基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探索

張建銘 王春曉

（中國(guó)工程物理研究院流體物理研究所 綿陽(yáng) 621900）

基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探索

張建銘 王春曉

（中國(guó)工程物理研究院流體物理研究所 綿陽(yáng) 621900）

本文分析了檔案信息化進(jìn)程中，沿用傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的企事業(yè)單位將面臨電子文件和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)的問(wèn)題。作為科研單位，在科研管理相關(guān)部門(mén)及檔案管理部門(mén)協(xié)同進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃下，建設(shè)基于文檔一體化管理的數(shù)字化檔案室是連接OA系統(tǒng)與數(shù)字化檔案館之間的有效的手段，是檔案管理工作發(fā)展必然。

檔案 電子文件 文檔一體化

隨著信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，從2010年開(kāi)始，我所在機(jī)關(guān)及科研室安裝部署了辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)和科研協(xié)同管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。OA系統(tǒng)與科研生產(chǎn)過(guò)程的全面協(xié)同管理的目的是實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)、方案審批、報(bào)告（總結(jié)）審閱等流程的網(wǎng)上運(yùn)行，對(duì)科研電子檔案的在線歸檔、利用問(wèn)題產(chǎn)生了迫切需求，依托傳統(tǒng)檔案室進(jìn)行檔案工作與OA系統(tǒng)、數(shù)字化檔案館建設(shè)之間的矛盾日益突出，兩者之間缺少連接橋梁，傳統(tǒng)檔案管理方式面臨新的變革。建設(shè)基于電子文件與檔案一體化管理的企業(yè)數(shù)字化檔案室成為科研單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、電子文件和檔案一體化管理必要性分析

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代需要科技文件與檔案一體化管理，科技檔案管理學(xué)是一門(mén)新興的學(xué)科，起源于管理學(xué)，伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，是在適應(yīng)社會(huì)主義事業(yè)的客觀需求的基礎(chǔ)上創(chuàng)建并逐步發(fā)展起來(lái)的[1]4?？萍紮n案的管理經(jīng)歷了科技文件、技術(shù)資料和科技檔案這三個(gè)階段，在科研單位，這三種“信息載體”分別由不同的科技人員、科研部門(mén)或檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行管理。

科技文件和技術(shù)資料處于文件生命周期的文件管理階段，通常由科研部門(mén)（產(chǎn)生者）進(jìn)行管理。歸檔是文件“突變”為檔案的重要階段，在文件形成者向檔案管理部門(mén)辦理移交手續(xù)，雙方“簽字”后，文件“突變”為檔案，科技檔案的管理責(zé)任主體從科研人員、科研部門(mén)轉(zhuǎn)向檔案管理機(jī)構(gòu)或部門(mén)。

從“文件生命周期理論”來(lái)看，“歸檔”過(guò)程既是科技文件生命周期的終結(jié)，又是“檔案”作為“有價(jià)值的文件集合體”即檔案管理新一輪生命周期的開(kāi)始，該階段主要由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，兩個(gè)階段的管理實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理的閉環(huán)和持續(xù)提升管理。面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨不僅是對(duì)科研管理人員也是對(duì)檔案管理人員的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，檔案管理需前移，在OA系統(tǒng)設(shè)置中將文件和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文件處理、檔案室工作和檔案館工作“三位一體”、“文檔一體”[2]81管理方式是解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵。

文檔一體化管理的生命周期標(biāo)示見(jiàn)圖一。

圖一文檔一體化管理的生命周期圖

2.傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理模式下電子文件和檔案管理存在的問(wèn)題。伴隨OA使用，電子公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，文件和檔案管理（歸檔環(huán)節(jié)）的明顯分界線逐步消失，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文件的管理方式已經(jīng)導(dǎo)致文件和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，大量電子文件在OA系統(tǒng)中處于“有人辦，無(wú)人管”的狀態(tài)，辦完即失控。而在文件現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段，國(guó)家檔案館系統(tǒng)不具備接收管理科技電子文件的職能，傳統(tǒng)工作由連接辦公自動(dòng)化和國(guó)家檔案館之間的科技管理部門(mén)和機(jī)關(guān)檔案室共同承擔(dān)，但目前相關(guān)職能不夠明確，作用發(fā)揮受限，大量電子數(shù)據(jù)處于無(wú)序狀態(tài)，不能進(jìn)行有效管理和利用。作為科研單位，其中間橋梁的作用發(fā)揮受限更加的明顯。電子文件在管理系統(tǒng)中難以轉(zhuǎn)成有效的電子檔案，而檔案館系統(tǒng)需花費(fèi)大量的人力、物力進(jìn)行檔案的數(shù)字化。

