如何做好企業(yè)檔案庫房的管理

龍向群(大港油田灘海開發(fā)公司， 天津 300280)

如何做好企業(yè)檔案庫房的管理

龍向群(大港油田灘海開發(fā)公司， 天津 300280)

檔案的保管是指將不同部門的材料進(jìn)行嚴(yán)格分類及整理，并將整理好的材料存入庫房，對歸入庫房的檔案進(jìn)行正常的維護(hù)和保護(hù)。庫房的管理是保護(hù)檔案的重要工作。但是實際操作中，檔案管理的工作任務(wù)繁重操作復(fù)雜，本文主要是對檔案庫房管理提出的改進(jìn)。

檔案管理；改進(jìn)工作

建立和維護(hù)檔案的存放秩序是檔案管理的主要工作及任務(wù)，使檔案有序的存放及保管，保證檔案材料在保管中不受到或盡量避免受到人為的破壞[1]。嚴(yán)格做好檔案的保密工作，防止一些工作人員作出非法行為。檔案管理的改進(jìn)可以從以下幾方面進(jìn)行。

1 建設(shè)有效可行的庫房管理制度

第一步，對檔案的進(jìn)庫和出庫以及人員的進(jìn)出制定一套管理制度，特別是管理人員的進(jìn)出時間、要求等應(yīng)當(dāng)作出必要的限制。檔案庫房是檔案存放的重要地點，因此應(yīng)當(dāng)安排專門的庫房管理人員，對于非管理人員一般不應(yīng)當(dāng)允許進(jìn)出，如有特殊情況的，可以向上級領(lǐng)導(dǎo)申請，由上級領(lǐng)導(dǎo)作出批示，而且還應(yīng)當(dāng)在管理人員的陪同下方能進(jìn)入，由進(jìn)入人員登記姓名、出入時間，如有調(diào)出材料的，需要登記調(diào)出材料信息等。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將所有檔案材料進(jìn)行登記在冊，并對檔案的進(jìn)出作出嚴(yán)格的登記制度，可以使管理人員隨時了解檔案的進(jìn)出量、庫存量等，保證檔案不會在流動中丟失。

第二步，對庫存的檔案制定定期檢查制度，主要是了解檔案的流動情況，庫房是否存在安全隱患或者出現(xiàn)霉變的情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并及時作出解決方案。

第三步，加強(qiáng)對檔案庫房的照明及消防設(shè)備的管理，照明及消防是庫房安全管理工作中重要的一項管理工作。安排專業(yè)人員每天定期對照明及消防設(shè)備進(jìn)行檢查，嚴(yán)禁非專業(yè)人員對線路或電源進(jìn)行私自改動。并制定安全事故緊急情況對應(yīng)方案，減少發(fā)生安全事故造成的損失。

2 存放的檔案應(yīng)當(dāng)整齊有序的存放與排列

對檔案進(jìn)行分類排放，排放要整齊有序，避免強(qiáng)光直射。檔案柜的放置應(yīng)當(dāng)合理，最大程度的利用庫房的空間，避免浪費空間，但是不能妨礙檔案的搬運與存放。對存放的檔案進(jìn)行編號與分類，有序的放入檔案柜上。

一般來說檔案的存放較多采用的是豎放，因為豎放的方式可以方便管理人員取放，而對于一些珍貴保密性強(qiáng)的檔案或者是無法豎放的檔案，會采用平放的方式。

對于一些非紙質(zhì)的檔案，及光盤或視頻資料應(yīng)當(dāng)放在專門的檔案柜內(nèi)保管。

3 庫房的環(huán)境及濕溫度的合理控制

檔案材料大多數(shù)采用的是紙質(zhì)的，因此對濕度、溫度的要求極為嚴(yán)格，管理人員應(yīng)當(dāng)做好濕度、溫度的管理，各管理人員可以根據(jù)不同的季節(jié)不同時間制定不同的濕度、溫度范圍。

4 做好檔案庫房的“八防”工作

“庫房的八防”就是防火、防水、防潮、防盜、防曬、防蟲、防塵、防霉。最為重要的就是防火，管理人員平時一定要做好防火工作，嚴(yán)禁任何人員將火源帶入庫房，禁止在庫房抽煙，使用打火機(jī)等行為，消除一切可能發(fā)生火災(zāi)的情形，在庫房安裝報警及滅火設(shè)備，對各設(shè)備進(jìn)行定期檢查與保養(yǎng)；防水要求檔案庫房必須設(shè)立在地勢較高或高層建筑上，避免庫房周圍出現(xiàn)水源，但是對于高層建筑應(yīng)當(dāng)安裝避雷裝置；在庫房安裝溫濕度測試器并進(jìn)行監(jiān)督，如有問題的應(yīng)及時更改或調(diào)整；庫房的防盜應(yīng)當(dāng)安裝防盜報警設(shè)備；防曬主要是盡量減少陽光直射，有窗戶的應(yīng)當(dāng)安裝防光窗簾；在檔案進(jìn)入庫房時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行消毒殺菌，在庫房內(nèi)放入防蟲藥物，做好庫房的衛(wèi)生工作，并定期進(jìn)行檢查；而防塵主要是要求庫房的裝修及庫柜具有較好的密封性，安排管理人員每天進(jìn)行打掃，保持庫房的清潔；防霉工作主要是指定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉現(xiàn)象時應(yīng)當(dāng)及時通風(fēng)，檔案庫房可以放置一些防霉藥物。庫房的整體結(jié)構(gòu)與設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合國家的規(guī)定及檔案館的設(shè)計規(guī)范，要使用檔案館規(guī)定的檔案存放裝具。

5 制定檔案管理保密制度，加強(qiáng)檔案的保密工作

歸入庫房的檔案涉及許多當(dāng)事人及國家部門的信息，是黨和國家的財富，因此檔案的保密工作就尤為重要。檔案管理人員必須做好檔案庫房的管理及保密工作，保證檔案的安全性。

管理人員必須制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芄芾碇贫?，加?qiáng)庫房的防盜工作，必須杜絕檔案被盜的可能性，防止檔案外泄。管理人員進(jìn)出庫房應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守出入庫管理制度，非管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意進(jìn)出庫房。對于需要嚴(yán)格保密的檔案應(yīng)當(dāng)放入保險柜，存放在安全地點，保險柜的鑰匙一般應(yīng)當(dāng)由庫房主管人員管理。出入庫房的人員及檔案，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄，管理人員和值班人員應(yīng)當(dāng)盡忠職守，站好每一個崗位，嚴(yán)禁發(fā)生任何盜竊、破壞、火災(zāi)等事件的發(fā)生。管理人員不得私自談?wù)摍n案的內(nèi)容或向外人透露檔案信息。對于庫房管理中制定的一系列管理制度及保密措施，也應(yīng)當(dāng)列為保密的范圍內(nèi)。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及檔案管理的改善，檔案管理的工作越來越重要，檔案的保密工作就成了重中之重[2]。各管理人員及檔案館的工作人員應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)檔案的管理及保護(hù)，使檔案能夠更好更久的保存。

[1]陳彩玲.關(guān)于如何做好檔案管理工作的幾點思考[J].環(huán)球市場,2016，(30):20.

[2]何彥.探討檔案庫房管理中存在的問題及解決思路[J].卷宗,2015,5(9):78.