高校圖書采選的組織優(yōu)化及WBS分析

邱運梅　劉珊　陸浩東

摘 要：工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項目管理中的一種基本方法，主要應(yīng)用于項目范圍管理，是編制項目計劃最常用的工具之一。它將需要完成的項目按其內(nèi)在工作性質(zhì)或結(jié)構(gòu)劃分成相對獨立、內(nèi)容單一和易于管理的工作單元，從而明確規(guī)定完成項目工作范圍的所有任務(wù)。該文以賀州學(xué)院圖書館為例，對圖書采選工作進行組織優(yōu)化和WBS分析，旨在為進一步加強該校圖書采選工作，提升圖書館服務(wù)水平提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：圖書采選 組織優(yōu)化 WBS分析 工作分解

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（a）-0137-04

圖書采選在圖書館工作中顯得尤為重要，能否圓滿完成直接影響到館藏水平和廣大師生的教學(xué)、科研工作，是衡量圖書館總體水平的一個重要指標。組織結(jié)構(gòu)包括職能式組織結(jié)構(gòu)、項目式組織結(jié)構(gòu)和矩陣式組織結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項目管理中的一種基本方法，主要應(yīng)用于項目范圍管理，是編制項目計劃時最常用的工具。該文對圖書采選工作分解及組織優(yōu)化，最后進行目標管理，以期改進方法，達到項目的最優(yōu)化。

1 圖書采選組織優(yōu)化

任何活動的開展都離不開組織這個載體，該校圖書館就是個龐大的組織，由50名員工組成，在現(xiàn)實工作中，由于活動繁多，常因分工不明、質(zhì)量不高、權(quán)責模糊而導(dǎo)致館員間出現(xiàn)矛盾。因此，該校圖書館所有工作的開展都由專門的所屬部門負責，統(tǒng)一采用職能式組織結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

職能式組織結(jié)構(gòu)猶如金字塔，館長是最高層管理者，位居金字塔頂部，中層是部長，然后是組長，一般員工位于最低層。該校圖書館圖書采選工作由采編部負責實施，采編部是每次圖書采選活動的組織者，采編部長就是圖書采選活動的項目經(jīng)理，采編部長做到職責分明才能獲得下屬員工的認同和支持。該校圖書館采編部只有4人，在圖書采選過程中還需要臨時調(diào)用其他相關(guān)部門人員的參與，如：需其他部門的學(xué)科館員提供圖書參考，辦公室秘書核算經(jīng)費傳達文件，讀者協(xié)會館員負責在全校師生中宣傳，技術(shù)部負責現(xiàn)場電子設(shè)備的供應(yīng)。

這種金字塔結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢在于人員調(diào)動的靈活性和有利于在過程、管理等方面保持連續(xù)性。采編部作為項目的上級，可臨時調(diào)用該部門及其他相關(guān)部門的人員，待圖書采選項目完成后，所有人員又回到原有部門。圖書采選工作要做好，必須調(diào)動其他部門學(xué)科館員等的參與，而非采編部人員往往會因為圖書采選不是自己的主要工作而積極性普遍不高，這就暴露了職能式組織的劣勢。在圖書采選過程中，首先要明確各成員責任；其次項目經(jīng)理要協(xié)調(diào)好各部門之間的困難與矛盾，避免其他部門人員將圖書采選任務(wù)當成額外負擔而產(chǎn)生負面情緒。

圖書采選活動可以采用項目式組織結(jié)構(gòu)。項目式組織結(jié)構(gòu)是將圖書采選工作從圖書館的組織中分離出來，成為一個獨立的單位，有專門的管理人員，仍可以是采編部長；也有專門的技術(shù)人員，包括學(xué)科館員、采購員、財務(wù)員等。采用項目式組織結(jié)構(gòu)優(yōu)勢在于項目經(jīng)理對整個圖書采選活動負責，項目組的所有成員都由項目經(jīng)理（采編部長）支配，不會出現(xiàn)多重領(lǐng)導(dǎo)、無所適從的情況，如圖2所示。這樣圖書采選活動就能目標統(tǒng)一，所有參與人員能夠更快集中力量解決問題。圖書采選活動采用項目式組織結(jié)構(gòu)的劣勢在于造成了資源浪費。該校圖書館一般同時面臨多個項目，如：同時開展讀書演講比賽和圖書采選活動，一些項目成員除圖書采選外，還有其他工作要做。而活動一旦結(jié)束，項目組解散，項目成員的下一步發(fā)展將成為一個謎。每個項目都有自己的一套班子，這就造成了人員、技術(shù)、設(shè)備的重復(fù)配置。

