北方魏家峁煤電公司一期工程檔案管理

楊 靖，劉宏宇，張建民

（北方魏家峁煤電有限責任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

北方魏家峁煤電公司一期工程檔案管理

楊 靖，劉宏宇，張建民

（北方魏家峁煤電有限責任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

北方魏家峁煤電公司為加強公司檔案管理，通過深化檔案工作重要性的認識、制度的建設與執(zhí)行、開展檔案工作評價和檔案開發(fā)利用等工作，使得檔案管理工作取得顯著成效。

檔案管理；制度的建設與執(zhí)行；檔案工作評價和檔案開發(fā)利用；顯著成效

0 引 言

北方魏家峁煤電有限責任公司坐落于內(nèi)蒙古準格爾旗龍口鎮(zhèn)，距離首府呼和浩特市170 km，2009年7月注冊成立。魏家峁煤電一體化項目是響應國家“上大壓小”節(jié)能政策的置換項目，是中國華能集團北方公司首個煤電一體化項目，一期建設規(guī)模2× 660 MW超臨界空冷機組和年產(chǎn)600萬t煤炭的露天煤礦。規(guī)劃容量三期超臨界660 MW空冷機組和年產(chǎn)1 200萬t的露天煤礦。露天煤礦于2009年9月正式開工建設，2014年8月完成綜合驗收。2013年10月10日國家發(fā)改委正式核準魏家峁電廠項目，并成為蒙西至天津南特高壓輸電工程起始電源點，從此加速推進電廠建設步伐，計劃2016年10月完成電廠雙投。屆時將真正實現(xiàn)煤電聯(lián)營，具有良好的經(jīng)濟效益和市場競爭優(yōu)勢。公司始終堅持煤電一體統(tǒng)一規(guī)劃管理，在一期工程檔案管理方面，配有建筑面積150 m2檔案室，除必要的硬件設施外，還運用了檔案管理信息系統(tǒng)。在一期工程檔案管理工作中，公司實施了嚴謹、細致的管控措施，積極開展檔案的收集、整理和歸檔工作，檔案管理標準化工作富有成效，積累了一定的成功經(jīng)驗。

1 檔案管理的重要性

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)管理行為的主要痕跡和歷史依據(jù)，同時企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程控制以及生產(chǎn)、經(jīng)營、技術、管理等各方面信息都在檔案中反映，并為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供基礎資料支撐。此外，企業(yè)檔案還在項目核準與驗收、合同談判、設備維修、質(zhì)量認證、財務審計等工作中發(fā)揮重大作用，為企業(yè)創(chuàng)造著明顯的社會效益和經(jīng)濟效益。魏家峁煤電公司在檔案管理過程中，從領導帶頭落實檔案管理責任和抓實檔案工作宣傳兩個方面強化檔案管理的重要性，并推動了檔案管理工作高質(zhì)量迅速開展[1-2]。

1.1 檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

1）公司領導將檔案工作納入到單位工作計劃，做到檔案管理工作與工程建設同步進行，確保了檔案收集與整理工作的準確和完整性，及時完成檔案基礎設施建設、人員配備以及相應的管理標準建設，確保檔案工作高質(zhì)量快速發(fā)展。

2）公司將文件材料的歸檔及日常檔案管理工作納入績效考核范疇，對不按要求歸檔的部門、參建單位和個人追究其相應責任。

3）領導帶頭落實檔案管理工作職責，依據(jù)歸檔資料的要求，在審批合同、招投標、設備驗收、工程開竣工報告等紙質(zhì)材料時，對資料部分不完善或者不準確的不予簽字。認真做好檔案工作的監(jiān)督和檢查，及時幫助解決檔案管理中遇到的問題。

1.2 深化宣傳

公司在檔案管理工作方面不斷深化宣傳工作，特別注重開展每年一度的“國際檔案日”活動，深入《中華人民共和國檔案法》和公司檔案管理制度的宣傳，強化員工思想認識，提高參與檔案管理工作的自覺性和熱情。將企業(yè)每名員工都是檔案工作的參與者，企業(yè)檔案是一部企業(yè)活生生的發(fā)展史的觀念深入人心，從另一層面強化了職工在企業(yè)改革發(fā)展中的主人公意識。

2 完善檔案管理工作體制

2.1 建立公司檔案管理體系

按照檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化的要求，公司檔案管理實行“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則?？偨?jīng)理是檔案管理的第一責任人，對公司檔案管理全面負責；總經(jīng)理工作部是檔案的歸口管理部門，具體負責檔案事務的日常管理工作；檔案室負責管理公司各種門類和載體的檔案，并對各部門、參建單位的檔案工作進行業(yè)務監(jiān)督和指導；公司各部門和參建單位是檔案管理的日常運行單元，公司各部門、參建單位負責人為本單位檔案工作第一負責人，各單位設立1名兼職檔案管理員負責收集、整理、保管內(nèi)部文件，并及時向檔案室移交文件材料。

2.2 完善檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，為加強檔案管理，實現(xiàn)依法治檔，公司首先將制度建設挺在前頭，并不斷細化完善，強化執(zhí)行，深入全過程管理與質(zhì)量監(jiān)督。確保了企業(yè)檔案管理的完整性、準確性與系統(tǒng)性。

1）結(jié)合公司實際情況，依據(jù)國家檔案局頒布的由中國煤炭工業(yè)協(xié)會檔案分會起草的《煤礦建設項目檔案管理規(guī)范》，制定了《魏家峁露天煤礦600萬t/a建設項目檔案管理辦法》；依據(jù)國家能源局DL/T241—2012火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范，制定了《魏家峁電廠一期2×660 MW機組工程項目檔案管理辦法》。

