當(dāng)前化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

周芬（陜西陜化煤化工集團(tuán)有限公司，陜西渭南714100）

當(dāng)前化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

周芬（陜西陜化煤化工集團(tuán)有限公司，陜西渭南714100）

化工企業(yè)的項目檔案管理的重要性不言而喻，其對日后查閱項目資料、維護(hù)檢修、組織管理等工作都具有重要的意義。本文重點針對化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題加以分析，探討了如何完善化工企業(yè)項目檔案管理的發(fā)展對策。

化工企業(yè)；項目檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1 化工企業(yè)項目檔案管理工作相關(guān)概述

1.1 工程項目檔案檔案管理的目的

總體上說，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機(jī)整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用。

1.2 化工企業(yè)項目檔案管理的服務(wù)對象及任務(wù)

檔案管理工作中的管理對象是檔案，包括工程前期的建設(shè)預(yù)備案、財務(wù)預(yù)算，工程中的進(jìn)度方案管理、資金運作以及后期的收尾工作檔案等。服務(wù)對象是工程建設(shè)者或檔案使用者，最主要的任務(wù)是解決檔案資料的分散、零亂、量大的基本情況和工程建設(shè)要求檔案集中、簡潔、廣泛兩者之間的矛盾。一方面，檔案管理水平?jīng)Q定著社會對檔案需求的滿足程度，另一方面檔案管理水平要不斷適應(yīng)社會增長的需要，兩者處在不斷的矛盾過程之中，從而推動檔案管理工作的不斷進(jìn)步和發(fā)展。

2 化工企業(yè)項目檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案法律法規(guī)制度難以對各個項目作出相應(yīng)的指導(dǎo)

近年來，政府相繼頒布一系列的檔案管理類法律法規(guī)以實現(xiàn)化工企業(yè)項目檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)范化管理。受地區(qū)、單位以及行業(yè)等不同因素的影響，政府所頒布的相關(guān)法律法規(guī)難以對具備各個獨立特征的化工企業(yè)工程提出具體的指導(dǎo)，所以化工企業(yè)項目檔案管理還存在法律法規(guī)上的規(guī)范問題。

2.2 化工企業(yè)難以緊跟檔案建設(shè)的發(fā)展速度

隨著“十二五”規(guī)劃的深入開展，大批的化工企業(yè)工程正在加速推進(jìn)，化工企業(yè)建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對質(zhì)量的要求也越來越高。項目檔案管理是項目管理基礎(chǔ)工作的一部分，是項目中服務(wù)性的管理工作，更是項目工程管理的重要手段，所以項目檔案管理制度具備自身的基礎(chǔ)性和服務(wù)性作用，一套完整的檔案管理制度可以有效幫助檔案管理人員更好地發(fā)揮自身的職能作用，但是當(dāng)前受科技技術(shù)和信息共享技術(shù)的發(fā)展，許多化工企業(yè)在檔案建設(shè)上仍然采用的傳統(tǒng)管理方式，沒有引進(jìn)高科技管理設(shè)備和方案，不適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。

2.3 項目檔案管理建設(shè)體系有待完善

目前我國已經(jīng)初步建成化工企業(yè)項目檔案管理制度體系，很多化工企業(yè)建設(shè)項目在檔案管理方面已經(jīng)形成了一定的規(guī)模，但有些地方依舊有待完善。從整體上看，我國的化工企業(yè)工程項目檔案管理體系主要分為四個呈金字塔排列的層次：最高的一層是我國的檔案管理法律《檔案法》，明確了檔案管理工作的基本原則，對檔案管理工作提出了具體的方向；下一層是各級政府的行政法規(guī)，提出了具體的管理方法或程序；再下一層是檔案管理規(guī)章，也叫檔案工作相關(guān)管理辦法；最底層是各個企業(yè)制定使用的具體的單位檔案管理制度。檔案管理是這一制度中的重要拼圖，是保證檔案管理制度體系完整性的重要手段。

3 完善化工企業(yè)項目檔案管理的對策

3.1 完善相關(guān)法律法規(guī)的管理

項目檔案管理制度的內(nèi)容和程序都必須符合國家檔案局以及交通運輸部所頒布的法律法規(guī)，這是檔案管理制度建設(shè)中要遵循的最基本的原則。在制定化工企業(yè)項目檔案管理規(guī)范時要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定，檔案管理工作嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序進(jìn)行，遵循各層次法律法規(guī)所規(guī)定的框架，對各個階段的檔案歸類整理和管理工作作出具體的規(guī)定，做到檔案管理內(nèi)容科學(xué)、程序規(guī)范、權(quán)責(zé)明確和管理活動有法可依、有法必依。

3.2 重視科技技術(shù)在檔案管理中的引進(jìn)

一般來說，化工企業(yè)項目的檔案管理制度主要由文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度五個方面的制度以及額外的業(yè)務(wù)規(guī)范構(gòu)成。電子檔案管理制度是適應(yīng)新時期的檔案形式而建立的管理制度，這項制度應(yīng)對信息系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行分類歸檔管理，制定合適的電子檔案系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)操作制度是指工作人員在檔案管理工作進(jìn)行中的職責(zé)以及對檔案系統(tǒng)軟件、硬件的操作技術(shù)和要求。業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括檔案卷宗的整理、分類、文檔時間日期的歸類，保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規(guī)范等。

3.3 完善項目檔案管理體系的制定

化工企業(yè)項目制定檔案管理制度主要步驟包括：1、信息收集，制定草案。由化工企業(yè)行政管理部門審核工作流程，相關(guān)工作人員組織調(diào)查研究，從化工企業(yè)的實際情況出發(fā)，在已有的制度規(guī)范下擬定檔案管理草案。2、收集意見，修改草案。在相關(guān)行政機(jī)構(gòu)制定方案后要積極收集化工企業(yè)項目工作人員的意見，收集員工們對檔案管理的建議，集思廣益。3、審核。將檔案管理方案交給上級進(jìn)行審批。4、執(zhí)行。這一環(huán)節(jié)也可以細(xì)分為兩部分：（1）試行，將具有代表性的化工企業(yè)項目作為試點，監(jiān)督實施過程，反饋其中的不足，讓管理制度在實踐中進(jìn)一步完善；（2）正式執(zhí)行，經(jīng)過一段時間的試行后，檔案管理制度就可以形成穩(wěn)定的、相對完善的制度文本，可以按照預(yù)定計劃進(jìn)行推廣，同時傳達(dá)給上級管理機(jī)構(gòu)予以備案。

4 結(jié)語

檔案管理是化工企業(yè)建設(shè)的重要組成部分，它在化工企業(yè)的規(guī)劃、施工、運營中都扮演著的重要角色?；ろ椖康臋n案管理是一項長期、艱巨的任務(wù)，并且滲透到項目建設(shè)的各個方面，項目的管理者應(yīng)充分認(rèn)識到這一點，將理論指導(dǎo)和實踐相結(jié)合，做好項目的檔案管理工作。雖然我國的化工企業(yè)項目檔案管理取得一定成效，但依舊存在許多問題。完善化工企業(yè)檔案管理還有很多工作要做，促進(jìn)化工企業(yè)建設(shè)項目規(guī)范化運作之路任重而道遠(yuǎn)。

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[3] 江麗.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].測繪與空間地理信息,2010,03:248-250-252.