新形勢下農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議

焦銀珠，肖 紅，郝 楠，鐘 鵬，劉春妍

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧沈陽 110161）

新形勢下農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議

焦銀珠，肖 紅，郝 楠，鐘 鵬，劉春妍

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧沈陽 110161）

伴隨全國性干部人事檔案審核工作開展，人事檔案管理將面臨著新的問題及挑戰(zhàn)。本文對農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理水平、管理設(shè)施、材料覆蓋面等方面存在的問題進行了分析，并提出了新形勢下做好人事檔案管理的相關(guān)對策，對人事檔案管理具有一定的實際意義。

人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是記載個人經(jīng)歷，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，在人才培養(yǎng)過程中具有重要作用，與個人工資待遇、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘等息息相關(guān)，同時在個人調(diào)動、養(yǎng)老保險、退休辦理等過程中也起著憑證、依據(jù)和參考的作用。為促進農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，完善黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用制度，加強農(nóng)業(yè)科研單位人才隊伍建設(shè)、提高人才培養(yǎng)機制，推進農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進程，新形勢下如何做好人事檔案管理，提高人事檔案管理水平是目前農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理面臨的一個重要問題。

1 農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理目前存在的問題

1.1 管理力量不足，管理水平相對較低

人事檔案工作是一項保密性非常強的工作，在檔案管理實際工作中，很多農(nóng)業(yè)科研單位都是由人事部門的一名兼職工作人員擔(dān)當(dāng)檔案管理員，既管理人事檔案同時又兼任其他工作，不能全身心投入到人事檔案管理工作中，也不能在繁忙工作中付諸一定的時間進行提高人事檔案管理的思考與創(chuàng)新。大部分人事檔案管理人員不是檔案專業(yè)人員，也沒經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)水平不高，操作技能不強，對人事檔案的管理造成了不利影響［1］。

1.2 檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不合理，檔案存儲設(shè)備陳舊

很多農(nóng)業(yè)科研單位無專門閱覽室，而是以辦公室代替閱覽室，使用時將人事檔案從檔案室拿到辦公室，而辦公室流動人員通常較多，存在一定的安全隱患。有些檔案室沒有配備專用的電腦及打印機，辦公和人事檔案管理共用一個電腦，也容易造成人事檔案信息的泄露?，F(xiàn)行檔案存放設(shè)備大部分仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的對開門鐵皮柜，由于是外開柜門，多行排放必須預(yù)留固定外開空間，無形中造成大量空間浪費。

1.3 檔案材料覆蓋面窄，檔案內(nèi)容不能與時俱進

人事檔案第一類為履歷材料，但在實際檔案管理中只有《干部履歷表》，沒有“工勤履歷表”。目前很多農(nóng)業(yè)科研單位不僅有干部崗位，還有工勤崗位，在工勤人事檔案中常見的材料為《職工登記表》，該表格信息量少不能完全體現(xiàn)職工及家庭的基本情況。在某些特殊應(yīng)用，如公證辦理遺產(chǎn)繼承、戶口遷移等特殊情況下無法提供有效的證明。在人事檔案管理中很多單位過多注重干部檔案管理，忽視工勤檔案管理，致使工勤檔案材料不全，直接影響到工勤人員工作年限確認(rèn)及工勤技術(shù)等級晉升與聘用，有的甚至造成無法確認(rèn)其正式工人身份時間，致使達(dá)到法定退休年齡影響退休辦理。

1.4 缺乏檔案重要性認(rèn)知度，檔案材料歸檔不及時

對于非檔案管理人員來說，檔案是一個很神秘的材料，個人對人事檔案所包含材料并不是很清楚。目前各農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位參加在職繼續(xù)教育的人很多，一些人認(rèn)為有了畢業(yè)證和學(xué)位證就是學(xué)歷、學(xué)位的證明，卻不知學(xué)籍檔案應(yīng)該歸入本人檔案?，F(xiàn)實中存在個別人員將學(xué)籍檔案材料當(dāng)成個人材料存放情況，只有檔案管理部門向本人收集才歸檔；也存在個別學(xué)校不及時傳遞學(xué)籍檔案導(dǎo)致學(xué)籍檔案在學(xué)校放置多年的情況。這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案材料歸檔不及時或者丟失，對檔案完整性、檔案管理部門的管理及個人學(xué)籍信息更新都造成很多不利的影響。

