事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報中心)，長春 130033)

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報中心)，長春 130033)

社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，事業(yè)單位體制也在深入改革，不斷調(diào)整著內(nèi)部結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位的檔案記錄著事業(yè)單位的整個經(jīng)歷，對單位的未來發(fā)展起著很重要的作用，因此，檔案管理工作尤為重要。在事業(yè)單位檔案管理工作中，由于它的工作內(nèi)容比較獨立，對其的監(jiān)督管理經(jīng)常不到位，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)各種問題，在信息化發(fā)展的背景下，為了更好地解決這些問題，應(yīng)優(yōu)化檔案管理工作，就事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法進行全面分析，為事業(yè)單位檔案管理發(fā)展提供了可行性方案。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化方法；探究

在事業(yè)單位檔案管理工作中，它所涉及的內(nèi)容十分廣泛。檔案的收集、整理、編目、保管等工作均在此范圍內(nèi)，它可以隨時為單位提供相關(guān)的資料，也可以使企業(yè)管理者通過檔案更好地了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，從而為以后的發(fā)展提供思路。但是在目前的事業(yè)單位檔案管理工作中，許多事業(yè)單位并沒有意識到檔案管理的重要性，檔案管理水平很難達到一個很高的層次，這很容易導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)生滯后現(xiàn)象。為了更好地發(fā)揮檔案的作用，優(yōu)化檔案管理工作非常重要。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度不完善

近幾年，檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題，一個很重要的原因是事業(yè)單位沒有針對檔案管理工作建立一套比較完善的制度，在檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)案卷標題及序號不規(guī)范、缺失卷內(nèi)目錄等問題。在進行檔案的收集、整理、借閱時，沒有一套比較完善的制度對其進行管理，很容易導(dǎo)致檔案的使用價值不能被很好地利用。

1.2 檔案管理人員的管理水平?jīng)]有達到要求

在事業(yè)單位中，很多檔案管理人員仍沿用比較傳統(tǒng)的管理思想，對于管理工作仍采用以前的工作理念，不會推陳出新，思維模式陳舊，因而檔案管理工作根本無法適應(yīng)當前社會的發(fā)展趨勢。在進行檔案信息化管理時，管理人員要擁有相關(guān)方面的技術(shù)手段，但很多檔案管理人員并沒有接受過相關(guān)方面的培訓(xùn)，因此在檔案管理工作中，管理人員的管理水平很難達到相應(yīng)的管理要求。

1.3 檔案的使用頻率低

檔案信息管理為事業(yè)單位的快速發(fā)展提供了基礎(chǔ)，檔案管理也提升了事業(yè)單位的社會效益和經(jīng)濟效益。在事業(yè)單位中，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，它的發(fā)展只會按部就班，不會總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，因而很多檔案沒有被很好地利用，檔案的使用頻率較低，導(dǎo)致檔案管理工作被忽視，造成了經(jīng)濟損失。

1.4 檔案的檢索效率低

在檔案管理工作中，設(shè)立檔案檢索是為了使管理者更加方便找到想要的檔案，從而提高檔案的利用效率。在許多事業(yè)單位中，為了更好地方便人們的檢索工作，經(jīng)常設(shè)立手動檢索和計算機檢索兩種檢索方式，但是在實際運行中，手動檢索由于操作起來十分困難，因而很難達到相應(yīng)的檢索效果，利用計算機檢索時，由于設(shè)計者所設(shè)計的檢索方法非常煩瑣，經(jīng)常出現(xiàn)疊檔的現(xiàn)象，所以這兩種方法都不能很好地滿足檔案的檢索要求，使得檢索效率大大降低。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的必要性

2.1 與時代發(fā)展的需求相適應(yīng)

信息化時代的飛速發(fā)展促使事業(yè)單位檔案管理不斷向信息化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式是人工對檔案資源進行收集與管理，已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展速度。隨著信息化時代的飛速發(fā)展，為了保障各事業(yè)單位能夠順利開展各項工作，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個必然趨勢。為了適應(yīng)時代發(fā)展的需求，事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷向信息化方向靠攏。

