企業(yè)電子檔案管理與利用

王翠萍(中石油克拉瑪依石化有限責(zé)任公司， 新疆 克拉瑪依 834003)

企業(yè)電子檔案管理與利用

王翠萍(中石油克拉瑪依石化有限責(zé)任公司， 新疆 克拉瑪依 834003)

隨著信息化的發(fā)展，電子檔案已成為企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分，同時也是企業(yè)不可缺失的重要檔案信息資源?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式和現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的需求不相適應(yīng)，在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)普遍使用電子檔案，并且這一形勢對檔案管理工作帶來了全新的任務(wù)。

企業(yè)電子檔案；管理；利用

1 電子檔案管理的重要意義

(1)電子檔案管理有利于節(jié)省人力物力 傳統(tǒng)檔案管理模式中，因為檔案工作是一項較為特殊的工作，尤其是不易保存的檔案資料，必須由足夠的人力和物力才能保證其完整性，同時也存在被損壞的可能性。伴隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的興起，這些問題得以妥善解決，一方面有了方便管理和整理檔案的助手，另一方面能有效獲取信息，減少了立卷歸檔、查找檢索的障礙，工作人員得到解放，工作效率和檢索效率提高，歸檔質(zhì)量不斷提升，大大節(jié)省了人財物。

(2)電子檔案管理有利于提高服務(wù)質(zhì)量 實物資料的信息化是電子檔案的最大特點，在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，巨大原始檔案能得以保存，并經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)傳播，方便用戶在面對海量信息時，準(zhǔn)確快速地篩選出自己所需的資料。

(3)電子檔案管理有利于滿足多樣化需求 在社會不斷發(fā)展的情況下，使用者對檔案的多樣性的要求也越來越高，既需要看原始的文字資料，還需要看原始圖像、視頻等相關(guān)資料，傳統(tǒng)模式顯然不能實現(xiàn)這一要求。正是電子檔案對信息保存具有較高的多樣性，因而能實現(xiàn)使用者各種需求，很好地解決這一問題。

2 電子檔案使用的主要途徑

企業(yè)應(yīng)用電子檔案主要有以下三種方式：提供拷貝、通信傳輸與直接利用。

(1)提供拷貝。使用電子檔案的首要途徑即為拷貝，旨在以原始狀態(tài)的檔案提供給使用者，充分保證能使用到最為權(quán)威的檔案。作為檔案管理部門，將拷貝載體提供給利用者時，必須把文件轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，通過利用者自己處理恢復(fù)與顯示的軟硬件平臺?；蛘呃谜呷狈﹄娮游募能浻布脚_時，可將打印件或縮微品提供給利用者。

(2)通信傳輸。使用者難以到達(dá)檔案所在地，而應(yīng)用通信傳輸能使這一問題得以解決，人力財力大大節(jié)省，是使用電子檔案的一個重要有效途徑。通信傳輸即為利用網(wǎng)絡(luò)在個各個區(qū)域之間傳輸電子檔案，能實現(xiàn)檔案資源共享和交流，并將檔案資料提供給相對固定的查檔單位，并利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)。

(3)直接利用。企業(yè)利用者登錄“中國石油檔案管理系統(tǒng)”平臺，以電子郵箱注冊用戶名，設(shè)置相應(yīng)的密碼，在該平臺上就能實現(xiàn)直接查詢。直接利用的最大優(yōu)勢即為以技術(shù)作為支撐，保證利用者以及其他需求者能同時對一份電子檔案實現(xiàn)共享。

3 電子檔案管理和利用的主要措施

(1)電子檔案管理措施 ①建立完善的電子檔案管理辦法。公司根據(jù)工作實際情況出臺了《電子文件管理實施細(xì)則》；《電子文件和光盤歸檔機(jī)制》；《檔案數(shù)字化管理規(guī)范》；《電子檔案借閱管理規(guī)定》，有了管理辦法的制約，電子檔案的管理有章可循，有法可依。②明確分工，形成電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)檔案是公司在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營管理等各項工作活動中形成，具有查考利用價值的并且經(jīng)過檔案保管機(jī)構(gòu)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。所以，公司檔案中心對各部門收集、整理、歸檔、匯總各項資料的每項工作進(jìn)行了明確分工，構(gòu)建了完善的檔案管理體系，使其功能得以充分發(fā)揮，并推動公司檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

(2)電子檔案利用措施 利用電子檔案這項工作至關(guān)重要，必須由各方的協(xié)調(diào)配合，同時針對不同的角度積極開展工作。①健全電子文件管理的檢查審核制度。電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致，因而法律效力也相同。所以，強化電子文件管理工作則應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的核查制度，對文書檔案部門展開定期管理檢查，對歸檔文件的完整性、電子檔案制作流程手續(xù)的完整性、是否和歸檔、立卷以及網(wǎng)上傳輸發(fā)布要求一致進(jìn)行重點檢查。檔案管理部門的職責(zé)為負(fù)責(zé)移交電子檔案、監(jiān)督與指導(dǎo)接收工作，并保證移交與接收電子檔案工作落實到位。電子檔案檢驗合格后辦理相關(guān)交接手續(xù)并填好《電子檔案移交與接收登記表》，交接雙方簽字蓋章，雙方各留一份。②嚴(yán)格查閱制度。企業(yè)檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，查閱電子檔案必須根據(jù)檔案借閱制度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，以嚴(yán)格的程序做好登記，寫清查閱目的，確定是否能任意復(fù)制粘貼電子檔案。③規(guī)范檔案利用方式。利用電子檔案必須遵循一定的原則，必須結(jié)合利用者的實際情況使用，同時要按照電子檔案內(nèi)容的密級層次展開良好地管理。通常而言，針對內(nèi)容并非完全開放的電子檔案的使用一般不以拷貝的形式，應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格監(jiān)控下瀏覽此類文件。利用網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行利用的過程中，必須加密處理有密級的信息內(nèi)容，同時定期不定期更改使用的“密鑰”，防止因為錯誤的操作導(dǎo)致不良后果，帶來嚴(yán)重的損失。

(3)電子檔案歸檔方法 構(gòu)建“雙套制”模式，保證安全完整的信息。這種制度即為同時提交保存歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。這一管理模式對檔案工作者提出了巨大的挑戰(zhàn)與更高的要求，因而檔案人員必須與時俱進(jìn)，時刻了解與掌握最新的現(xiàn)代信息技術(shù)，同時還要對電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)熟練運用。

4 加強電子檔案工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識

因為電子檔案能通過各種途徑利用，并依賴于多重技術(shù)，因而工作復(fù)雜程度較大。所以，應(yīng)當(dāng)積極強化管理檔案工作人員的培訓(xùn)，提高工作人員對檔案管理工作重要性的意識，解決檔案管理工作安全技術(shù)層面上的問題，保證充分利用電子檔案信息的價值與作用，并且有效、安全、穩(wěn)妥地保護(hù)資源。

王翠萍(1966- )，女，漢族，新疆克拉瑪依人，工程師，主要從事檔案管理工作。