在機(jī)關(guān)信息化建設(shè)中，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)文件和檔案的界限難以區(qū)分，“重文件輕檔案、急程序輕結(jié)果”等文件管理現(xiàn)象普遍存在，文件管理和檔案利用之間的矛盾日益突出。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，明確指出要以加強(qiáng)檔案室建設(shè)為基礎(chǔ)，突出檔案室在檔案事業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)地位，要建立新形勢(shì)下檔案室工作新格局。除傳統(tǒng)業(yè)務(wù)外，要把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。建設(shè)數(shù)字化檔案室體現(xiàn)了檔案工作和數(shù)字化檔案館工作發(fā)展的內(nèi)在需求，對(duì)于提高單位的內(nèi)部知識(shí)管理效率具有重要意義。

二、建設(shè)數(shù)字化檔案室是實(shí)施“電子文檔一體化管理”的有效途徑

1.建設(shè)數(shù)字化檔案室是實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段和落實(shí)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的最佳途徑建設(shè)數(shù)字化檔案室可以將文件管理提前至電子文件產(chǎn)生之初，從源頭開(kāi)始規(guī)范電子文件的元數(shù)據(jù)管理，管理過(guò)程中促使元數(shù)據(jù)伴隨文件生命周期全過(guò)程，強(qiáng)調(diào)“前段控制與全過(guò)程管理理念”[3]14。檔案管理工作前移表現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初制定與紙質(zhì)文件基本一致的電子文件歸檔范圍與保管期限表，并將電子文件歸檔范圍及保管期限表納入管理系統(tǒng)。將業(yè)務(wù)管理流程納入系統(tǒng)設(shè)計(jì)[4]227，按照保管期限表中規(guī)定的文件種類(lèi)（名稱(chēng)），區(qū)分不同種類(lèi)（名稱(chēng)）文件的價(jià)值、保管期限，開(kāi)發(fā)自動(dòng)鑒定的功能模塊。這個(gè)過(guò)程需要科研管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)、信息技術(shù)支撐部門(mén)和軟件開(kāi)發(fā)單位共同協(xié)商實(shí)現(xiàn)，將科研生產(chǎn)中各信息反饋的功能與數(shù)字化檔案利用管理要求結(jié)合在一起，將規(guī)范要求體現(xiàn)在前端。

“前端控制”思想要求貫穿文件鑒定的全過(guò)程，文件一旦形成（起草或設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化、審核、簽署），系統(tǒng)自動(dòng)與保管期限表中條款對(duì)應(yīng)進(jìn)行價(jià)值的初步鑒定，文件進(jìn)入正常處理流程（發(fā)送、歸檔），其存毀、保管時(shí)間基本已決定。如果某些文件未納入保管期限表，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別時(shí)，提醒用戶(hù)作出判斷，對(duì)于未作出規(guī)范化簽署、鑒定的文件，用戶(hù)無(wú)法進(jìn)入下一步操作。

