關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

孫 杰

煙臺市套子灣污水處理有限公司

關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

孫 杰

煙臺市套子灣污水處理有限公司

檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力，建設信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程?；诖吮疚姆治隽藱n案信息化建設與檔案管理。

檔案；信息化；檔案管理

1、檔案管理信息化建設的必要性

1.1 促進網(wǎng)絡、數(shù)字化發(fā)展

現(xiàn)階段，大部門的檔案管理部門都處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理上，在管理檔案信息過程中使用手工管理模式，在工作時常常會遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此，檔案部門如何在這個現(xiàn)代社會中的數(shù)字化與網(wǎng)絡化的社會中尋求全新的發(fā)展道路，并將檔案數(shù)據(jù)庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻：”并將其發(fā)揮出重要的價值是檔案部門在發(fā)展過程的難題，因此做好檔案管理信息化建設成為一種必然趨勢

1.2 開發(fā)檔案管理的價值

檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發(fā)、應用、管理等來實現(xiàn)檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務結(jié)構(gòu)，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發(fā)揮出來。

1.3 促進檔案館發(fā)展

在檔案管理信息化建設時，要做好檔案館的信息資料庫房建設、檔案管理館藏建設、相關規(guī)章制度建設等建設工作。檔案管理信息化建設的具體工作環(huán)境包括了對檔案信息資料的收集、開發(fā)、整理、存儲、統(tǒng)計、利用等。隨著社會不斷的發(fā)展，檔案案館的檔案數(shù)據(jù)也在不斷的增加，因此為了更好的跟上社會發(fā)展的腳步，需要加強檔案館的自身信息化建設。建設網(wǎng)絡數(shù)字化檔案館，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術來管理檔案信息資料，并建立對應的計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等，從而促進檔案管理信息化建設的發(fā)展，使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端。

2、檔案信息化建設與檔案管理

2.1 加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

2.2 建立網(wǎng)絡檔案

建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

2.3 提升檔案管理人員的基本素質(zhì)

檔案管理人員是檔案的直接接觸者，如果沒有將檔案管理人員的基本素質(zhì)提高上去，就無法為前來咨詢的人員解答疑難問題。作為檔案管理人員要將檔案工作的意義和目的理解清楚，將為群眾服務做為工作的重點，時刻改變自身的意識，更新自身的理念，打破傳統(tǒng)，吸取精華，摒棄糟粕，只有將自身的素質(zhì)提高，才能更好的為檔案管理服務。

2.4 提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

2.5 優(yōu)化、完善技術支持與資金保障系統(tǒng)

管理技術是檔案管理工作中的一項關鍵因素，而充足的資金是先進設備得以應用的保障。鑒于此，在檔案信息化建設過程中，需要科學的技術方法給予支撐，還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩(wěn)步運行的同時，還可以確保檔案資源的可靠性。首先，應用相應的對策優(yōu)化基礎設備，將檔案信息化建設中的資金納入財政的預算中，同時融入基本的建設、維護費用。應用服務外包、合作開發(fā)的手段，支持相關的檔案研究管理技術。其次，對相關的軟件、硬件設施進行更新，同時也需要對正在應用的設施進行不斷更新，為檔案信息化工作創(chuàng)建一個充裕的工作環(huán)境。

總之，當前，信息化儼然成為了發(fā)展的手段之一，檔案信息化建設工作要想和新時期的發(fā)展需求相適應，需要對檔案資源信息進行充分的挖掘，全面提高事業(yè)單位的檔案資源利用率，為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎。

[1]陳忠海.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案管理，2003，04：26-27.

[2]黃賽君.關于檔案信息化建設中常見問題的思考[J].蘭臺世界，2011，S1：141.

[3]戰(zhàn)科城.關于檔案信息化現(xiàn)代化管理的幾點思考[J].才智，2012，16：347.