淺談辦公室的精細(xì)化管理

陸平

摘 要：辦公室是單位領(lǐng)導(dǎo)日常工作的辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著對內(nèi)、對外綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé)。辦公室工作事多繁雜，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會分工向著精細(xì)化和專業(yè)化發(fā)展，管理的精細(xì)化成為迫切需求，如何應(yīng)用精細(xì)化管理提升辦公室工作效率，提升單位的整體形象，拙文就此問題試做探討。

關(guān)鍵詞：辦公室 精細(xì)化 管理 規(guī)章制度 考核

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（b）-0075-02

辦公室作為單位管理的中樞部門，對單位的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室內(nèi)務(wù)工作從來都沒有小事，辦公室工作因與多個部門交接，同時也承擔(dān)對外聯(lián)絡(luò)的重任，任何一件事情處理不好都有可能引起單位內(nèi)部矛盾，導(dǎo)致影響到工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，對外則會影響單位的形象。辦公室各項(xiàng)工作，決定了其必須走規(guī)范化與精細(xì)化的路線。

1 精細(xì)化管理的必要性

現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，商業(yè)社會中各行各業(yè)趨于越來越細(xì)地進(jìn)行分工且專業(yè)化越來越高。而辦公室通常是單位的第一窗口，是單位提高管理能力的基石，同時也是單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策和各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)實(shí)施的基礎(chǔ)。那么，必然要有精細(xì)化管理的要求將繁瑣的辦公室工作分類并根據(jù)輕重緩急進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧、合理安排，只有這樣才能提高辦公室工作效率。

辦公室管理工作主要體現(xiàn)出4個特點(diǎn)：綜合性、樞紐性、時效性、服務(wù)性。辦公室的工作特點(diǎn)要求辦公室工作必須實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。從綜合性來說，辦公室承擔(dān)著單位行政、外事、通訊、公文、機(jī)要、印章管理等工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)保障、接待、組織協(xié)調(diào)工作等。事情多而雜，內(nèi)容涉及廣，幾乎無規(guī)律可循，很多工作都是臨時交代，這就要求在工作中要合理安排、分清主次、緩急有序。從樞紐性來說，辦公室是上情下達(dá)、下情上達(dá)的中轉(zhuǎn)站。一切的指令和工作安排都從這里經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)之手傳達(dá)給各部門去執(zhí)行，辦公室工作人員就應(yīng)該及時完整地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思。從時效性來說，辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時限要求強(qiáng)，拖延可能會誤大事，這需要精細(xì)化管理、條理分明、按時按點(diǎn)完成工作任務(wù)。從服務(wù)性來說，辦公室就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，做到上行下效，調(diào)節(jié)好上下級的關(guān)系，發(fā)揮好窗口部門的作用，為單位創(chuàng)造更大的價值。

2 精細(xì)化管理涵蓋的內(nèi)容

2.1 更新管理理念，提高服務(wù)意識、增強(qiáng)責(zé)任意識

辦公室作為單位運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞神經(jīng)，工作雜且責(zé)任重大，因此迫切需要更新舊有的管理方式，引進(jìn)精細(xì)化管理的理念。提高辦公室服務(wù)意識、增強(qiáng)辦公室員工的責(zé)任意識是辦公室自身管理工作的必要條件。辦公室員工需要有細(xì)節(jié)決定成敗的工作意識，任何事情都要做好做細(xì)；服務(wù)意識也是基本要素，通常我們講辦公室要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，但辦公室同樣要服務(wù)好基層，要做到主動服務(wù)，改變過去的被動服務(wù)的形式；同時必須要有責(zé)任意識，在辦公室各項(xiàng)工作中講質(zhì)量、講原則，要有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，落實(shí)各項(xiàng)工作，不能出任何的失誤。

2.2 健全規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，加強(qiáng)工作考核

實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。要結(jié)合工作實(shí)際，通過修訂和完善單位的規(guī)章制度，保證規(guī)章制度的可操作性及實(shí)用性，使規(guī)章制度成為規(guī)范員工工作行為的手段和提高服務(wù)效能的保障。

健全完善制度的同時，還需規(guī)范工作流程。按照辦公室工作內(nèi)部規(guī)程細(xì)化工作流程，通過“一圖看懂”模式，用圖解方式表現(xiàn)程序，讓程序簡單化，同時完善各種手續(xù)，保證工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，只有每項(xiàng)工作都在陽光下實(shí)施，才能保證各個環(huán)節(jié)保持高效實(shí)施。

根據(jù)定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化員工的工作職、權(quán)、利，同時設(shè)置AB崗，提高辦事效能。緊密結(jié)合細(xì)化的權(quán)責(zé)提出合理的量化考核指標(biāo)，將辦公室的各項(xiàng)計劃目標(biāo)層層分解，落實(shí)到各個辦公室成員身上。通過辦公室定期例會、季度工作目標(biāo)完成情況檢查、半年度部門人員工作考核、月度及年度個人績效考核等方式，負(fù)責(zé)對單位員工的工作進(jìn)行考評，將考評結(jié)果與員工收入掛鉤，促使員工重視工作完成情況，只有這樣，才能提高員工的工作積極性，從而提高工作成績。

2.3 實(shí)現(xiàn)辦公自動化，節(jié)約成本

降低辦公運(yùn)行成本是企業(yè)發(fā)展的必然要求，具體來講：一是實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)日常工作的全電子化審批。通過無紙化辦公，不僅可以提高辦公效率、優(yōu)化流程、信息共享和協(xié)同辦公，還可以節(jié)約辦公成本，降低損耗。二是規(guī)范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下，如何降低成本，最大程度上保證用車需求，是精細(xì)化管理必須解決的一個重要問題。對此，辦公室采取了一系列的措施，具體做法如下：（1）修訂完善車輛管理辦法，通過制度強(qiáng)化執(zhí)行力，通過執(zhí)行力體現(xiàn)管理效果。（2）做好臺賬記錄，車輛管理員對每天出車的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括駕駛員、乘車人、出車地點(diǎn)、出車時間、出車?yán)锍痰龋唬?）為每輛車配備車輛檔案卡，檔案卡中包含該車輛的購買時間、歷次維修清單、保險清單等，并做好電子臺賬備查；（4）通過比價，選取一家性價比高的修理廠定點(diǎn)維修，降低費(fèi)用支出；（5）量化和細(xì)化車輛加油管理，做好車輛油量消耗登記，杜絕異常情況發(fā)生。三是壓縮彈性支出。對管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，通過比價集中采購和定點(diǎn)簽約，大力壓縮辦公費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等支出。

3 精細(xì)化管理的必要性

實(shí)行精細(xì)化管理，是事前設(shè)計，細(xì)在過程，重在結(jié)果，這不僅是一種管理方法，更是一種理念，一種認(rèn)真的態(tài)度，一種精益求精的文化。辦公室精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)了辦公室工作中的細(xì)致和精確，每一位職工都是辦公室精細(xì)化管理的參與者，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)”，只有每個人都以精細(xì)管理的方法實(shí)施，從而實(shí)現(xiàn)積極的工作態(tài)度，扎實(shí)做好每項(xiàng)工作，把工作做實(shí)、做細(xì)、做好、做精，才能高質(zhì)高效地完成辦公室的管理工作，才能將精細(xì)化的管理落到實(shí)處，保證整體工作的正常、順利進(jìn)行。

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