淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)，全面促進檔案管理信息化建設(shè)的有序進行。鑒于此，本文主要分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

1、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位是地區(qū)發(fā)展的關(guān)鍵，是構(gòu)建和諧社會、實現(xiàn)中國夢的有力支撐，做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對社會主義事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理不僅記錄著本單位日常工作內(nèi)容，而且是社會進步的記錄者，承載著很多的工作任務，做好新時期檔案管理工作，對于社會大繁榮、大發(fā)展、共同進步具有深遠意義。因此，在當前和今后一個時期，加強事業(yè)單位檔案管理建設(shè)水平，提高信息化建設(shè)能力，是一項長期復雜的工作，必須要牢牢抓好、抓實、抓出成效。

2、事業(yè)單位檔案管理存在的明顯的問題

在事業(yè)單位的管理中，大多數(shù)都在實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的體制，這種“雙重管理”的模式，可以讓檔案的保管更加完整、統(tǒng)一、安全，實現(xiàn)黨、政檔案服從黨的領(lǐng)導。這種符合我國自身國情的事業(yè)單位管理制度，在黨的領(lǐng)導與監(jiān)督下實現(xiàn)了檔案管理的平穩(wěn)發(fā)展。但是隨著制度的實施，一些傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理存在著許多待解決的問題，主要體現(xiàn)如下：(1)舊的檔案管理制度在實施的時候出現(xiàn)了權(quán)利與信息的不同傳遞，關(guān)于管理空間條塊的重疊呈現(xiàn)交錯的狀況，嚴重破壞了上、下級之間部門的穩(wěn)定性，出現(xiàn)了條塊分割的問題；(2)在一些事業(yè)單位里未經(jīng)行政管理部門允許，私自定制單位的檔案管理制度，導致這些制度與自身的實際不符合等想象出現(xiàn)。在事業(yè)單位員工調(diào)動原檔案的時候，費時間、費精力，并且事業(yè)單位檔案的管理由多個部門管轄，一些事業(yè)單位如某事業(yè)單位要求某人限時從原單位調(diào)動檔案，但實際情況是原單位檔案調(diào)動費時、費力，許多事業(yè)單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業(yè)單位拒絕接受當?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導；(3)在一些事業(yè)單位的檔案室中，其自身的行政化越來越顯著。不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，相關(guān)部門沒有好的人員配置，在檔案出現(xiàn)問題的時候沒有及時解決，推卸責任的大有人在。

3、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

(1)檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)。各個事業(yè)單位應當高度重視檔案信息化建設(shè)的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設(shè)施，針對一些關(guān)系到國計民生的機構(gòu)，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發(fā)揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優(yōu)勢。(2)檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)。針對之前保留的傳統(tǒng)檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，主動針對各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。

3.2 統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準

標準規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標準與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術(shù)標準、技術(shù)參數(shù)等實施標準化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標準化建設(shè)，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

3.3 效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)

檔案信息資源作為電子政務建設(shè)當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應當有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務建設(shè)的層面去進行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設(shè)機構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設(shè)當中，依托我國電子政務內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極發(fā)布檔案政務相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機構(gòu)應當加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實施現(xiàn)行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關(guān)資料的共建共享。

總之，檔案管理中存儲著許多重要的信息，所以各機構(gòu)對其管理非常重視。信息時代的到來，讓事業(yè)單位檔案的管理更改傳統(tǒng)的管理模式，逐漸走向信息化管理，給事業(yè)單位檔案信息管理帶來了更大的挑戰(zhàn)，因此必須要以積極的心態(tài)迎接挑戰(zhàn)，努力完善檔案管理工作。

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