淺談信息化的交通檔案管理

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

淺談信息化的交通檔案管理

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

交通檔案是交通事業(yè)發(fā)展的歷史載體和寶貴資源，如何有效提高交通檔案管理效率，推動(dòng)交通事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。探討利用信息化手段加強(qiáng)交通檔案管理，能夠?yàn)榻窈蟮慕煌n案管理提供參考借鑒。

信息化；檔案管理；資源共享

1 信息化交通檔案管理的形成

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為交通檔案管理帶來了全新的變化，極大地提高了交通檔案匯總、整理及管理利用的工作效率。在交通檔案管理工作中積極采用現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)交通檔案資源進(jìn)行整合、提煉和共享，能夠有效推動(dòng)交通文獻(xiàn)資料、公路建設(shè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的充分利用。

經(jīng)過長期實(shí)踐，一般紙質(zhì)交通檔案的管理工作已經(jīng)形成了一系列的成熟工作流程和管理方法。一般而言，書面文件資料的歸檔工作是檔案管理工作流程的基礎(chǔ)，也是文書工作和交通檔案工作的銜接點(diǎn)。文件形成后，由相關(guān)部門收集立卷后，由檔案部門管理，形成交通檔案資料庫。而信息化的交通檔案管理，是指交通檔案管理模式從以書面檔案的實(shí)體管理為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)化信息為主的交通檔案管理。

2 基于信息化的交通檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案管理效率進(jìn)一步提升

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速增長，信息化技術(shù)有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)開始為社會(huì)各行業(yè)和社會(huì)生活提供全面應(yīng)用，正確運(yùn)用信息化手段是加強(qiáng)交通檔案管理的必然趨勢(shì)。在傳統(tǒng)的交通檔案管理工作中，檔案管理人員長期使用書面工具，不僅收集、書寫、記錄方面要求達(dá)到完整、齊全，而且要求記錄規(guī)范、字跡工整；書面資料的分類、統(tǒng)汁也極其費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在采用了數(shù)據(jù)化的信息處理技術(shù)后，各種檔案資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等流程變得十分便捷，配合必要的軟件，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)資料分析的圖表化、自動(dòng)化，顯著提升了交通檔案資料的收集管理和檢索分析效率。

2.2 加強(qiáng)文件和文字信息共享

在傳統(tǒng)交通檔案管理中，各單位和部門難以做到大量的信息資源交流共享，使得大量書面文獻(xiàn)長期滯留于在檔案保管室中，不僅造成行業(yè)技術(shù)和歷史資源的浪費(fèi)，而且文獻(xiàn)和信息的大量檢索也存在明顯的困難。采用現(xiàn)在信息化技術(shù)對(duì)交通檔案實(shí)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化管理后，交通檔案管理也由案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲墨I(xiàn)級(jí)，由單一途徑管理發(fā)展為數(shù)據(jù)化的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)交通檔案的外部(目錄層面)管理到內(nèi)、外部(目錄層面和內(nèi)容層面)統(tǒng)一管理。隨著信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)共享技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案信息與載體的利用技術(shù)也不斷成熟，通過與其它系統(tǒng)設(shè)備終端建立檔案資料的互聯(lián)共享，可以有效提供各種信息資源的集中檢索查詢，以及相似資源的輔助性電子化比較分析，從而大大地提高了交通檔案管理與使用的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大了社會(huì)供給面和覆蓋面，并能夠?qū)λ{(diào)閱的信息資料作出適時(shí)響應(yīng)和自動(dòng)處理，還可以不受空間和時(shí)間的限制，保證極高的查全率和查準(zhǔn)率，并通過構(gòu)建資源共享與交流平臺(tái)，與其它檔案管理部門迅速交換相關(guān)信息和文獻(xiàn)資源。

2.3 提高文件送達(dá)的安全性

在傳統(tǒng)檔案運(yùn)送過程中，原始文獻(xiàn)資料丟失的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，書面文獻(xiàn)的運(yùn)送還可能因?yàn)槠渌蛟斐慑e(cuò)投或者延誤，給檔案的安全管理和快速查詢利用造成很大不便。在信息化的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)共享技術(shù)下，采用網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行普通傳送或者加密傳遞，能夠顯著提高文件資料傳遞的安全性和時(shí)效性。

3 結(jié) 語

綜合上述，交通檔案管理是檔案工作的重要組成部分，它記載了交通建設(shè)與發(fā)展的客觀歷史過程，真實(shí)地反映著當(dāng)時(shí)的社會(huì)背景、決策過程、研究開發(fā)、建設(shè)歷程等方方面面的歷程和經(jīng)驗(yàn)。

[1] 高磊.試論交通檔案管理的信息化[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2004，14(11)：57-58.

[2] 王丹瓊.如何發(fā)揮交通檔案在發(fā)展交通事業(yè)中的重要作用[J]. 河南科技，2014，(4)：251-252.

2017-01-13

劉洋(1982-)，女，館員，研究方向：檔案管理。

415.1

C

1008-3383(2017)03-0213-01