事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

馬淑霞

山東省威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理局

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

馬淑霞

山東省威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理局

事業(yè)單位檔案不僅能夠反映出事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，還對事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到十分重要的作用。因此，事業(yè)單位要對檔案管理工作的優(yōu)化展開研究，分析單位檔案管理工作中存在的問題，采取有效的解決措施，同時，還要建立健全相關(guān)檔案管理體系和制度，以確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，推動事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。鑒于此，本文主要分析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

1、事業(yè)單位檔案管理主要目標和根本任務(wù)

面對經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)形勢和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整的新任務(wù)，2013-02-22，黨中央國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中體現(xiàn)了政府對檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。許多省市緊隨而動，在中央《意見》的基礎(chǔ)上，結(jié)合各省的省情，相繼出臺了各省檔案工作意見，努力細化、深化工作舉措，提出各省檔案管理工作的更高目標定位和制度標準，為全面實現(xiàn)各省事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化起到了積極的政策引領(lǐng)作用，并奠定了堅實的制度保障。因此，各級各類事業(yè)單位檔案部門必須抓住機遇，積極認真領(lǐng)會《意見》精神，深入貫徹落實《意見》實質(zhì)，積極探索檔案管理工作的新思路、新模式和新途徑，努力推進單位檔案工作依法管檔，加強檔案室、資料室等檔案機構(gòu)的建設(shè)，支持并規(guī)范社會多種力量參與檔案事務(wù)管理，完善各類檔案的接收、征集工作流程，尤其強化涉及民生、經(jīng)濟、文化和社會領(lǐng)域以及各級各類重大事務(wù)活動的檔案管理，為人們提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，從而更好地維護黨和國家及人民群眾的根本利益。

2、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

事業(yè)單位的檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，對事業(yè)單位的發(fā)展有很大的負面影響。一是檔案工作人員專業(yè)知識貧乏，有很多檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)理論知識，甚至一部分事業(yè)單位中的檔案管理人員只是兼職進行檔案管理，實際上還在從事其他崗位的工作，事業(yè)單位的檔案館里并沒有轉(zhuǎn)移的管理人員進行，導(dǎo)致了檔案管理的混亂。很多檔案管理人員其實本身并沒有具備計算機信息技術(shù)，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式，不僅容易出現(xiàn)人為錯誤，還容易造成檔案丟失。

2.2 檔案管理制度不夠完善和規(guī)范

事業(yè)單位的檔案管理工作的管理制度建設(shè)的不夠健全，容易導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理混亂，每個不同的科室不同的檔案都還存在各自的部門中，沒有進行統(tǒng)一管理，想要進行檔案查閱需要經(jīng)過多道程序。同時在檔案進行收集、整理、查閱過程中也沒有相應(yīng)的制度建立，有些科室在進行調(diào)閱檔案之后沒有有效的歸檔，導(dǎo)致很多工作人員的檔案文件丟失，降低了檔案的利用效率，檔案的存在失去了應(yīng)有的價值。

2.3 對檔案管理工作得不夠重視

大部分的事業(yè)單位對于檔案管理工作認識程度不深刻，認為檔案管理工作就是簡單的存檔和輸入工作，造成忽視的原因首先是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視單位的檔案管理工作。檔案管理工作不同于單位的其他業(yè)務(wù)科室，不能為單位帶來實際上的利益，因此許多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不夠，對檔案管理的人力、物力和財力的投入都不大。

3、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 切實提升對檔案管理工作的重視

要想真正從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，首先就是要提高對檔案管理工作重要性的認識。對于領(lǐng)導(dǎo)者來講，要充分認識到檔案管理工作并不是可有可無的，提升檔案管理工作水平，對于領(lǐng)導(dǎo)者進行科學(xué)決策，正確選拔人才，開展各項工作，都是具有十分重要意義的。因此，事業(yè)單位管理者要高度重視檔案管理工作，真正將檔案管理工作放在重要日程上，加大對檔案管理工作的重視和支持力度，加大對檔案管理人員的關(guān)心和關(guān)注，不斷提升檔案管理館工作人員的積極性和主動性，努力為檔案管理工作營造良好環(huán)境。

3.2 改善檔案管理的硬件設(shè)施

提升檔案工作水平，改善各項硬件設(shè)施也是必不可少的。針對當(dāng)前很多單位檔案管理硬件設(shè)施陳舊落后的現(xiàn)狀，管理者一定要加大資金投入，立足本單位檔案管理工作現(xiàn)實需要，不斷更新各項設(shè)施，完備各項設(shè)備，為檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。要設(shè)立專門的檔案室，嚴格按照相關(guān)標準對檔案室內(nèi)的各項設(shè)備進行配置，加強對檔案室和檔案設(shè)備的管理和維護，確保檔案工作能夠順利進行。針對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的特點，要及時開展電子檔案室的建立，將各種文字檔案逐漸數(shù)字化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷建立和完善檔案管理信息平臺，有效提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3.3 提升檔案管理人員的工作能力

要想提升檔案管理工作，人的因素不可忽視。一要提升檔案管理人員素質(zhì)。在從業(yè)人員的選拔上，要盡量選取那些專業(yè)院校畢業(yè)的大學(xué)生，不斷充實到管理人員隊伍中，優(yōu)化管理人員的年齡結(jié)構(gòu)。要加強對檔案管理人員日常的管理和培訓(xùn)，通過開展講座和學(xué)習(xí)考察等方式，促進檔案工作人員進行知識更新，不斷提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。二是要激發(fā)檔案管理人員的工作激情。要在日常工作和生活中，加強對檔案管理人員的關(guān)心和關(guān)注，尤其在薪酬制度和選拔任用制度上，適時向檔案管理人員傾斜。通過建立合理的薪酬制度，比如設(shè)立檔案管理津貼等，不斷激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動性。

總之，隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在迅速發(fā)展。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是一項重要工作，對提高事業(yè)單位的管理水平、提高事業(yè)單位的工作效率有十分重要的作用。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問題嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。簡要分析了事業(yè)單位檔案管理工作的主要目標和根本任務(wù)，指出了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，并提出了事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施。

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[3]崔萬有.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015

[4]瞿靜.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014