離退休工作檔案管理問題與對(duì)策

張松令

(黑龍江省大慶市龍鳳區(qū)離退休職工管理辦公室，黑龍江 大慶 163711)

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離退休工作檔案管理問題與對(duì)策

張松令

(黑龍江省大慶市龍鳳區(qū)離退休職工管理辦公室，黑龍江 大慶 163711)

我國事業(yè)單位改革不斷深入，離退休人員的隊(duì)伍也在不斷壯大，社會(huì)老齡化問題越來越突出。離退休人員檔案管理是保障其權(quán)益的前提和基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案管理效率低、管理成本大、差錯(cuò)率高，不利于檔案管理的規(guī)模化發(fā)展，檔案管理方式受網(wǎng)絡(luò)化信息的影響，也在不斷發(fā)生變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已無法滿足社會(huì)需求。針對(duì)離退休工作檔案管理存在的問題進(jìn)行研究，提出有效的發(fā)展策略，應(yīng)改變傳統(tǒng)管理方式，探索人事檔案管理的新模式，積極構(gòu)建事業(yè)單位退休人員社會(huì)化管理服務(wù)平臺(tái)，促進(jìn)相關(guān)工作的發(fā)展，引導(dǎo)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，推進(jìn)離退休工作檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。

離退休工作；檔案管理；問題；對(duì)策

我國社會(huì)發(fā)展迅速，離退休人員管理工作成為一個(gè)重要問題，與此相關(guān)的事業(yè)單位離退休人員的檔案管理問題也日益突出。離退休人員檔案管理是整個(gè)檔案體系中的重要組成部分，目前，我國離退休人員檔案的建立與管理存在很多問題。檔案管理方式受網(wǎng)絡(luò)化信息的影響，也在不斷發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案管理效率低、管理成本大、差錯(cuò)率高，不利于檔案管理的規(guī)?；l(fā)展，檔案管理信息化工作面臨著不少挑戰(zhàn)，離退體人員檔案管理情況復(fù)雜，還有很多問題亟待解決。本文對(duì)社會(huì)化管理形勢(shì)下離退休人員的檔案管理工作進(jìn)行探討，就離退休人員檔案的建立與管理工作提出有效措施，以解決檔案管理難題，建立完善的離退休人員檔案管理體系。

1 離退休工作檔案管理存在的問題

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在弊端

離退休人員檔案管理比較復(fù)雜，其中很多檔案都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案載體的保護(hù)，但對(duì)檔案工作環(huán)境要求比較高，檔案材料容易受外界環(huán)境的影響，在長期的保存過程中容易發(fā)生變質(zhì)問題。紙質(zhì)檔案保存過程存在缺陷，管理成本比較高，而離退休人員檔案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，這給離退休人員的檔案管理帶來了很大困擾。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案材料缺失

檔案設(shè)備差、保管條件差，導(dǎo)致離退休人員檔案材料欠缺。社會(huì)保障部門調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，離退休人員檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，達(dá)不到現(xiàn)代檔案建設(shè)管理要求。工作環(huán)境非常簡(jiǎn)陋，甚至缺少存放檔案資料的庫房，檔案資料散放在辦公室，沒有采取有效的措施防火、防水，檔案資料容易毀損，容易發(fā)生資料殘缺不全的問題。退休后增加養(yǎng)老保險(xiǎn)金的情況沒有同步完善，給查詢與檢索增加了難度。另外，一些破產(chǎn)企業(yè)的離退休人員人事檔案無專人保管，社區(qū)管理由于檔案數(shù)量少，很難形成整體規(guī)模，沒有檔案的“八防”措施和安全保證。

1.3 社會(huì)化管理制度不健全

在管理實(shí)踐中，缺乏科學(xué)有效的管理機(jī)制，沒有相應(yīng)的管理制度保障離退休人員的合法權(quán)益。很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，但只是形式上的移交，未能及時(shí)將參保資料和退休檔案交給社保機(jī)構(gòu)管理。由于地區(qū)之間存在差異性，有些不發(fā)達(dá)地區(qū)并沒有實(shí)質(zhì)的管理服務(wù)內(nèi)容，導(dǎo)致離退休人員檔案出現(xiàn)多頭管理問題，沒有發(fā)揮保障作用，不利于準(zhǔn)確把握信息。

1.4 工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

目前，離退休人員檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的局面，工作人員素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)也不足。一些社區(qū)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人員的重視度低，對(duì)于離退休人員的檔案管理工作比較懈怠，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，很難滿足離退休人員檔案建設(shè)需要。

