淺談施工階段監(jiān)理資料管理

趙軻

鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督站（450001）

淺談施工階段監(jiān)理資料管理

趙軻

鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督站（450001）

完善施工階段監(jiān)理資料有利于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),營(yíng)造文明和安全的工程建設(shè)環(huán)境。因此,建立完善的施工階段監(jiān)理資料系統(tǒng)非常重要。只有掌握監(jiān)理資料的編制要點(diǎn)，了解監(jiān)理資料管理中存在的問(wèn)題，不斷提高監(jiān)理資料的管理水平，充分利用信息化管理軟件，才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

施工階段；監(jiān)理資料；管理

0 引言

監(jiān)理資料是工程建設(shè)過(guò)程的紀(jì)實(shí)資料，是參加工程建設(shè)的業(yè)主、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位，建筑材料構(gòu)配件、設(shè)備生產(chǎn)供應(yīng)單位間解決糾紛的重要依據(jù)，是評(píng)定工程質(zhì)量、合理支付工程款的必備資料。施工階段監(jiān)理資料是評(píng)價(jià)監(jiān)理質(zhì)量的重要依據(jù)，編制好監(jiān)理資料亦是監(jiān)理單位保護(hù)自我、贏得業(yè)主信任的必然需要。因此，做好施工階段監(jiān)理資料的編制與管理，是每一位監(jiān)理人員應(yīng)盡的職責(zé)，是向社會(huì)、向業(yè)主負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

1 監(jiān)理資料的編制要點(diǎn)

1.1 監(jiān)理資料的編制依據(jù)

施工階段監(jiān)理資料的編制依據(jù)是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)文件。編制的原則是首先要涵蓋監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的28項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)要兼顧其他相關(guān)法律法規(guī)文件的規(guī)定。特別提出的是，現(xiàn)在監(jiān)理單位的安全監(jiān)理責(zé)任越來(lái)越大，編制和保存好監(jiān)理資料也是一項(xiàng)必不可少的工作。

1.2 監(jiān)理資料的分類(lèi)

1.2.1 需要長(zhǎng)期保存的監(jiān)理資料

需要長(zhǎng)期保存的監(jiān)理資料是指保存期限等于該工程的正常使用壽命的有關(guān)監(jiān)理文件，包括工程開(kāi)工及復(fù)工報(bào)審表、暫停令、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、委托監(jiān)理合同等。

1.2.2 需要短期保存的監(jiān)理資料

需要短期保存的監(jiān)理資料是指保存期限在20年以下的有關(guān)監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、安全監(jiān)理資料等。

1.3 監(jiān)理資料的編目

施工階段監(jiān)理資料可統(tǒng)一編目為五類(lèi)：合同文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理資料、承包商申報(bào)資料和參建各方商洽資料。

2 目前監(jiān)理資料管理存在的問(wèn)題

2.1 管理混亂

目前很多項(xiàng)目監(jiān)理部資料管理混亂，部分監(jiān)理人員未經(jīng)過(guò)監(jiān)理資料管理方面的培訓(xùn)，在平常工作中，不知道哪些監(jiān)理資料應(yīng)該長(zhǎng)期保存，哪些不需要保存，不分類(lèi)別的要求施工單位提供資料，造成不必要的浪費(fèi)?！督ㄖこ藤Y料管理規(guī)程》明確規(guī)定了工程資料填寫(xiě)、編制、審核、審批，編號(hào)、收集、整理、組卷、移交與歸檔，是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中監(jiān)理文件資料管理的進(jìn)一步細(xì)化。

2.2 收集滯后

現(xiàn)場(chǎng)記錄滯后，首先是施工資料滯后。部分施工單位出于對(duì)成本的考慮，現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有設(shè)置固定的或?qū)I(yè)的資料員，施工資料的填寫(xiě)與項(xiàng)目進(jìn)展不同步。其次，沒(méi)有養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣，當(dāng)天事情沒(méi)有當(dāng)天記錄，部分人員習(xí)慣性拖沓，經(jīng)常將及時(shí)記錄變?yōu)閷?xiě)“備忘錄”，使記錄與實(shí)際情況出現(xiàn)差異。

2.3 質(zhì)量不高

目前監(jiān)理行業(yè)受到收費(fèi)和社會(huì)偏見(jiàn)的影響，部分監(jiān)理工程師學(xué)歷不高，責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致部分員工編制的監(jiān)理資料質(zhì)量不高。

