做好新時(shí)期下檔案的保密工作

王 麗

(黑龍江航道局，黑龍江 哈爾濱 150026)

做好新時(shí)期下檔案的保密工作

王 麗

(黑龍江航道局，黑龍江 哈爾濱 150026)

做好檔案保密工作是檔案工作中的重要內(nèi)容,必須從保管、開放、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)引起高度重視,并要處理好檔案保密與開放利用間的關(guān)系,確保檔案資料的完整安全,真正做到維護(hù)國家和集體的利益。簡單闡述了在檔案資料保管、開放利用中怎樣做好保密防范工作的重要性，檔案保管、利用和開放過程中的保密方法、措施及原則等方面，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管、使用開放中的完整齊全的根本意義。

檔案管理；開放使用；保密；防范工作；重要作用

1.1 全面提升檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案工作人員具有知密早、知密多、知密深等特點(diǎn)，因此有較為特殊的身份和地位。所以，檔案工作人員對(duì)檔案資料的保密性負(fù)有十分重大的責(zé)任。檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)能夠切切實(shí)實(shí)地關(guān)系到檔案資源保密工作的好壞。工作人員不僅要具備嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作責(zé)任心、較強(qiáng)的事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。特別是在檔案資源利用的全過程中，既要嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，還要不管在什么樣的場合都嚴(yán)守秘密、守口如瓶、萬無一失。

1.2 不斷建立健全規(guī)章制度

檔案工作者要熟練掌握保密知識(shí)，建立健全嚴(yán)密的規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案保密工作責(zé)任制。一是根據(jù)國家保密工作的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定，從本部門的工作實(shí)際出發(fā)，建立健全相應(yīng)的檔案保密制度。如《檔案保密工作職責(zé)》、《泄秘事件管理規(guī)定與辦法》、《檔案資料查借閱規(guī)章制度》、《檔案人員保密責(zé)任制》等等一系列規(guī)章制度，做到有章可循、有規(guī)可依，確保不失泄密，確保檔案的安全性；；二是要細(xì)化規(guī)定，明確界限。首先要對(duì)檔案的使用、存放、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的管理負(fù)責(zé)制；其次根據(jù)不同的檔案使用者來確定、執(zhí)行不同的審批登記手續(xù)，為深化檔案保密防范工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；三是要做好監(jiān)管工作，確保規(guī)章制度的執(zhí)行力度。

1.3 全力做好檔案涉密要害部位的保密管理工作

做到“保守機(jī)密慎之又慎”,檔案室是檔案保密管理工作的重點(diǎn)要害和重點(diǎn)防范部位，要采取科學(xué)有效的措施加強(qiáng)檔案室的安全防范工作。檔案室的安全管理可以說是做好檔案資源的保密、維護(hù)檔案信息的安全完整的基本保障。首先，配齊配全檔案室的各種保密設(shè)施設(shè)備。要配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控等等儀器設(shè)備,同時(shí)要做好這些設(shè)備儀器的定期檢修、維護(hù)工作；其次，檔案室要制定專人管理負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格履行工作職責(zé)，認(rèn)真執(zhí)行檔案室相關(guān)管理制度；然后，涉及國家秘密的檔案要做到單獨(dú)保管,要存放在帶有密碼鎖的文件柜；最后，要減少檔案的破損率，進(jìn)一步延長檔案使用的壽命。如,磁盤、光盤等容易損壞的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專用的消磁柜，硫酸紙圖等易破損的檔案資料要注意做好防潮、增濕等工作。同時(shí)加強(qiáng)日常監(jiān)督管理，做好隱患排查治理工作。

2加強(qiáng)科學(xué)的開放利用是做好檔案保密防范工作的重要保證措施

2.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案案卷的監(jiān)管工作力度

(1)監(jiān)督管理工作。監(jiān)督管理是為了更好地做好檔案利用過程中保密防范工作，它既能有效的防范檔案資料利用過程中的各種不良的行為，又能保證檔案資料的安全完整。根據(jù)結(jié)合本單位本部門檔案管理工作的實(shí)際情況，檔案資料的利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行具體的實(shí)施：一是要不斷完善前期審查、借閱等相關(guān)規(guī)章制度，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失泄密；二是加強(qiáng)監(jiān)督措施，不斷強(qiáng)化制度執(zhí)行力度。在開放利用檔案過程中，要認(rèn)真了解和掌握檔案利用人的各種動(dòng)機(jī)，根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的及要求，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督保護(hù)工作。在本單位本部門條件允許的情況下，檔案室還要安裝監(jiān)控設(shè)備，避免檔案的損失。