2.文檔一體化管理重要意義——通過(guò)知識(shí)管理體現(xiàn)科技檔案的價(jià)值?？萍紮n案作為知識(shí)的一種載體，具有雙元價(jià)值。檔案作為工具價(jià)值，記錄方式和行為反映了人類(lèi)在改造自然、征服自然中科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步過(guò)程。而檔案的信息或知識(shí)價(jià)值，是檔案中記錄的載體信息所反映出來(lái)的價(jià)值。這兩種價(jià)值都需要通過(guò)檔案使用者來(lái)實(shí)現(xiàn)，在單位或個(gè)體運(yùn)用的過(guò)程中才能得以體現(xiàn)。在科研項(xiàng)目檔案集中管理模式下，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，可以將檔案管理提前到文件產(chǎn)生之初，并貫穿于文件——檔案的整個(gè)生命周期，在鑒定和利用環(huán)節(jié)可以幫助管理者和利用者共享信息資源[5]27。檔案管理人員必須積極主動(dòng)去思考單位的知識(shí)構(gòu)架、學(xué)科優(yōu)勢(shì)、管理需求等，將無(wú)序的知識(shí)做有序的策劃管理，熟悉并掌控單位科技檔案的價(jià)值，才能在需求時(shí)及時(shí)整理、提煉有參考價(jià)值的材料并及時(shí)推送到?jīng)Q策者面前，幫助實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的共享，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高單位的效率和業(yè)績(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

三、基于文檔一體化管理的數(shù)字化檔案室建設(shè)面臨的問(wèn)題

近年，院統(tǒng)一搭建了院級(jí)知識(shí)管理與信息化管理的框架，各單位也相繼建成了OA辦公系統(tǒng)、人事、保密、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、檔案等管理平臺(tái)，這些平臺(tái)的運(yùn)行給單位系統(tǒng)帶來(lái)了便捷，通過(guò)近年的實(shí)踐，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的巨大挑戰(zhàn)，科研協(xié)同管理系統(tǒng)上線運(yùn)行后，如何將“文件管理”、“歸檔管理”和“利用管理”有效結(jié)合起來(lái)是數(shù)字化檔案管理可能面臨的問(wèn)題，具體到基層單位，數(shù)字化檔案室建設(shè)工作面臨如下的一些問(wèn)題。

1.缺乏頂層設(shè)計(jì)形成大量的信息孤島和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在信息化管理的進(jìn)程中，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，人事、保密、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、檔案等管理平臺(tái)在行業(yè)部門(mén)的要求下安裝使用，先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等[6]2，各自數(shù)據(jù)被封存在各種不同的系統(tǒng)中。信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨(dú)立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的不一致性造成大量數(shù)據(jù)的不可兼容性。運(yùn)行實(shí)踐顯示，不可兼容的數(shù)據(jù)下線后基本處于無(wú)法利用狀態(tài)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識(shí)的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫(kù)難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2.電子文件與電子檔案管理規(guī)范建設(shè)滯后?，F(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件指導(dǎo)性、針對(duì)性不強(qiáng)。我國(guó)現(xiàn)行有關(guān)檔案數(shù)字化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)多是二三十年前的標(biāo)準(zhǔn)，已不能滿(mǎn)足各種類(lèi)別的檔案管理的需求。近年來(lái)，國(guó)家檔案局和各地、各部門(mén)陸續(xù)出臺(tái)了一些電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，如《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)要求》等，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范多少存在“宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規(guī)定少；涉及單個(gè)問(wèn)題多，綜合考慮少”的問(wèn)題，在指導(dǎo)性、針對(duì)性和操作性上還存在不足，同時(shí)，沒(méi)有充分考慮檔案人員的實(shí)際情況，管理人員在提出電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能需求或者具體實(shí)踐時(shí)，無(wú)法將這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求貫徹其中，在檔案信息化建設(shè)中也很難找到著力點(diǎn)，無(wú)法充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)和作用。

四、科研基層單位基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探討

數(shù)字檔案室建設(shè)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，除現(xiàn)有檔案數(shù)字化外，主要是實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)下的電子文件的在線接收，即實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的電子文件的無(wú)縫銜接，將具有歸檔價(jià)值的電子文件按照檔案價(jià)值鑒定、歸檔、整理、著錄、編目等方式轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

