現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化設(shè)計(jì)

單紀(jì)輝

摘要：近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場競爭愈演愈烈。企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷提升自身管理和運(yùn)作水平，其中辦公室管理在企業(yè)的整體管理中十分關(guān)鍵。切實(shí)做好辦公室管理工作，可以幫助提升企業(yè)的內(nèi)部整體管理強(qiáng)度。文章在對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的潛在問題分析的基礎(chǔ)上，討論了對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化設(shè)計(jì)，希望可以對(duì)加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)整體管理提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：辦公室管理工作；現(xiàn)代企業(yè)；優(yōu)化設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）030-000-01

現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理具體是指企業(yè)內(nèi)部工作人員幫助管理層和決策者做出相應(yīng)的決策，進(jìn)而使其企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)得到有效的控制、執(zhí)行、運(yùn)營[1]。就整體層面來講，辦公室管理存在多個(gè)方面的價(jià)值作用；一是具有紐帶作用，可以促進(jìn)管理者與各個(gè)部門之間的交流與合作；其次是參謀作用，可以協(xié)助決策層做出相關(guān)活動(dòng)的重大決策；最后是具備協(xié)調(diào)作用，可以保證企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序開展，從而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中的主要問題

1.管理理念較為落后

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國外企業(yè)的管理理念對(duì)我國傳統(tǒng)的辦公室管理理念造成了一定的沖擊。在吸取了國外企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)后，我國企業(yè)辦公室管理認(rèn)識(shí)到自身存在的不足，希望實(shí)行優(yōu)化和完善。伴隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，辦公室的管理工作已經(jīng)不再完全受到設(shè)備的束縛，因此工作時(shí)間更加彈性化，工作人員的工作主動(dòng)性和積極性得到提升。此外，傳統(tǒng)工作管理理念不利于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理，主要原因是傳統(tǒng)理念比較陳舊無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好的帶動(dòng)企業(yè)進(jìn)步主，對(duì)此需要對(duì)傳統(tǒng)辦公室理念實(shí)行優(yōu)化與更新促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定長久的發(fā)展。

2.健全現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理制度

為了更好的促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，必須擴(kuò)大企業(yè)的生產(chǎn)力度與范圍，提升工作效率。但一些辦公室管理工作中存在較大的缺陷，嚴(yán)重阻礙企業(yè)工作更加高效，造成人員、物資的浪費(fèi)。基于復(fù)雜多樣的發(fā)展背景下，需要對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度持續(xù)完善，一次提高企業(yè)的辦公效率[2]。

3.現(xiàn)代企業(yè)辦公室操作能力較低

相對(duì)而言，企業(yè)辦公室工作內(nèi)容繁瑣，對(duì)此需要工作人員在工作中更加細(xì)致，任何的差錯(cuò)都將會(huì)產(chǎn)生連鎖性的破壞，造成工作人員吃力不討好，容易被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)或是受到同事的埋怨，辦公室人員在工作中很容易出現(xiàn)消極情緒，影響工作的順利完成及落實(shí)。在繁瑣和復(fù)雜工作中，辦公室人員更要具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化的工作能力。但因?yàn)榇罅康脑?，如缺乏培?xùn)等，導(dǎo)致其工作能力跟不上時(shí)代的發(fā)展，無法滿足辦公室需要。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化設(shè)計(jì)策略

1.加強(qiáng)內(nèi)部管理，構(gòu)建現(xiàn)代化的辦公室管理制度

基于市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景，注重提升現(xiàn)代企業(yè)辦公室的工作水平，并且要按照科學(xué)、高效、規(guī)范等原則，建立和健全辦公室管理機(jī)制，確保辦公室人員對(duì)事物實(shí)行管理中存在制度依據(jù)，切實(shí)提升管理工作的規(guī)劃性以及時(shí)效性。針對(duì)事務(wù)性工作如起草文件、校核到簽發(fā)、反饋至結(jié)束等工作，都要制定工作步驟和流程，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的開展都存在制度依據(jù)；針對(duì)目前辦公室人少事多的狀況，制定目標(biāo)考核制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、過程監(jiān)督、結(jié)果考核等相關(guān)管理機(jī)制，工作細(xì)化到個(gè)人，制定獎(jiǎng)懲制度，避免工作失誤和低效。

2.提升辦公室工作人員的素質(zhì)能力

一個(gè)人具備的素質(zhì)、能力、技能的人才在個(gè)人對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)十分關(guān)鍵。對(duì)企業(yè)辦公室工作人員而言，不僅要具備良好的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備辦公室管理工作能力，在工作中充分發(fā)揮自己的價(jià)值。在市場和知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，一個(gè)人只持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)和積累，才能緊緊跟隨市場步伐，在工作中持續(xù)創(chuàng)新，并且不斷提高自己的工作水平，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化的辦公知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能的提升，可以通過這些辦公軟件和方法來處理工作事物，此外還要提升自身的業(yè)務(wù)能力，包含動(dòng)筆和動(dòng)手等多項(xiàng)。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展快速，很好的促進(jìn)了信息化時(shí)代的進(jìn)步和電腦網(wǎng)絡(luò)的普及，因此將信息技術(shù)運(yùn)用于在辦公室管理中十分必要的，因此企業(yè)辦公室工作人員不僅要努力學(xué)習(xí)有關(guān)信息技術(shù)知識(shí)，避免信息潮流中失去發(fā)展機(jī)遇利，同時(shí)要具備較強(qiáng)的綜合研究分析能力，提煉可以幫助企業(yè)更好發(fā)展的有利以及高質(zhì)量信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，最終作出科學(xué)決策。

3.樹立人為本人力資源管理理念

制定企業(yè)規(guī)章制度，是要確保企業(yè)辦公室管理工作正常有序的開展，但是還十分重視辦公室人員自身的價(jià)值。突破傳統(tǒng)管理方式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇嬖趯?shí)際意義的管理模式。注重辦公室管理人員對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，以人為中心，有機(jī)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營，將企業(yè)管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T戰(zhàn)略管理[3]。使用柔性管理法，該方法和剛性管理方法是相互對(duì)立的。柔性化的管理可以很好的凝聚全體員工力量，為企業(yè)多項(xiàng)工作順利開展提供保障。辦公室管理發(fā)揮的是企業(yè)決策者的執(zhí)行力和監(jiān)督功能，對(duì)人力資源設(shè)施有效管，及時(shí)解決員工困惑，更好的投入工作。

4.提升各部門的協(xié)調(diào)能力，切實(shí)提升工作績效

辦公室管理部門同其他部門壓展開協(xié)調(diào)、溝通。辦公室管理人員不僅需要和其他部門進(jìn)行交流和溝通，還要協(xié)調(diào)完善各項(xiàng)工作及任務(wù)，避免企業(yè)內(nèi)發(fā)生員工矛盾。只有各部門實(shí)現(xiàn)了工作的相互協(xié)調(diào)，才能使各部門順利合作，從而加快企業(yè)發(fā)展，提升辦公室管理績效。

三、小結(jié)

通過文章的分析我們可以得知，現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中存在著較為明顯的問題，因此要融入現(xiàn)代化的辦公管理理念，建立完善的辦公室管理制度，創(chuàng)新辦公室的管理方法，在辦公室管理中融入以人為本的思想，努力提升企業(yè)的凝聚力。進(jìn)一步為現(xiàn)代化的企業(yè)辦公室提升管理水平，奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒紅.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國外資，2013，18：210+212.

[2]唐小鈞.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化探討[J].現(xiàn)代國企研究，2015，08：46.

[3]黃冶.現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善措施探討[J].低碳世界，2016，16：100-101.