2.2 實現(xiàn)檔案資源的合理配置

檔案管理信息化可以憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和環(huán)境的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，達到檔案信息資源的合理配置和科學(xué)化管理的目的，實現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化。如果事業(yè)單位檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，在未來的檔案管理過程中，便可以快速準確地查詢提取檔案，還可以進行遠程操控，消除了檔案管理工作受地域限制的問題，實現(xiàn)了檔案資源的共享。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法

3.1 完善檔案管理體制和運行體制

為了更好地做好檔案管理工作，完善檔案工作的管理體制和運行體制起著十分重要的作用，管理體制和運行體制的完善需要從幾個方面入手：第一，事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，促使各個部門共同參與到檔案管理工作中。第二，對于傳統(tǒng)的管理理念要及時轉(zhuǎn)變，不應(yīng)該拘泥于以前的管理模式，將檔案管理工作更好地為人民服務(wù)作為最主要的宗旨，全面服務(wù)于人民。第三，對于檔案管理工作的職責(zé)，要貫徹落實到個人，檔案管理工作的整理、保存及安全保密措施都應(yīng)該明確指派給相關(guān)人員，明確檔案管理工作室的新格局。

3.2 完善檔案資源的利用體系

為了更好地發(fā)揮管理檔案的作用，完善檔案的資源利用體系尤為重要。完善檔案的資源利用體系主要從以下幾個方面考慮：第一，對事業(yè)單位的檔案服務(wù)方式要不斷改進，只有這樣才能更好地使人們查閱到相應(yīng)的檔案資料，使檔案管理在不斷改進過程中免去煩瑣的操作流程，為人們提供便利。第二，檔案管理工作更加趨向于數(shù)字化、信息化模式。當今世界快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，它的出現(xiàn)為人類的生活生產(chǎn)提供了便利，如果將煩瑣的檔案管理工作采用多媒體的信息化模式開展，不僅會使檔案管理工作變得非常便捷，還能極大提高檔案資源利用的價值。

3.3 完善檔案保密機制，提高檔案安全性

事業(yè)單位要重視檔案的保密性和安全性，保證檔案的完整，具體方式有以下幾種：第一，加強檔案保密機制的建設(shè)，牢固樹立檔案的安全管理理念，不斷規(guī)范檔案管理秩序和操作規(guī)程。不定期的對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)和安全培訓(xùn)，單位也應(yīng)該加強檔案安全保管的宣傳工作。第二，加大事業(yè)單位檔案管理的安全保密檢查力度，嚴查違法、違規(guī)、違紀行為，確保單位檔案的安全。第三，完備檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立數(shù)字檔案和電子信息安全法規(guī)，逐步完善檔案的安全保密機制。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位中，檔案管理工作起著非常重要的作用，應(yīng)引起事業(yè)單位足夠的重視，不斷加強對檔案管理工作的深化和研究，在分析自身問題的基礎(chǔ)上，找到解決問題的有效措施。由于檔案管理工作需要比較專業(yè)的人才，為了更好地解決相關(guān)問題，事業(yè)單位應(yīng)在不斷培養(yǎng)現(xiàn)有管理人員的基礎(chǔ)上，引進專業(yè)的管理人員，使檔案管理工作能夠在不斷優(yōu)化中得到提升，提高工作效率，從而更好地推進事業(yè)單位工作的順利進行。

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[3] 劉迎迎．新時期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析[J]．城建檔案，2017，(04)：70-71.

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[6] 張元智．新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J]．中國科技縱橫，2016，(09)：103-104．

Apreliminarystudyontheoptimizationofarchivesmanagementinpublicinstitutions

SUN Ke

(Jilin Food and Drug Information Center (Jilin Food and Drug Administration Center), Changchun 130033, China)

The social economy is developing continuously, and the institution system is also undergoing reform, and the internal structure is constantly adjusted. The records of the institutions record the whole experience of the institutions, the unit’s future development plays a very important role, and therefore, archives management is particularly important. In the work of archives management, its supervision and management is often not in place, resulting in file management problems. In order to better solve these problems, we should optimize the archives management work, make comprehensive analysis of optimization method, and provided a feasibility program for the development of the archives management of institutions.

Institution; File management; Optimization method; Inquiry

G271

A

1674-8646(2017)19-0158-02

2017-06-30

孫可(1988-)，女，碩士。