探究疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用

李 響

（遼源市疾病預(yù)防控制中心，吉林 遼源 136200）

疾病預(yù)防控制中心有很多各種各樣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)估等，疾病等類型、治療范圍比較廣泛。做好疾病預(yù)防控制中心的檔案管理，有利于需要的人查閱，可以有效的提高檔案的利用率，促進(jìn)我國(guó)疾病預(yù)防控制的工作順利進(jìn)行。

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理存在的問(wèn)題

目前我國(guó)疾病預(yù)防控制中心還是存在一些問(wèn)題，要想充分利用疾控中心的檔案，還需及時(shí)調(diào)整這些問(wèn)題，才能有效的利用檔案。首先是檔案收集的范圍比較窄。其實(shí)檔案有很多種，比如文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、業(yè)務(wù)檔案等。當(dāng)前檔案在檔案收集過(guò)程中比較重視文書(shū)檔案的收集，對(duì)于社會(huì)中的業(yè)務(wù)檔案收集比較忽視，這就導(dǎo)致了檔案收集范圍小，不全面。其次檔案分類不明確。由于疾病預(yù)防控制中心有很多科室，不同的科室有著不同的職能[1]。每個(gè)科室的檔案數(shù)量不同，并且都有自己的重要檔案，這些檔案由科室自行保管，這對(duì)檔案的收集就有一定的難度，在檔案整理過(guò)程中存在同類型的資料被分開(kāi)放置，或者重要資料重復(fù)放、部分資料丟失等現(xiàn)象。第三是歸檔的案卷質(zhì)量不高的問(wèn)題。有些工作人員不認(rèn)真，就會(huì)導(dǎo)致檔案的編號(hào)不按照順序擺放，給查閱帶來(lái)麻煩，也有自己不清晰的現(xiàn)象，影響檔案的質(zhì)量，給檔案的利用帶來(lái)很多麻煩。第四是對(duì)檔案管理的不夠重視，大多數(shù)疾控預(yù)防中心的工作重心都放在疾病的預(yù)防與控制上對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展不順利。

2 提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平措施

2.1 加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

要想提高疾病預(yù)防控制中心的檔案管理水平，首先需要加強(qiáng)疾控中心的檔案制度建設(shè)工作，要做到有章可循。疾病預(yù)防控制中心科室較多，應(yīng)該以《檔案法》為依據(jù)，建立適合疾控中心的規(guī)章制度，在制度中明確規(guī)定各部門崗位職責(zé)，及時(shí)整理材料，及時(shí)歸檔。把檔案管理中心作為核心部門，各個(gè)科室為主體，收集不同科室的檔案，按順序歸類。還應(yīng)該把檔案管理工作分配到個(gè)人，建立有序的管理層。比如我國(guó)當(dāng)前有些疾控中心就在實(shí)行檔案分級(jí)制度，選一名專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案室，對(duì)不同科室提供的檔案分類管理[2]。

2.2 提高案卷質(zhì)量

在疾控中心，檔案管理與檔案利用是疾病預(yù)防控制中心開(kāi)展工作的重中之重。上文有提到檔案質(zhì)量不高的問(wèn)題，這就需要工作人員做好日常檔案收集、歸檔工作。除了疾控中心的資料之外還應(yīng)該展開(kāi)業(yè)務(wù)范圍，加大資料收集范圍，使疾控中心的檔案資料更加豐富。檔案的收集與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，做好這項(xiàng)工作需要日積月累。做好檔案整理工作，注意書(shū)寫字跡，在歸檔時(shí)要標(biāo)清標(biāo)號(hào)，做好分類，同一類型的放在一起，重要檔案要收錄全面。提高案卷的質(zhì)量，使疾控中心的檔案管理起到有效的作用。比如同一科室中遇到的疾病預(yù)防數(shù)據(jù)不盡相同，根據(jù)數(shù)據(jù)收集方式的不同，統(tǒng)計(jì)方式的不同情況，做好檔案記錄工作。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作需要具有定專業(yè)性的人才，在日常疾病檔案整理中可以熟練的分清疾病的類型。由于我國(guó)一些防控中心的工作重點(diǎn)都放在了疾病的防控上，對(duì)檔案管理工作有些忽略，所以沒(méi)有專門的檔案收錄人員，往往是一個(gè)檔案整理人員身兼數(shù)職，沒(méi)有時(shí)間去詳細(xì)整理，或者是聘用專業(yè)不對(duì)口的職員，這都是不可行的，沒(méi)有一定專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，很難勝任這份工作。疾控中心應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理知識(shí)、疾病種類知識(shí)、疾病預(yù)防知識(shí)等方面進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)[3]。

3 總 結(jié)

總而言之，疾病預(yù)防控制中心的防病形勢(shì)以及人們的需求是不斷變化的，因此，我國(guó)疾病預(yù)防控制工作也需要不斷完善，不斷加大范圍，做到有效防控疾病。疾控中心的工作也應(yīng)改做到精細(xì)化管理，只有管理好檔案，才可以使疾病預(yù)防控制信息資源被需要的人充分利用。我們疾病控制中心建立檔案的目的就是為了提高疾病預(yù)防控制檔案的使用率，讓其發(fā)揮其作用。因此必須加強(qiáng)建設(shè)疾病預(yù)防控制中心檔案管理，為我國(guó)的疾病預(yù)防控制事業(yè)作出貢獻(xiàn)。在天津疾控中心發(fā)生過(guò)這樣一件事情，一個(gè)發(fā)燒的兒童初步診斷為普通感冒引起的發(fā)熱，后因之前疾控檔案中有一個(gè)類似情況的記載，醫(yī)生判斷可能為腦膜炎，確診后由于當(dāng)時(shí)治療及時(shí)而拯救了這個(gè)孩子。由此可見(jiàn)，檔案的整理與利用是十分重要的。

[1] 尹福順.淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建議[J].華章,2013(22),10∶11.

[2] 劉燕萍.試論醫(yī)院管理系統(tǒng)建設(shè)中的醫(yī)學(xué)檔案管理[J].黑龍江省綏化市北林區(qū)秦家鎮(zhèn)衛(wèi)生院.2017(16).

[3] 劉俊秋.淺談如何做好疾病預(yù)防控制檔案管理工作[J].時(shí)代報(bào)告(學(xué)術(shù)版).2Ol2(08),45∶46.