2 解決離退休檔案管理問題的對(duì)策

第一，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。信息管理系統(tǒng)為離退休人員檔案管理提供了有效的措施和手段，應(yīng)大力開展檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步節(jié)省成本、提高效率。電子檔案有著廣闊的發(fā)展前景，應(yīng)不斷完善、優(yōu)化、修復(fù)、保護(hù)傳統(tǒng)檔案，確保檔案信息的安全。在紙質(zhì)檔案的保護(hù)過程中，應(yīng)重視檔案信息的完整性。電子檔案管理降低了人力成本，依賴軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)檔案管理的真實(shí)模擬，應(yīng)完善信息系統(tǒng)，增加功能設(shè)計(jì)，提升檔案管理技術(shù)水平。應(yīng)正確處理離退休人員紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，電子檔案可為紙質(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案能夠彌補(bǔ)電子檔案管理中的不足，有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實(shí)性。

第二，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，安排專人負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。大力加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的資金投入，解決基本的經(jīng)費(fèi)問題。財(cái)政部門應(yīng)積極配合，給予資金支持，協(xié)調(diào)事業(yè)單位發(fā)展，開發(fā)多種多渠道籌措資金，從根本完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充分利用社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的資源優(yōu)勢(shì)，建立事業(yè)單位退休人員檔案管理中心，加強(qiáng)對(duì)離退休人員檔案信息的管理。將分散的離退休人員檔案資料統(tǒng)一集中管理，按現(xiàn)代化的管理標(biāo)準(zhǔn)建立庫房，強(qiáng)化檔案入庫管理，安排專人負(fù)責(zé)，配備基本的檔案管理設(shè)備和溫度控制器。充分利用信息技術(shù)，將離退休人員的個(gè)人信息輸入電腦，提升查詢和管理效率，確保管理系統(tǒng)中的信息真實(shí)、有效。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理系統(tǒng)，為離退休人員社會(huì)化管理提供綠色通道。

第三，完善離退休人員檔案管理制度，采取保障措施，建立健全管理機(jī)制。行政部門應(yīng)加大監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)離退休人員工作檔案的管理。一套完整的管理機(jī)制對(duì)檔案工作有著重要的保障作用，應(yīng)堅(jiān)持依法治檔，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，明確管理職責(zé)，嚴(yán)格維護(hù)工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。各部門應(yīng)相互配合，規(guī)范退休人員檔案移交工作，建立健全的管理機(jī)制。

第四，全面提升人員素質(zhì)，建立專業(yè)的離退休人員檔案管理隊(duì)伍。應(yīng)面向社會(huì)公開招聘檔案管理人員，從系統(tǒng)內(nèi)選聘責(zé)任心強(qiáng)、水平高的專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，從工作水平和服務(wù)意識(shí)兩方面入手，做好崗前培訓(xùn)工作，全方位提升檔案管理工作的服務(wù)能力。

3 結(jié)語

事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作是社會(huì)化管理工作的基礎(chǔ)，我們應(yīng)重視對(duì)離退休人員基本生活權(quán)益的保障，加快完善事業(yè)單位離退休人員的檔案管理工作，依法保障離退休人員的合法權(quán)益，努力構(gòu)建退休人員社會(huì)化管理服務(wù)平臺(tái)，建立健全管理機(jī)制，突出以人為本的工作理念，加強(qiáng)管理工作的法制建設(shè)。我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過程，要發(fā)揮檔案信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化管理，就要合理調(diào)整、平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，推進(jìn)電子檔案的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位與社區(qū)之間的資源共享，提高檔案管理和檢索的效率、水平，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，更好地服務(wù)于離退休老年人，為和諧社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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Problems and countermeasures of retirement file management

ZHANG Song-ling

(Department of Retirement Management, Longfeng District, Daqing City, Heilongjiang Province, Daqing 163711, China)

The reform of public institutions in our country has been deepening, and the ranks of retirees have been growing, and the problem of social aging has become more and more prominent. The management of retired personnel is the prerequisite and basis for the protection of their rights and interests. The traditional file management efficiency is low, the management cost is large, and the error rate is high, which is not conducive to the large-scale development of archives management. The file management mode is influenced by the network information, and the traditional personnel file management system has been unable to meet the needs of society. This paper studies the problems existing in the management of retired files, puts forward the effective development strategy on changing traditional management mode, exploring new mode of personnel file management, actively building social management service platform of retirees, promoting the development of related work and scientific construction of retired file management.

Retired work; File management; Problem; Countermeasure

2017-01-20

張松令(1973-)，女，本科，檔案管理中級(jí)。

G647

A

1674-8646(2017)07-0086-02