淺談交通系統(tǒng)檔案管理的智能化發(fā)展

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處，哈爾濱 150001 )

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淺談交通系統(tǒng)檔案管理的智能化發(fā)展

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處，哈爾濱 150001 )

隨著我國各省市公路的飛速發(fā)展，交通系統(tǒng)工程建設的檔案規(guī)模也在不斷擴大，檔案的種類有了極大的增加，檔案信息量也隨之不斷增長，之前傳統(tǒng)的交通系統(tǒng)檔案管理模式已經無法匹配現(xiàn)階段檔案管理的真實需求，這就需要設計人員開發(fā)出一套先進的、智能化的檔案管理模式來提升我國交通系統(tǒng)的檔案管理水平。

交通系統(tǒng)；檔案管理；智能化發(fā)展；優(yōu)勢；做法

本文主要以交通系統(tǒng)檔案管理的智能化發(fā)展進行分析，闡述了之前檔案管理中存在的一些問題，提出了智能化檔案管理的優(yōu)勢以及開展智能化檔案管理的具體做法。

1 傳統(tǒng)交通系統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1 檔案編輯流程繁瑣

在我國交通系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案信息都是由人工撰寫檔案盒上的相關信息，在填好信息之后，再把檔案進行封袋處理，最后也是通過人工的方式來抄寫檔案目錄。這種人工操作的方式不僅浪費人力物力，而且整個檔案的編輯流程太過繁瑣，這也就導致很多的檔案在接收到館之后，都是被堆放在一旁，沒有做到及時上架。并不是說不去處理這些檔案，而是說沒有多余的時間去整理這些檔案，這都是傳統(tǒng)檔案編輯流程影響造成的。

1.2 檔案存放秩序混亂

當前我國交通系統(tǒng)的檔案基本上都是紙質的，雖然說檔案在存放的時候都會按照資料性質的不同而進行分類存放，但是在檔案的存取過程中，很多時候由于人為操作上的疏忽，檔案存放難免會出現(xiàn)混亂的情況，而在檔案較多的狀態(tài)下，檔案存放沒有順序的現(xiàn)象是經常發(fā)生的，這也就給借閱人查找自己想要的資料帶來了極大的不便。有時很長時間也找不到自己想要查詢的檔案信息。還會出現(xiàn)時間浪費掉，工作還沒有完成的情況。

1.3 檔案操作不合理

這一點主要體現(xiàn)在盤點操作上，我國交通系統(tǒng)的檔案材料都是封裝在檔案盒當中，工作人員在盤點檔案的時候一般的做法就是清點檔案盒的數量。如果說要拆開檔案盒進行盤點，那么整個檔案盤點的工作量至少會增加五倍，那將是一項異常龐大的耗時且復雜的工程。

1.4 檔案查閱耗時長

這一點與檔案規(guī)模的不斷增加有很大關系，借閱人想要查找某一個檔案信息的時候，一般的做法都是先由檔案管理人員找到存放借閱人想要查找的類型檔案庫區(qū)。如果此時檔案在最開始存取的時候沒有按照規(guī)定擺放，那么此時查找起來就會浪費大量的時間和精力，此時的檔案價值就會被逐漸降低。

1.5 檔案管理滯后

在交通系統(tǒng)的檔案管理中，檔案也分為有效檔案和無效檔案。有效檔案主要是指在有效期限內，其數據信息對于整個交通系統(tǒng)來說存在重大價值的檔案。而無效檔案就是超出了有效期限的檔案，一般對無效檔案的處理方法就是在經過專業(yè)人員對其進行鑒定之后在銷毀，以其達到減少庫存的目的。但是由于我國的交通系統(tǒng)檔案管理始終是沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就造成在檔案庫中會發(fā)現(xiàn)很多已經過了保存期限的檔案與有效檔案一起放在架子上，這樣一來整個檔案庫的檔案就會有很多冗雜的檔案信息，這也給檔案管理工作帶來了巨大的負擔。

1.6 檔案存放環(huán)境差

在我國的交通系統(tǒng)檔案管理中，除了上述問題以外，存放檔案的庫房環(huán)境也不是很好，檔案是一種不可再生的資源，它對于我國交通系統(tǒng)的發(fā)展起著至關重要的作用，我們有必要讓檔案資料保存的時間更長久一些，失效檔案除外。因此，當前擺在交通系統(tǒng)檔案管理中的一個最大的問題就是如何長時間的保存檔案信息。

2 交通系統(tǒng)檔案智能化管理優(yōu)勢分析

2.1 實現(xiàn)了檔案信息共享

建設智能化的檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的檔案自動化相比有一個最大的區(qū)別就是，智能化檔案管理系統(tǒng)有效利用了數據庫和網絡的開放接口，真正做到了跨系統(tǒng)甚至跨部門的信息資源共享。研究人員在已有的檔案管理系統(tǒng)基礎上，通過建設智能化的檔案管理系統(tǒng)，以交通系統(tǒng)內容的通信網絡為依托，因此交通管理部門要針對檔案管理，充分發(fā)揮檔案信息在交通工程養(yǎng)護以及日常管理工作中的信息支撐作用。