(2)正確區(qū)分檔案保密與利用的關(guān)系。檔案工作人員要做到保守國家秘密，不僅要悉知相關(guān)的保密法規(guī)，還要掌握了解其工作中的檔案的保密工作。但在生產(chǎn)工作實(shí)踐中，有些同志過于強(qiáng)調(diào)保密要求，促使檔案工作存在重保輕用、利用不足等問題。從而出現(xiàn)檔案得不到應(yīng)有的利用等現(xiàn)象，導(dǎo)致一些有利用價(jià)值的檔案長期被棄一隅，進(jìn)而成為廢紙，造成了另一種形式的浪費(fèi)。因此，檔案管理工作者要深入基層，了解現(xiàn)實(shí)狀況，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步推動(dòng)創(chuàng)新、改變思想觀念，切實(shí)加強(qiáng)檔案保密工作。保密的檔案應(yīng)做好保密防范工作，同時(shí)還要認(rèn)識(shí)到保密保管與開放利用，這兩者之間的辯證唯物關(guān)系。檔案的保密防范工作的目的是為了更加科學(xué)、規(guī)范、安全、有效地對(duì)檔案進(jìn)行利用，它是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的對(duì)檔案進(jìn)行利用，因?yàn)榕率姑芏挥?，只?huì)令檔案資料失去其自身存在的意義、價(jià)值。除此之外，還要不斷地注意檔案的開放利用是建立在保密防范的前提基礎(chǔ)上的，切勿無節(jié)制、無限制的開放利用，從而給國家、社會(huì)及個(gè)人帶來不必要的危害和損失。因此，對(duì)檔案管理工作來說檔案資源的保密與利用都非常重要，決不可顧此失彼，浪費(fèi)資源。

2.2 進(jìn)一步抓好檔案資源開放過程中的保密防范措施

(1)進(jìn)一步加強(qiáng)“三審”工作。檔案審查工作既是一項(xiàng)檔案案卷開放前十分重要的工作，還是開放檔案資源十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。檔案資料的審查主要是為了科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分和判定檔案開放與控制的使用范圍。該工作的實(shí)施具體可分成三步來進(jìn)行：一是進(jìn)行初審，檔案工作者根據(jù)檔案工作中涉及的保密法規(guī)，認(rèn)真的對(duì)開放期限內(nèi)的檔案案卷進(jìn)行審查，初步判斷并明確其開放與控制使用范圍；二是由具有較高的專業(yè)素養(yǎng)、熟悉掌握保密法規(guī)、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理者進(jìn)行中審，審查初審中沒能判定的開放與控制使用的部分檔案，以確定初審后的檔案的取舍。三是由主管領(lǐng)導(dǎo)來進(jìn)行最后的終審，要結(jié)合初、中審中提出的情況再進(jìn)行分析審查后，最終決定與批準(zhǔn)檔案資料是否需要進(jìn)行開放利用，并明確檔案案卷開放利用的范圍。

(2)進(jìn)一步做好涉密檔案案卷的解密工作。檔案秘密等級(jí)在《保密法》中有明確的等級(jí)劃分，劃分并確定檔案案卷的密級(jí)程度是為了讓檔案工作者依據(jù)檔案案卷的秘密等級(jí)好采取與之相應(yīng)的管理措施與方法。但檔案資料的秘密性不是永久性的，檔案案卷的保密期限一旦到期，它就失去了為其繼續(xù)進(jìn)行保密管理的價(jià)值與意義，因此對(duì)于已經(jīng)解密的文件就不能按原來的管理模式進(jìn)行管理，而是應(yīng)該按照公開文件的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行管理。做好已經(jīng)解密的檔案的開放、使用工作要做好：一是要不斷提升開放檔案的質(zhì)量；二是要進(jìn)一步建立健全檔案編號(hào)；三是要建立新的檢索工具；四是要做好檔案副本的準(zhǔn)備工作，不斷提升檔案資料使用壽命。

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1008-3383(2017)09-0210-01

2017-03-16

1強(qiáng)化檔案資源保管過程是提高檔案保密工作的重要途徑