1.電子文件歸檔業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)置及系統(tǒng)管理工作。OA辦公系統(tǒng)、人事、保密、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的文件按文件歸檔前文件管理流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任制進(jìn)行劃分，按照檔案管理規(guī)范要求和檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)設(shè)置各級(jí)文件管理權(quán)限及系統(tǒng)運(yùn)行審批具體責(zé)任人。各單位產(chǎn)生的科技文件辦理完畢后按課題進(jìn)行整理，對(duì)電子文件進(jìn)行組卷，設(shè)置集中輸出管理平臺(tái)，統(tǒng)一歸檔。院內(nèi)單位輸入的文件資料由管理部門(mén)審查，使用完成后按課題（項(xiàng)目）歸檔節(jié)點(diǎn)統(tǒng)一歸檔，便于保持檔案的完整性和成套性。

2.檔案信息化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系和檔案（文件）數(shù)據(jù)構(gòu)建。建設(shè)可供所內(nèi)研究人員、管理人員利用的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)已建立檔案目錄和已數(shù)字化的全文數(shù)字化檔案進(jìn)行建庫(kù)、掛接、權(quán)限設(shè)置等，將紙質(zhì)檔案整理后及時(shí)提供利用服務(wù)。

可供檔案數(shù)字化使用的信息網(wǎng)站有以下任務(wù)，分三個(gè)層次：一是機(jī)關(guān)管理層面上的利用；二是檔案人員日常的編研管理利用；三是科研人員的查詢(xún)利用。

按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》設(shè)計(jì)文檔一體化管理的電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，電子檔案的在線移交和接收，完成數(shù)字檔案接收、管理、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、檢索和一張圖查詢(xún)等功能。數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括如下五種數(shù)據(jù)：目錄數(shù)據(jù)、實(shí)體數(shù)據(jù)、檢索工具數(shù)據(jù)、背景信息數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。

3.檔案的數(shù)字化及共享利用管理。在傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案室管理模式下，檔案人員已完成檔案的目錄數(shù)據(jù)編制工作。在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系構(gòu)建可用后，可進(jìn)行檔案目錄上傳和電子文件掛接工作，工作按照規(guī)范入庫(kù)、利用優(yōu)先、由近及遠(yuǎn)的原則，分期分批進(jìn)行。對(duì)電子文件檔案進(jìn)行在線建庫(kù)歸檔，紙質(zhì)文件集中輸出歸檔整理后入庫(kù)管理。

庫(kù)存檔案數(shù)字化，對(duì)已數(shù)字化的部分科技檔案數(shù)據(jù)檢查、讀取，建庫(kù)、權(quán)限設(shè)置和掛接利用工作。對(duì)未數(shù)字化部分檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理和數(shù)字化加工，在規(guī)范化整理過(guò)程中同步完成數(shù)字化掃描加工及數(shù)據(jù)檢查，完成數(shù)字化工作。完成掃描、檢查、入庫(kù)整理等，確保掃描質(zhì)量后重新裝訂入庫(kù)管理。

2014年底，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字化檔案室建設(shè)指南》，明確在辦公自動(dòng)化與數(shù)字化檔案館之間增加數(shù)字化檔案室的建設(shè)工作。數(shù)字檔案室是在充分肯定傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作的前提下對(duì)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作提出的新要求。其定位為文檔的雙套制管理，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將機(jī)關(guān)管理和科研活動(dòng)中形成的檔案信息資源以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，并進(jìn)行高度有序的組織和整理，通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為機(jī)關(guān)運(yùn)作、管理和決策提供檔案信息服務(wù)和利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案室是連接辦公自動(dòng)化與數(shù)字化檔案館的“中繼站”，是信息化條件下文檔一體化管理的先進(jìn)形式。建設(shè)數(shù)字檔案室，有利于提高檔案室的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保科研成果紙質(zhì)和數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于提高查閱的服務(wù)能力，滿(mǎn)足我所科研生產(chǎn)信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)第三版[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009.

[2]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010.

[3]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[4]張新國(guó).新科學(xué)管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

[5]徐擁軍.檔案后管理范式與知識(shí)管理[J].檔案學(xué)通訊，2008（2）.

[6]陳傳義.檔案信息化網(wǎng)站構(gòu)建基礎(chǔ)與實(shí)例[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2010.

★作者張建銘為中國(guó)工程物理研究院流體物理研究所副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.14

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2016-10-29