1.5 檔案信息化程度不高，工作效率低

人事檔案在管理中過度注重其保密性，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化程度低，在現(xiàn)實管理中查檔工作都會使人事檔案造成反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給人事檔案帶來管理上的困擾。同時在實際檔案管理中還采用傳統(tǒng)簡單電子表格對人員信息進行簡單記錄，缺乏常用信息，存在人員信息更新不及時現(xiàn)象。缺少系統(tǒng)性的人事檔案信息管理系統(tǒng)，查詢、使用檔案不方便，科學(xué)合理管理檔案受到局限。檔案信息化程度不高，已經(jīng)影響到檔案管理人員的工作開展。

1.6 人事檔案利用率低，與干部選拔任用、農(nóng)業(yè)科研人才隊伍建設(shè)工作脫節(jié)

很多農(nóng)業(yè)科研單位將重心工作放在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究，注重農(nóng)業(yè)科研項目進展而忽視人事檔案利用，造成本單位人事檔案管理只是機械性收集、裝訂、錄入、保管等工作，導(dǎo)致人事檔案工作被邊緣化，人事檔案利用程度低，與本單位干部選拔任用、農(nóng)業(yè)科研人才隊伍建設(shè)及不能有機結(jié)合。

2 農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理的對策建議

2.1 強化人事檔案日常管理，完善人事檔案管理機制

人事檔案具有唯一、不可彌補等特性，在日常管理工作中一定要切實做到日常管理規(guī)范化、原則化，切實做好人事檔案的管理、保密，確保檔案材料完整性。按照《人事檔案工作條例》管理規(guī)定，以實際工作為基礎(chǔ)，因地制宜，制定符合農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理制度，并在工作中不斷完善人事檔案管理機制。

2.2 加強檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，提高人事檔案管理水平

人事檔案管理工作的專業(yè)性、技術(shù)性、政策性都很強，不但關(guān)乎國家利益，還關(guān)乎個人的切身利益，這就需要檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德，還要擁有專業(yè)的技能［2］。同時，要做好人事檔案管理工作還必須具備耐心、細(xì)心的品質(zhì)和長期從事枯燥乏味檔案案卷整理的工作態(tài)度。一要嚴(yán)格把關(guān)農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理人員選擇，要選擇政治素養(yǎng)高、事業(yè)心強、業(yè)務(wù)能力水平高的人員擔(dān)任檔案管理人員。二要做好人事檔案人員老帶新檔案交接過程培養(yǎng)，加快檔案人員自己本職崗位認(rèn)知度，及早進入工作狀態(tài)。三要加強人事檔案人員的定期培訓(xùn)，使檔案人員能夠與時俱進，開拓視野，增強檔案管理工作創(chuàng)新意識，提高檔案管理水平。

2.3 改善人事檔案管理設(shè)施，增強人事檔案安全性

合理安置人事檔案室、閱覽室和檔案管理人員辦公室位置，設(shè)置集三室于一體的“三位一體”多功能檔案室，檔案室與閱覽室相鄰，檔案室、閱覽室、辦公室分別有獨立門，配備專用電腦、打印機等辦公設(shè)備，既增加了人事檔案的安全性，又增強了檔案室的防盜功能。舍棄傳統(tǒng)推開門鐵皮檔案柜，采用目前流行的多節(jié)多聯(lián)密集檔案柜，通過合理布局，高度提高利用空間，用手搖或電動方式移動各列存取，省時省力，檔案存儲位置一目了然，有效提高檔案查找效率。

2.4 結(jié)合檔案實際應(yīng)用，與時俱進完善相關(guān)表格

人事檔案紙張完成了從16開到A4的改變及檔案材料相對集中排序是人事檔案歷史上一個重要的里程碑，提高了人事檔案的管理效率，極大減少了檔案管理人員的工作量。在農(nóng)業(yè)科研單位聘用制崗位管理中，工勤和干部崗位只是代表崗位的不同，兩種崗位人員的檔案同樣重要?，F(xiàn)行《干部履歷表》為1999年制，管理部門應(yīng)盡快設(shè)計出更符合實際應(yīng)用的履歷表、登記表等相關(guān)表格，促進不同崗位人事檔案同一管理，使人事檔案的信息更加完善。目前在人事檔案中能直接體現(xiàn)人員去世信息的就是“生平”，但在實際工作中，并不是所有的檔案都有“生平”，建議將能體現(xiàn)去世時間的材料（如死亡證明）也納入檔案材料中，這樣即體現(xiàn)了檔案的完整性，也有利于辦理繼承等公證查檔工作。