2）公司檔案劃分為科技檔案、文書檔案、聲像檔案、照片檔案、電子文檔檔案、實物檔案等六大類別。明確了各類別的歸檔范圍、時間、整理要求，保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確和系統(tǒng)。明確了公司各部門和參建單位（設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、設備廠家）需要歸檔材料的內(nèi)容。

3）明確文件材料移交要求。檔案的移交工作堅持誰負責、誰整理的原則，檔案室負責整理工作的業(yè)務指導。公司各部門、各參建單位的兼職檔案人員檢查歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，重要項目文件材料移交時需編寫歸檔說明。兼職檔案員在歸檔材料整理完畢后，填寫“檔案交接登記表”，簽字后向公司檔案部門移交。檔案室接收時全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量，交接雙方認真核對移交清冊，履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

4）制定了檔案業(yè)務工作制度，明確規(guī)定了借閱管理、檔案信息安全保密、檔案鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計和檔案庫房管理等工作要求，確保檔案工作業(yè)務的水準。

2.3 強化制度的執(zhí)行力度

1）組織好檔案管理標準的培訓工作，提高專（兼）職檔案員的業(yè)務能力。公司高度重視培訓在檔案管理工作方面的基礎性作用：①采取了外派人員參加集團內(nèi)部檔案業(yè)務專題培訓、外派人員進入檔案管理先進單位參觀學習，汲取先進的檔案管理工作經(jīng)驗并加以推廣應用；②深入開展好內(nèi)部培訓，由公司檔案室負責，將培訓工作抓在日常，將檔案工作作法、制度要求進行深入學習貫徹，平時加以指導，確保涉檔人員的業(yè)務工作水平[1]。

2）為強化檔案制度的落實，公司將檔案管理工作作為責任績效項目納入對各部門、參建單位的考核管理。由總經(jīng)理工作部按月度進行績效考核檢查。嚴格獎懲，充分發(fā)揮制度的約束與激勵作用。

3 開展檔案業(yè)務評價

開展檔案業(yè)務評價工作是華能集團公司系統(tǒng)內(nèi)的一大特色，并實施了考評獎勵機制。這也是提升檔案工作的水平的重要措施，公司每年定期對照“中國華能集團公司檔案工作評價評分表”認真進行自評和自改工作，逐步改進不足，檔案工作標準化管理取得突出進展。

4 提高檔案利用服務工作

1）在公司露天煤礦一期工程建設項目安全設施、環(huán)境保護、水土保持、消防設施、職業(yè)衛(wèi)生等專項驗收以及采礦、機電、地面等綜合驗收過程中，檔案室積極配合各部門，提供相應的文件、竣工資料、竣工圖紙等，并編輯了項目合規(guī)性文件匯編、竣工驗收報告、機電設備清冊等文件資料，確保了驗收的順利完成。

2）檔案室檔案員積極做好檔案資料借閱服務工作，熟悉室內(nèi)檔案資料的內(nèi)容和存放位置，及時、準確、高效地為公司職工查找資料。

3）注重檔案的展覽工作，公司專門設置了展覽室，通過將能反映煤礦建設各個時期的照片資料、實物痕跡、獲獎獎狀、獎章、獎品或榮譽證書等，激發(fā)職工榮譽感和責任意識。

5 結(jié) 語

魏家峁煤電公司檔案工作在嚴格按照國家法律法規(guī)進行管理的同時，充分考慮到了企業(yè)的實際情況，通過合理科學的制度要求和嚴格的過程管理，深入做好檔案信息化建設，實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量標準化。其中露天煤礦一期工程檔案建設工作已具備了檔案驗收條件，同時電廠一期工程建設方面檔案管理工作正穩(wěn)步推進。但在檔案的利用服務工作方面，其實效性和開發(fā)利用空間還有待提高。

［1］吳艷新.企業(yè)檔案的有效征集［J］.露天采礦技術，2015（5）：80－84．

［2］吳磊.勝利東二號露天煤礦檔案管理［J］.露天采礦技術，2015（11）：86—88．

［3］李剛.如何做好新時期的檔案編研工作［J］.辦公室業(yè)務，2012，159（11）：52－53．

［4］梁正銀.歸檔文件整理指南［M］.武漢：湖北人民出版社，2003.

［5］DT/T28—2002國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范［S］.

［6］焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題及對策［J］.商業(yè)文化（下半月），2011（6）：86.

［7］劉國華.企業(yè)集團檔案工作的問題和發(fā)展趨勢［J］.檔案管理，2004（1）：33－34.

［8］甘輝.科研機構檔案信息化建設的路徑探析［J］.辦公室業(yè)務，2013（11）：53－54

【責任編輯：陳 毓】

The first project archive management in North Weijiamao Coal and Electricity Company

YANG Jing,LIU Hongyu,ZHANG Jianmin
(Northern Weijiamao Coal Electricity Co.,Ltd,Ordos 010300,China)

In order to strengthen archive management,deepen the importance awareness of archival work and construction and implementation of system,carry out archives work evaluation and development and utilization of archive,North Weijiamao Coal and Electricity Company has made remarkable achievements on archive management.

archive management;construction and implementation of system;archives work evaluation;development and utilization of archive;remarkable achievement

C931.2

B

1671－9816（2017）03－0091－03

2016-10-07

楊 靖（1987—），女，內(nèi)蒙古人，助理工程師，2010年畢業(yè)于內(nèi)蒙古工業(yè)大學信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)，現(xiàn)就職于北方魏家峁煤電有限責任公司，從事檔案管理工作。

10.13235/j.cnki.ltcm.2017.03.026

楊靖，劉宏宇，張建民.北方魏家峁煤電公司一期工程檔案管理［J］.露天采礦技術，2017，32（3）：91-93.