基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析

董志敏

河北省水利水電勘測設(shè)計研究院

基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析

董志敏

河北省水利水電勘測設(shè)計研究院

隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會各領(lǐng)域的應(yīng)用越來越普遍，各種類型的數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，在這種背景下，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生。這也是信息技術(shù)水平進一步提高重要標志，有效的促進了各個企業(yè)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)文書檔案的信息化管理水平不斷提升，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，有效提高了企業(yè)檔案信息管理的效率，保證了信息資源的可靠性，為企業(yè)的的發(fā)展提供了科學(xué)依據(jù)。本文主要針對大數(shù)據(jù)背景中，企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用情況進研究分析。

大數(shù)據(jù)背景；企業(yè)文書檔案；信息化管理；利用

1 前言

大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展是互聯(lián)網(wǎng)科技進步的重要表現(xiàn)，也是社會發(fā)展的實際需要。一般，對于常規(guī)軟件來說，無法在一定時間內(nèi)快速完成眾多類型數(shù)據(jù)的管理和收集，而大數(shù)據(jù)通過特殊的處理模式，能夠在短時間內(nèi)，對海量數(shù)據(jù)進行收集、處理和有效管理，提高了信息數(shù)據(jù)處理的效率。也就是說大數(shù)據(jù)不僅能夠掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而且能夠?qū)τ幸饬x的數(shù)據(jù)進行專業(yè)化處理。大數(shù)據(jù)的這種優(yōu)勢對于企業(yè)檔案信息的管理具有重要作用。企業(yè)文書檔案信息管理，是企業(yè)發(fā)展過程中重要組成部分，這些珍貴信息的記錄能夠反映企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重大發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)文書檔案信息管理在企業(yè)管理工作中非常重要。然而，由于企業(yè)文書檔案的信息具有一定的復(fù)雜性，在管理過程中具有一定的難度。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效的提高了企業(yè)文書檔案的信息管理的效率，對企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內(nèi)容

2.1 企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理

在傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理過程中，主要是以紙質(zhì)材料為主要信息載體，對檔案文字信息進行記錄，整理，存檔。由于企業(yè)檔案文書信息類型繁多，內(nèi)容復(fù)雜，檔案錄入人員和相關(guān)管理人員的工作量非常大，在整理、收集、記錄信息過程中，出現(xiàn)錯誤的概率也較高，工作的重復(fù)性也較高，企業(yè)文書檔案管理工作效率非常低。大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文書檔案的信息管理，有效的避免了上述弊端，在檔案管理工作中，主要采用計算機作為信息的載體，把紙質(zhì)的檔案信息進行數(shù)字化處理，以電子檔案的形式進行存儲。不但提高了工作效率。而且是檔案信息保存的更加完整、準確，便于管理與查閱。

2.2 企業(yè)文書檔案的的網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)文書檔案的信息化管理中，計算機進行聯(lián)網(wǎng)處理，形成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理方式，在數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，對不同地區(qū)，不同類型的海量數(shù)據(jù)信息進行網(wǎng)絡(luò)化分析，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速查詢，形成數(shù)據(jù)信息資源的共享。[1]通過網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠快速對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)查閱、分類、儲存、復(fù)制等等，進一步提高了企業(yè)文書檔案的管理效率。

2.3 企業(yè)文書檔案的安全化管理

隨著企業(yè)文書檔案的信息化管理不斷進步，網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)成為重要管理方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的一個重要問題就是檔案的安全問題，因此，要加強企業(yè)文書檔案的安全化管理。首先，要加強安全保護管理工作，避免工作人員操作上的錯誤，及時維護相關(guān)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)，保證其運行的安全性。避免由于計算機病毒或者非法黑客的惡意損害，造成的信息數(shù)據(jù)丟失或者受損，營造安全的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境。其次，做好保密工作，對于重要文書檔案，要進行保密程序設(shè)置，采取保密管理措施，在文書檔案管理上要根據(jù)文書檔案的重要程度，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。

3 大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析

3.1 提供大量有價值的企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，通過對企業(yè)文書檔案進行信息化管理，主要是對有價值的我問幫你數(shù)檔案進行收集、整理、錄入、儲存，最終形成完整的檔案信息資源，為相關(guān)用戶服務(wù)。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行快速處理，并且保證了數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量與完整性。[2]保證了在一定時間內(nèi)，對不同類型、不同價值的文書檔案進行有效處理，信息量增加，信息質(zhì)量提高，信息價值增大，建設(shè)成為一個完整的、高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)和相關(guān)用戶提供可靠的信息資源。

3.2 加工處理企業(yè)文書檔案

在大數(shù)據(jù)背景下，對企業(yè)文書檔案進行合理的加工處理，主要是指文書檔案的檢索，提高文書檔案的準確定性，保證文書檔案的完整性。首先，要選擇科學(xué)合理的信息數(shù)據(jù)檢索方式，對企業(yè)文書檔案的類型、內(nèi)容、級別等情況進行確定。其次，要分類歸檔，企業(yè)文書檔案涉及到內(nèi)容非常繁多，類別也是多種多樣，在歸檔過程中，要根據(jù)不同類型進行分類歸檔，如：會以、活動、業(yè)務(wù)等等。歸檔后，形成完整的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫，用戶能夠根據(jù)不同的檢索關(guān)鍵詞迅速查找到想要查閱的資料。最后，就是完成數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)鏈接。通過局域網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)，專用網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)形式，對企業(yè)文書檔案進行網(wǎng)絡(luò)鏈接，形成資源共享平臺。

3.3 提供便捷的信息服務(wù)

企業(yè)文書檔案最終是要服務(wù)于客戶的，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，通過利用企業(yè)文書檔案的信息化，提高信息服務(wù)的質(zhì)量與水平，為用戶提供不同需要，不同類型的有價值的檔案資源，體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)的特色。[3]通過采用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信、視頻等多種信息傳輸方式，方便用戶對檔案信息的查詢與利用。通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息資源共享平臺，實現(xiàn)文書檔案的開放式服務(wù)，利用企業(yè)文書檔案資源，有針對性的為用戶提供企業(yè)、產(chǎn)品、服務(wù)等方面的信息，有針對性的滿足企業(yè)與用戶的真實需要，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量與效率。

4 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用，是社會發(fā)展的必然趨勢，更是客觀需要。通過采用大數(shù)據(jù)，對企業(yè)文書檔案進行科學(xué)管理，有效的提高了檔案管理的效率，提高了信息資源的完整性、可靠性與參考價值。同時，增加了數(shù)據(jù)的類型與數(shù)量，極大的滿足了用戶的不同需求，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量。

[1]庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技,2013(9):50～51.

[2]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案,2016(5):22～23.

[3]劉曙.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].商業(yè)故事,2016(8):28～29.