2.5 注重人事檔案工作宣傳力度，促進檔案材料完整性

加大力度普及非檔案管理人員對人事檔案的認(rèn)知程度，促進相關(guān)信息更新。相對于檔案管理部門，檔案材料收集應(yīng)由檔案管理部門根據(jù)《人事檔案工作條例》及本單位人事檔案的特點有針對性的列出需歸檔材料目錄，對所有農(nóng)業(yè)科研人員普及檔案材料收集范圍，促進檔案材料收集。同時，將收到的單頁檔案材料應(yīng)及時歸入本人檔案，并做好目錄更新，如收到大量的年度考核表、工資變動表等檔案材料不能馬上歸檔也應(yīng)妥善管理，做好標(biāo)記，盡快歸檔，避免時間過長遺忘或造成檔案材料積壓情況。收到的整卷人事檔案有時會遇到檔案重要材料不全的現(xiàn)象，一定要及時向檔案原單位查詢，及時完善，如遇特殊情況無法完善，告知本人并妥善記錄，以供后續(xù)管理檔案人員知曉，否則會導(dǎo)致檔案材料遺失單位混亂，給檔案管理造成不必要的麻煩。

2.6 改進人事檔案管理方式，加快信息化建設(shè)

在信息化社會中，信息資源逐漸成為社會經(jīng)濟活動中必不可少的戰(zhàn)略資源 ，人事檔案是個人成長的重要信息資源，它是人力資源管理的重要組成部分，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是時代發(fā)展的應(yīng)然取向［3］。優(yōu)化人事檔案信息管理是提高人事檔案管理效率、實現(xiàn)資源共享的客觀要求［4］。人事檔案信息化，能夠促進人事檔案信息的更新，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，讓人事檔案信息的采集與提供利用更加準(zhǔn)確、全面、快捷。在使用查閱檔案時，可以直接查閱信息化的人事檔案，如果不能解決問題才需要進一步查閱紙質(zhì)檔案，即提高了查閱效率，對紙質(zhì)人事檔案也是一個保護過程。

2.7 加強人事檔案多元化利用，促進干部選拔任用與農(nóng)業(yè)科研單位人才隊伍培養(yǎng)

農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案涵蓋了一個人的基本信息、學(xué)歷程度、農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域研究成果等信息，是干部選拔任用和發(fā)現(xiàn)人才、有目的性的培養(yǎng)人才、使用人才的強有力保證。在干部選拔任用與人才培養(yǎng)中，做到實際查閱檔案與考察有機結(jié)合，明確“三齡兩歷一身份”，才能充分客觀地對人才做出全面、準(zhǔn)確的評價。做好農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作，是完善干部選拔任用、促進人事人才工作的一項重要舉策，能夠更好地將人才和崗位進行優(yōu)化配置，從而為農(nóng)業(yè)科研單位干部隊伍建設(shè)、人才可持續(xù)發(fā)展、農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新提供有力保障。

［1］ 李海山，張鳳蓮，譚鑫，等．談農(nóng)業(yè)科研單位干部人事檔案管理工作［J］．河北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2010，14（9）：166～167．

［2］ 朱鳳智．人事檔案利用存在的問題和解決對策［J］．科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（8）：269．

［3］ 張雨薇，李鋒．人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析［J］．科協(xié)論壇，2013（3）：98．

［4］ 徐紅培．醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考［J］．檔案與建設(shè)，2015（12）：85～86．

The Problems and Countermeasures of Personnel Files Management in Agricultural Scientific Research Units under New Circumstances

JIAO Yin-zhu，XIAO Hong，HAO Nan，ZHONG Peng，LIU Chun-yan

（Liaoning Academy of Agricultural Sciences，Shenyang，Liaoning 110161）

W ith the development of the national check on personnel files，personnel filesmanagement is faced with new problems and challenges．This article analyses the problem of personnel filesmanagement，including the level ofmanagement，themanagement facilities and the scope of personnel files in agricultural scientific research units，and suggests the countermeasures of personnel filesmanagement under new circumstances．It has important practical value to the management of personnel files．

Personnel filesmanagement；Problems；Countermeasures

G275．9

B

1002-1728（2017）02-0047-03

10．3969／j．issn．1002-1728．2017．02．011

2017-04-01

焦銀珠（1981-），女，助理研究員，主要從事人事人才工作。通訊作者：肖紅（1968-），女，研究員，主要從事人事人才工作。