(fā)和利用，采用多種形式對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘，使其在科研以及宣傳活動(dòng)中發(fā)揮很大的作用，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值?，F(xiàn)在很多醫(yī)院通過對(duì)檔案信息的挖掘，為醫(yī)院宣傳以及學(xué)習(xí)所用，使醫(yī)院在社會(huì)中樹立了良好的形象，并產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟(jì)效益。在醫(yī)院檔案管理改革中，改變檔案保存的工具是非常重要的，以往的資料多數(shù)以紙質(zhì)文字類居多，現(xiàn)階段更多的是以電子形式存在，所以要增加應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行保存，這樣更方便檔案的保存，查找以及傳遞，提高檔案在應(yīng)用中的效率。對(duì)于醫(yī)院管理檔案，還應(yīng)多借鑒做的較好的機(jī)構(gòu)，多學(xué)習(xí)，豐富管理經(jīng)驗(yàn)，使之更加的規(guī)范化，現(xiàn)代化。

2.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理隊(duì)伍的建設(shè)

在新的形勢(shì)下，檔案管理人員無疑面臨著新的挑戰(zhàn)。管理人員的意識(shí)、素質(zhì)、對(duì)新技術(shù)的運(yùn)用和理解能力等，是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。針對(duì)人員問題，主要建議三點(diǎn)：一是引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。時(shí)代發(fā)展需要更專業(yè)的人才，不可否認(rèn)，在各種需要電子軟件、硬件設(shè)備支持下完成的電子檔案，有專業(yè)的電子管理人才處理起來更得心應(yīng)手，也更事半功倍。二是加強(qiáng)老員工新技術(shù)的培訓(xùn)。與時(shí)俱進(jìn)才能符合社會(huì)發(fā)展的需求，因此加強(qiáng)老員工電子信息技術(shù)、外語(yǔ)等方面的培訓(xùn)是必需的，這樣才能使整體檔案人員的管理水平得到提升，更好地與現(xiàn)代化管理接軌。三是檔案管理意識(shí)的教育和提高。紙質(zhì)類檔案在新形式電子檔案沖擊下，雖不再獨(dú)占鰲頭，但也不會(huì)就此退出歷史舞臺(tái)。而老員工在檔案管理方面有著幾年，十幾年的經(jīng)驗(yàn)，這是一筆寶貴的財(cái)富，建議讓老員工定期傳授醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)，既加強(qiáng)對(duì)新人檔案管理意識(shí)培養(yǎng)，也讓老員工時(shí)刻以身作則。同時(shí)也需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，共同建立起一支高水平、高意識(shí)、高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍。

2.4 更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化

現(xiàn)代化檔案管理理念對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化檔案管理具有重要的指導(dǎo)意義，然而目前醫(yī)院的廣大干部職工普遍對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，這將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理模式的建立。因此，必須通過培訓(xùn)和講座等形式來加大宣傳力度，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和普通職工都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而摒棄傳統(tǒng)的封閉或半封閉式的管理思想，向更加開放的現(xiàn)代化管理理念轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院的檔案管理模式逐漸向現(xiàn)代化邁進(jìn)。

總而言之，實(shí)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，要樹立現(xiàn)代化的管理理念、建立信息化管理模式、大力培養(yǎng)人才、實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)新管理機(jī)制。同時(shí)，醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理還需要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，不斷探索創(chuàng)新，這樣才能夠真正在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供保障。

[1]楊慧莉.醫(yī)院管理現(xiàn)代化和建立現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理新模式[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015(11)：1665～1666.

[2]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)師，2015，29：168-169.