信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

韓曉維

天津開發(fā)區(qū)建設(shè)工程試驗(yàn)中心

信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

韓曉維

天津開發(fā)區(qū)建設(shè)工程試驗(yàn)中心

在信息時(shí)代下，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在人們的生活和工作中得到了廣泛的應(yīng)用，為人們的生活和工作帶來了很大的便捷。信息時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理也造成了巨大的沖擊，同傳統(tǒng)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)新時(shí)期的要求，檔案管理過程中也應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，樹立新的管理理念，提高檔案的信息化建設(shè)。

信息時(shí)代；檔案管理；對(duì)策

1 引言

檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜和系統(tǒng)的工作，工作量非常大，在我國(guó)科技水平和社會(huì)水平不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理手段和理念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段的需求，因此，檔案管理也應(yīng)該充分采用信息化技術(shù)。但是由于我國(guó)檔案的信息化管理發(fā)展時(shí)間比較短，因此在檔案管理工作中還存在著許多問題，制約著檔案管理的發(fā)展。

2 信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題

2.1 信息化管理水平有待提高

在信息時(shí)代，要對(duì)檔案管理采用信息化管理，要求管理人員掌握一定的信息化管理水平，但是從目前的情況來看，我國(guó)不同地區(qū)和不同領(lǐng)域的信息化管理水平發(fā)展不平衡，使用的管理系統(tǒng)軟件也還未統(tǒng)一。在計(jì)算機(jī)的使用中，不同的單位存在著一定的差異，一些先進(jìn)的單位采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)比較先進(jìn)，因此檔案管理水平也比較先進(jìn)，但是還有大部分的檔案管理單位，對(duì)于檔案管理的方式還停留在比較落后的階段，一些單位雖然配置了計(jì)算機(jī)，但是在實(shí)際管理過程中流于形式。此外，不同的檔案管理部門使用的檔案管理軟件也不相同，使用的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)也不相同，普遍而言，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)還比較落后，使用過程非常繁雜，自動(dòng)化程度不高，無論是對(duì)于數(shù)據(jù)庫的錄入還是數(shù)據(jù)的核查都非常繁瑣，依然要消耗大量的時(shí)間和人力。

2.2 檔案信息管理存在保密問題

檔案管理是一項(xiàng)非常重要的作用，很多檔案都涉及到一些保密文件，因此在檔案管理過程中，應(yīng)該做好保密工作。但是從實(shí)際的情況來看，檔案管理的保密性還有待加強(qiáng)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的手動(dòng)管理變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理具有多方面的優(yōu)勢(shì)，減輕了工作量，優(yōu)化了工作流程，但是同時(shí)也體現(xiàn)出一定的安全問題，存在著各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的漏洞，一些不法分子可以對(duì)檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行毀壞和改正，使檔案的真實(shí)性得不到保證。另外，在檔案管理的過程中，涉及到的數(shù)據(jù)分類非常復(fù)雜，如果遇到計(jì)算機(jī)死機(jī)或者癱瘓的問題，可能會(huì)對(duì)原始數(shù)據(jù)造成毀壞。

2.3 檔案信息化管理夠不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

在檔案的信息化管理過程中，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化至關(guān)重要，但是從實(shí)際情況來看，在檔案管理過程中還不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)際檔案管理的過程中，由于不同檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不夠統(tǒng)一，使用的檔案管理信息系統(tǒng)也不盡相同，形成了明顯的層次劃分，導(dǎo)致檔案信息化管理不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案服務(wù)質(zhì)量下降，不能滿足檔案信息資源共享的要求。另外，由于檔案目錄的細(xì)則沒有統(tǒng)一，不夠兼容，歷史遺留問題以及系統(tǒng)可移植性較差，引發(fā)檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)情況。從目前情況來看，并沒有形成統(tǒng)一的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，只有專業(yè)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息管理的規(guī)范化比較滯后。

3 信息時(shí)代檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

3.1 加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)

信息時(shí)代檔案管理部門也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的高效分享。首先，針對(duì)檔案管理中原始數(shù)據(jù)錄入困難的問題，檔案管理部門應(yīng)該建立檔案錄入工作的自動(dòng)化體系，實(shí)現(xiàn)檔案原始數(shù)據(jù)的錄入、處理自動(dòng)化，不斷提高檔案管理的效率，實(shí)行檔案管理工作的一體化，才能真正發(fā)揮檔案管理的作用，讓檔案信息能夠在不同的單位進(jìn)行信息共享和高效傳播。在檔案信息資源的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，針對(duì)不同的檔案文件，應(yīng)該根據(jù)其內(nèi)容的不同進(jìn)行分類管理。對(duì)于文字檔案，還應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為圖像或者文字、圖像相結(jié)合的形式，實(shí)現(xiàn)檔案文件的多元化，使檔案以更生動(dòng)的形式存在。另外，還應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流和共享，提高檔案信息的利用效率。

3.2 建立完善的檔案信息安全體系

針對(duì)檔案信息管理的保密性特征，在進(jìn)行檔案的信息化管理時(shí)，還應(yīng)該不斷提高檔案管理的安全性，建立完善的檔案信息安全體系。檔案管理對(duì)于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展以及個(gè)人的發(fā)展均具有非常重要的作用，檔案信息的種類非常多樣，包含了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、政治數(shù)據(jù)和文化建設(shè)等數(shù)據(jù)。在信息時(shí)代，雖然檔案的信息化建設(shè)在不斷加快，但是同時(shí)也暴露出來很多問題，其中安全性問題引起了人們的高度重視。為了加強(qiáng)檔案信息管理的安全性，必須要建立檔案信息安全保障體系，保障檔案信息的存儲(chǔ)安全和應(yīng)用安全。首先是對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)，應(yīng)該保證存儲(chǔ)環(huán)境的安全，對(duì)于檔案信息的調(diào)用，應(yīng)該由專門的人員負(fù)責(zé)，并做好保密工作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的秘密性，避免信息外露。

3.3 建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時(shí)代，檔案管理單位為了提高檔案管理水平，已經(jīng)積極使用信息管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理。從檔案管理自身的性質(zhì)來看，檔案管理最基本的要求就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在檔案的管理過程中，應(yīng)該建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行快速傳遞，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。建立了一個(gè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫之后，還應(yīng)該做好后期的維護(hù)工作和運(yùn)營(yíng)工作，以保證檔案信息化管理的數(shù)據(jù)信息安全和完整。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，使其掌握較高的信息管理水平，提高檔案信息管理的效率和能力。

4 結(jié)語

在信息時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化管理，首先加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，建立完善的檔案信息安全體系和檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息管理的安全性和規(guī)范性，提高檔案信息管理的質(zhì)量。

[1]高巍.信息時(shí)代檔案管理工作問題及對(duì)策探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2016(25):67～68.

[2]孫麗.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(20):129.

[3]柳青,董娟,林雪.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].中國(guó)成人教育,2005(4):45～46.

[4]徐曉琴.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技廣場(chǎng),2009(2):55～57.