矩陣式組織結(jié)構(gòu)，是職能式和項目式組織結(jié)構(gòu)的結(jié)合，兼?zhèn)淞藘煞N組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，避免了其弱點[1]。矩陣式組織結(jié)構(gòu)類似于項目式組織，但項目又并不從組織中分離出來成為獨立的單元；它只有一個項目經(jīng)理，其他成員仍服務(wù)于原部門。辦公室財務(wù)員可以同時承擔圖書采選經(jīng)費核算和館務(wù)其他開支，流通部的物理學(xué)科館員在接受物電系師生閱覽服務(wù)的同時參與圖書采選工作。對于圖書采選項目的任務(wù)，只能被他們當作工作的一部分，這又類似職能式組織的弱矩陣形式。該校采取矩陣式組織結(jié)構(gòu)，就可以把圖書采選工作中的選書環(huán)節(jié)融入到“書香校園，‘悅讀金秋”讀書月系列活動中來。讀書月系列活動的項目發(fā)起人是圖書館決策層，他們對此次活動的要求體現(xiàn)的是圖書館的戰(zhàn)略目標：舉行宣傳月活動，豐富師生的精神世界，提高圖書館的影響力。讓師生在愉悅的環(huán)境中參加活動完成選書，為實現(xiàn)圖書采選目標奠定了堅實基礎(chǔ)。

綜合各要素，該校圖書館在日常工作中通常會同時面對多個項目，采用強矩陣式更具有優(yōu)勢，能讓更多的館員專心參與其中，這樣既擺脫了雙重領(lǐng)導(dǎo)、多重領(lǐng)導(dǎo)的困惑，又有效平衡了資源，提高了圖書采選活動的有效性。對比這三種主要的組織結(jié)構(gòu)，同時考慮圖書館各項活動需要開展的背景，該校的圖書采選活動采用矩陣式更為合理，如圖3所示。

圖書采選工作由該校圖書館決策層推選一位合適人員作為項目經(jīng)理（一般由采編部長擔任），項目成員是從圖書館其他部門各調(diào)取一定比例。大家分別從采編部、閱覽部等不同部門臨時調(diào)集到一起，雖同屬圖書館，平時因接觸不多熟識度不同，面對新工作新團隊常會感到茫然。采編部長這時就需要對圖書采選團隊進行必要指導(dǎo)，公布項目目標，為項目和團隊制定基本規(guī)則，并結(jié)合團隊和個人能力、分配任務(wù)、責任到人。這有利于項目成員找準位置，有助于團隊有個好的開端。沖突是項目成員對原有“規(guī)則”的自然反應(yīng)，在項目實施過程中項目成員不僅學(xué)會如何更好與他人溝通、協(xié)作完成同一個目標，更在團隊合作中提升了自己的才能，為以后的工作生活留下了寶貴的經(jīng)驗財富。

2 圖書采選項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）分析

2.1 圖書采選項目的工作分解

項目范圍定義就是將高校圖書館圖書采選項目的主要工作劃分為比較小的、更加容易管理的組成部分，以此來確定為完成此圖書采選項目所要做的具體任務(wù)。圖書采選項目范圍定義要求準確、細致，而且要有利于圖書采選項目資源的合理調(diào)配。

項目范圍定義工作通常通過任務(wù)分解來實現(xiàn)。工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項目管理中的一種基本方法，它主要應(yīng)用于項目范圍管理，是編制項目計劃時最常用的工具之一[2，3]。它將需要完成的項目按照其內(nèi)在工作性質(zhì)或內(nèi)在結(jié)構(gòu)劃分成相對獨立、內(nèi)容單一和易于管理的工作單元，從而明確規(guī)定完成項目工作范圍的所有任務(wù)。WBS可以把整個項目聯(lián)系起來，把項目目標細化為許多更易操作的、相對短期的任務(wù)。根據(jù)圖書采選的一般特征，對圖書采選項目的工作流程進行WBS分解[4]。根據(jù)該項目的分工特點對項目進行進一步分解，可按照分部分項工程做出一個基于成果的工作分解結(jié)構(gòu)圖，如圖4所示。

2.2 圖書采選項目的責任分配矩陣

根據(jù)高校圖書館圖書采選項目管理責任制原則，要將所分解的工作任務(wù)落實到項目有關(guān)部門和個人，同時明確表示出他們在圖書采選項目組織中的關(guān)系、責任和地位，如表1所示。

從表1不難看出，項目經(jīng)理在高校圖書館圖書采選項目中起到了決定的作用，他負責圖書策劃、圖書論證和圖書招標，甚至負責整個圖書采選項目。圖書采選員負責書單審查、訂單校隊和建立數(shù)據(jù)。學(xué)科館員負責書單審查，他們對能否采選到讀書滿意的圖書起到了決定性的作用。

參考文獻

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[2] 張波.工程項目管理中WBS分解及實現(xiàn)的探討[J].中國西部科技，2014（6）：4-6.

[3] 沈莉潔.WBS在項目管理中的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息， 2013（7）：84.

[4] 藺軍.基于WBS系統(tǒng)管理方法的圖書館搬遷[J].情報探索， 2010（9）：114-115.