2.2 創(chuàng)建智能檔案庫房

這一檔案庫房的建立，主要是為了延長交通系統(tǒng)檔案的壽命，由于檔案基本上都是紙質形式的，因此檔案的防蟲防霉等都是與庫房的溫度濕度相關。如果檔案庫房的溫度和濕度沒有達到延長檔案壽命的標準，那么檔案就會出現(xiàn)損壞，研究人員充分認識到了這一點，及時的調節(jié)檔案庫房的溫度和濕度，使其能夠達到延長檔案壽命的標準，并實現(xiàn)對檔案庫房溫度濕度的監(jiān)督、記錄的自動化管理。

2.3 實現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)的互相連接

當前我國的交通系統(tǒng)檔案信息資料都是由交通系統(tǒng)單獨保管的，這種管理模式雖然可以有效避免檔案信息的泄露，但是這種管理模式并不利于發(fā)揮檔案信息在科研工作中的服務作用，檔案信息資源在交通系統(tǒng)中的運用也就得不到真正的體現(xiàn)。研究人員通過創(chuàng)建智能化的檔案管理系統(tǒng)就很好的解決了這一問題。

3 交通系統(tǒng)智能檔案管理的具體實施

3.1 創(chuàng)建智能檔案管理中心

這一管理中心主要依托于檔案信息管理系統(tǒng)，管理人員可以登錄這一系統(tǒng)頁面來設置檔案的位置，像區(qū)位、列位，等等。除此之外，還要建立檔案地圖，這樣有助于實現(xiàn)檔案在管理系統(tǒng)中的圖形化定位，并且在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案盒與檔案標簽綁定程序，使其能夠建立一個一對一的對應檔案管理關系。當借閱人想要借閱檔案的時候，需要先到這一管理系統(tǒng)中進行用戶申請，在滿足申請的情況下才準許借閱，這樣也很好的實現(xiàn)了系統(tǒng)用戶與外部借閱用戶之間的管理。對于那些信譽不好的用戶，可以采取暫停用戶借閱等措施，實現(xiàn)交通系統(tǒng)檔案的規(guī)范化、科學化管理。

3.2 創(chuàng)建檔案庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)

這一系統(tǒng)的建立主要是為了保證檔案的壽命能夠得到延長，設計人員可以按照檔案庫房的實際面積在庫房內設置多個溫度、濕度傳感器，并通過遠程傳輸線纜將傳感器的結果傳輸檢測系統(tǒng)中，這樣就可以更加直觀的展示出整個檔案庫區(qū)的真實環(huán)境狀態(tài)。一旦發(fā)現(xiàn)傳感器的數值與檔案的保護標準數據有差別，就要及時的采取相應的保護措施來解決數值問題。要保證檔案庫房長期處于一個受保護的環(huán)境狀態(tài)，只有這樣才能夠真正的達到延長檔案壽命的目的。

3.3 創(chuàng)建檔案智能查閱中心

這一查閱中心的創(chuàng)建也是依托于智能化系統(tǒng)，可以通過這一系統(tǒng)對檔案信息進行實時的查詢，廣大用戶可以利用電子標簽等設備對檔案進行歸還檔案處理，而智能查閱系統(tǒng)還能夠自動的更改借閱信息，以方便其他用戶的檔案借閱。

4 結語

研究人員通過開發(fā)交通系統(tǒng)檔案管理智能化系統(tǒng)，促進了檔案管理的規(guī)范化和科學化，實現(xiàn)了檔案資源的共享，改變了傳統(tǒng)檔案管理人員的管理模式，減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，提升了交通系統(tǒng)檔案管理的整體水平。由此可見，檔案管理的智能化系統(tǒng)發(fā)展對我國交通系統(tǒng)檔案管理來說意義深遠。

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Discussion on intelligent development of archives management in traffic system

WANG Wen-jie

(Harbin Department of Heilongjiang Highway Administration, Harbin 150001, China)

With the rapid development of highway of Heilongjiang province, the scale of archives of traffic system construction has been expanded, the kind of archives has been greatly increased, and the amount of archival information has been increased. Traditional traffic system archives management model has been unable to match the real needs of the current stage of archives management, which requires designers to develop a set of advanced, intelligent archives management model to enhance the level of China′s transport system archives management.

Traffic system; Archives management; Intelligent development; Advantages; Practice

2016-12-06

王文杰(1971-)，女，本科，副高職。

G276

B

1674-8646(2017)03-0096-02