淺論加強(qiáng)園林綠化工程檔案管理的策略

王 倩

青海省生態(tài)保護(hù)和建設(shè)辦公室

一、園林綠化工程檔案的概述

園林綠化工程檔案涉及前期準(zhǔn)備、立項(xiàng)、規(guī)劃、施工建設(shè)、植物栽植及竣工驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)管理等綠化建設(shè)的全過程，是綠化生產(chǎn)活動(dòng)的全記錄。園林綠化建設(shè)涉及立項(xiàng)規(guī)劃、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、開工建設(shè)、監(jiān)理及施工驗(yàn)收等生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，各階段緊密連接，形成一個(gè)完整的材料過程。園林綠化工程檔案資料的管理，直接關(guān)系工程質(zhì)量，關(guān)系到城市的可持續(xù)發(fā)展。因此必須把握住園林綠化工程檔案的特點(diǎn)，認(rèn)真做好園林檔案的建立與管理工作，從而加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境的保護(hù)。

二、園林綠化工程檔案的主要特性

園林綠化工程檔案的特性主要表現(xiàn)為：(1)多變性。園林綠化工程為做到自然，突出園林景觀藝術(shù)的觀賞性，留給建筑者發(fā)揮的空間很大，使得園林綠化工程隨意性強(qiáng)、可塑性大。建筑者常常即興發(fā)揮，形成了園林綠化工程組合的千變?nèi)f化。園林綠化工程檔案為適應(yīng)園林綠化工程需要，多以修改補(bǔ)充原有園林綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準(zhǔn)確完整，才能避免造成建設(shè)和維修的失誤和損失。(2)復(fù)雜性與多樣性。園林綠化工程多涉及到給排水工程、水景工程、輔裝工程、假山工程、綠化工程、建筑工程等，需要多部門、多行業(yè)的共同協(xié)作。是通過人工構(gòu)筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結(jié)構(gòu)和多樣功能的空間藝術(shù)實(shí)體。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復(fù)雜；各自材料既有重疊，又各自一體，最終形成龐大復(fù)雜的資料。(3)社會(huì)性與開放性。園林綠化工程是提高人們生活質(zhì)量、造福于人民的公共事業(yè)，并且園林綠化工程隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)需求的不斷提高。園林綠化工程檔案真實(shí)記錄了城市環(huán)境的巨大變遷，它與社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、思想開放等內(nèi)容息息相關(guān)。唯有準(zhǔn)確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實(shí)記錄，才能得到永久的開放和保存。(4)專業(yè)性與時(shí)效性。園林綠化工程檔案不僅具有立項(xiàng)、測量、放線、土方、供水供電等其他工程檔案的共性，亦有植物栽植管理、園林建筑等專業(yè)的園林技術(shù)，因此具有園林專業(yè)性。園林景觀建成后不能馬上達(dá)到最佳景觀觀賞效果，例如植物尤其是大樹移植時(shí)需對樹冠進(jìn)行修剪，所以需要一定的恢復(fù)期。

三、加強(qiáng)園林綠化工程檔案管理的策略

1、健全完善檔案管理制度。隨著檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相適應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。要推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，包括管理模式、管理思維、管理制度、管理技術(shù)、管理手段和方式、管理過程和控制、管理流程、檔案功能的創(chuàng)新；要推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，以“最優(yōu)化”的理念，綜合分析各家之優(yōu)缺點(diǎn)形成最佳方案，將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化納入單位標(biāo)準(zhǔn)工作程序，提高檔案管理整體水平。

2、加強(qiáng)園林工程施工階段的檔案管理。園林綠化工程開工之前，園林綠化工程主管部門要與建設(shè)單位簽訂工程檔案責(zé)任書，各建設(shè)單位要指派專人負(fù)責(zé)檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開工前，園林綠化工程檔案要記錄現(xiàn)場踏勘測量，核對核實(shí)有可能產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更，收錄施工許可證和開工報(bào)告。施工中，園林綠化工程檔案要對土方登記單，標(biāo)高復(fù)核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗(yàn)收單等一系列情況記錄。對施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、操作記錄等都要隨時(shí)收集。這些記錄既描述工程進(jìn)度，又是對工程質(zhì)量的監(jiān)管。竣工后，園林綠化工程檔案要記錄竣工報(bào)告、工程決算、竣工圖以及竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的會(huì)議記錄等，變更文件所提出的修改內(nèi)容要全部準(zhǔn)確的反映在施工圖上。建設(shè)單位在對園林綠化工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收前，要提請有關(guān)部門為工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格后，取得兩部門核發(fā)的工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件，方可組織工程驗(yàn)收。

3、實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息自動(dòng)化。按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率，真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。通過建立檔案管理中心，明確職能，將各科室、各個(gè)門類、不同載體的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。明確本單位檔案的歸檔范圍、加強(qiáng)科研檔案的收集。要將園林綠化形成的音像信息資料、科研資料、科研成果、建設(shè)施工各種協(xié)議和合同及招投標(biāo)文件等方面的材料，一同納入檔案收集管理的內(nèi)容，認(rèn)真落實(shí)好收集、管理制度。

4、提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。社會(huì)科技的進(jìn)步，要求檔案管理人員必須盡快適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上。加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)園林綠化單位全體干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提。各級(jí)園林綠化管理部門應(yīng)不斷優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，創(chuàng)新模式，形成特色，進(jìn)而更好地服務(wù)城市的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。在加強(qiáng)自身素質(zhì)鍛煉，努力掌握新學(xué)科、新技術(shù)的基礎(chǔ)上，加大對信息資料的采集、梳理、辨析，使之形成的資料具有準(zhǔn)確性和實(shí)效性，形成一個(gè)系統(tǒng)的管理模式，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。

結(jié)束語

綜上所述，園林綠化工程檔案記錄了園林的建設(shè)布局、林木花卉品種、栽培技術(shù)、生長習(xí)性等。因此為園林發(fā)展建設(shè)的連續(xù)性、周期性提供了不可缺少的憑證和參數(shù)。園林綠化部門任何一項(xiàng)新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目，都離不開園林綠化工程檔案。通過利用有關(guān)園林綠化工程檔案，從而能夠借鑒過去的好經(jīng)驗(yàn)和好辦法，更好地保護(hù)好美好環(huán)境。

[1]吳隨英.淺談園林綠化工程檔案的管理[J].山東檔案，2010(03)

[2]楊紅艷.園林綠化工程檔案管理工作之管見[J].黑龍江檔案，2012(01)

[3]于淑清.園林綠化檔案現(xiàn)狀分析及對策[J].城建檔案，2012，08