在監(jiān)理旁站記錄和監(jiān)理日志的編寫(xiě)上存在以下問(wèn)題：書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，書(shū)寫(xiě)字體很難辨認(rèn)；記錄內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，千篇一律，該記的沒(méi)有記；發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題較少，總認(rèn)為問(wèn)題已經(jīng)處理了，沒(méi)必要記那么多，忽視了記錄對(duì)工程質(zhì)量的追溯性；對(duì)部分現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量安全問(wèn)題沒(méi)有在后面的記錄中進(jìn)行閉合，導(dǎo)致難以追溯。

3 監(jiān)理資料管理的建議

3.1 明確職責(zé)，加強(qiáng)重視

鑒于監(jiān)理資料管理的重要性，只有在項(xiàng)目組建前就明確分工，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)重視，才能避免出現(xiàn)資料管理缺失，確保到達(dá)預(yù)期效果?？偙O(jiān)是監(jiān)理單位在該項(xiàng)目的全權(quán)代表，行使監(jiān)理合同賦予的所有權(quán)利和職責(zé)，所以項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)應(yīng)由總監(jiān)負(fù)責(zé)。

3.2 加強(qiáng)及時(shí)性和真實(shí)性

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第7章提出，監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)整理、分類(lèi)匯總監(jiān)理文件資料，并應(yīng)按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。該規(guī)范明確了監(jiān)理資料的及時(shí)性和真實(shí)性。只有及時(shí)有效的真實(shí)監(jiān)理資料才能反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，資料才具有可追溯性。

3.3 爭(zhēng)取各參建方的支持

對(duì)工程影響最大的建設(shè)單位注意的是工程建設(shè)進(jìn)度、工程質(zhì)量和安全，而忽視工程資料的重要性。因此，只有不斷加強(qiáng)與參建方的交流溝通，爭(zhēng)取參建方的理解和支持,才能做好監(jiān)理資料的管理，否則監(jiān)理資料管理很難得到落實(shí)。

3.4 加強(qiáng)對(duì)旁站記錄的監(jiān)管

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“旁站監(jiān)理是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程關(guān)鍵部位或關(guān)鍵工序的施工質(zhì)量進(jìn)行的監(jiān)督活動(dòng)?！笔菍?duì)工程施工過(guò)程的記錄。然而，在實(shí)施工程旁站監(jiān)理時(shí)，旁站監(jiān)理只停留在形式上,旁站監(jiān)理記錄也成了日常敷衍的流水賬，填寫(xiě)內(nèi)容既不認(rèn)真也不規(guī)范，不能真實(shí)反映工程施工的實(shí)際過(guò)程，更談不上工程資料的可追溯性。為了做好旁站監(jiān)理，應(yīng)重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容：施工準(zhǔn)備情況，包含施工人員、施工方案、工程材料、施工機(jī)械、施工環(huán)境、隱蔽驗(yàn)收等；施工過(guò)程情況，包含施工人員、工程材料、施工機(jī)械、施工環(huán)境、施工方法等；存在問(wèn)題及處理情況等。

3.5 編寫(xiě)旁站記錄須注意的問(wèn)題

旁站記錄作為旁站監(jiān)理工作的真實(shí)記載，內(nèi)容不能空泛籠統(tǒng)、單一片面，不具專(zhuān)業(yè)性。要重點(diǎn)記錄旁站時(shí)的施工情況，如施工是否正常，是否有影響工程質(zhì)量的情況發(fā)生,發(fā)生情況時(shí)的處理措施，不能將旁站記錄寫(xiě)成流水賬式。

4 信息化管理軟件對(duì)監(jiān)理資料管理的作用

首先，信息化管理軟件能使公司及時(shí)了解項(xiàng)目情況，督促、提示、提醒監(jiān)理工程師及時(shí)全面進(jìn)行記錄。其次，信息化管理軟件還方便監(jiān)理公司進(jìn)行各項(xiàng)目部資料的收集整理，對(duì)今后不需紙質(zhì)版歸檔資料的項(xiàng)目，可以采用電子版歸檔，既減少了紙質(zhì)版歸檔帶來(lái)的麻煩，也避免了資料的丟失。信息化管理軟件還能提供文檔模板、文件上傳、文檔分類(lèi)管理、文檔快速查詢(xún)與檢索、文檔權(quán)限管理等功能，可大大提升文檔處理的效率和利用率。

[1]鄭玉寬.加強(qiáng)監(jiān)理資料管理提高監(jiān)理工作水平[J].建設(shè)監(jiān)理,2002(3)：58-59.

[2]曹永忠,郭立明.建設(shè)監(jiān)理檔案編制與管理[J].建設(shè)監(jiān)理, 2002(2)：59-60.