淺析高校辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)狀及應(yīng)用價值

錢多

摘 要：辦公自動化是高校自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，是提高高校行政管理水平和行政效率的重要途徑和方式，辦公自動化能創(chuàng)造快速便捷的工作環(huán)境，為學(xué)校各部門的工作提高效率。盡管目前信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，但當(dāng)前中國高校使用辦公自動化系統(tǒng)的層次存在差異，發(fā)展應(yīng)用水平一般，有提升與改善空間。

關(guān)鍵詞：高校辦公自動化 現(xiàn)狀 應(yīng)用價值

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（a）-0013-02

辦公自動化是20世紀(jì)70年代提出，90年代后進(jìn)入快速發(fā)展階段。辦公自動化快速方便的辦事效率越來越受到人們的重視，無論在內(nèi)涵方面還是外延方面都得到不斷擴大，對于辦公自動化（簡稱OA系統(tǒng)）目前尚未形成相對嚴(yán)格統(tǒng)一的定義，通?？梢岳斫鉃橐噪娮佑嬎銠C、信息通訊為主要技術(shù)支撐，通過人機信息互動系統(tǒng)，提高綜合業(yè)務(wù)管理水平的一種新型的辦公形式。

21世紀(jì)是信息化的時代，在信息技術(shù)快速發(fā)展和日趨發(fā)達(dá)的條件下，教育的管理方式也發(fā)生了變化，尤其是高等教育管理模式很大程度上受其影響。近幾年，隨著各大高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，辦公自動化在很多高校逐步發(fā)展建設(shè)起來，計算機在高校各個部門和院系普及率已很高，不少高校幾乎人手一臺電腦，行政人員和教師在工作中每天都使用計算機連接互聯(lián)網(wǎng)處理自己的工作，同時很多學(xué)校校園網(wǎng)的使用不斷成熟，也為實現(xiàn)學(xué)校辦公自動化打下堅實的基礎(chǔ)。高等學(xué)校作為新技術(shù)的開發(fā)地，做好教學(xué)、科研工作，提高服務(wù)社會質(zhì)量和水平，有必要依靠辦公自動化的技術(shù)，加快對新知識的傳播與應(yīng)用。同時，由于高等學(xué)校組織機構(gòu)眾多，牽涉的部門多，在事務(wù)處理方面手工辦公方式已漸漸不能滿足日益增長的辦公業(yè)務(wù)量。因此，改變思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，將各類辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過程采用辦公自動化是大勢所趨。

1 高校辦公自動化發(fā)展的現(xiàn)狀

1.1 部門之間使用水平存在差異

不少高校內(nèi)部機構(gòu)很早就引進(jìn)了計算機輔助系統(tǒng)來協(xié)助本部門的管理工作，有些部門已建設(shè)了一套完善的信息管理系統(tǒng)，如財務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等。但還有一些部門仍然不太重視辦公自動化的發(fā)展，一直使用原始的紙質(zhì)方式，互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢沒有得到充分發(fā)揮，信息資源無法共享。教師之間的計算機應(yīng)用水平也差異不小，年齡大些的教師有的只會打打字、簡單編輯下常規(guī)軟件，對計算機的應(yīng)用仍然停留在前互聯(lián)網(wǎng)時代，嚴(yán)重浪費網(wǎng)絡(luò)資源。

1.2 行政部門推出的工作業(yè)務(wù)量偏少

高校行政管理工作類別繁多，以辦公室工作為例，每天的工作量很大，很多高校目前推進(jìn)的工作業(yè)務(wù)主要還是放在高校網(wǎng)頁首頁諸如發(fā)布通知、新聞公告、下載表格等簡單內(nèi)容，真正意義上的業(yè)務(wù)辦公還沒有在網(wǎng)上開通，依然采用以手工為主的辦事方式。尤其是辦公室秘書科發(fā)文審批、收文流轉(zhuǎn)等工作仍是以紙質(zhì)形式在各部門和辦公室間流動，沒有實現(xiàn)真正意義上的辦公自動化。

1.3 各院系職能部門信息不互通

很多高校的職能部門處理事務(wù)都有自己的一套系統(tǒng)，沒有整體統(tǒng)籌考慮，缺少學(xué)院層次上的整體性規(guī)劃。為了提高本部門的辦公效率，各自為陣安裝了適合本部門工作流程和特點的辦公軟件，盡管在一定程度上提高了本部門的工作效率，但缺少部門之間的信息互通，無法共享數(shù)據(jù)庫信息，各部門的辦公軟件之間沒有互通的橋梁，如教務(wù)處和學(xué)工處經(jīng)常就出現(xiàn)同一個關(guān)于學(xué)生數(shù)據(jù)，系統(tǒng)顯示不一致的情況，從長遠(yuǎn)方面不利于高校整體辦公效率的提高。

1.4 人員思想保守不善于接受新技術(shù)

很多高校推行辦公自動化最大的困難不是沒有經(jīng)費資金的問題，而是教師思想觀念沒有及時轉(zhuǎn)變的問題。不少教師對辦公自動化的本質(zhì)作用一知半解，簡單的將辦公自動化理解為只是一個互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在辦公中的應(yīng)用，完全忽略了其決策效能的作用。同時，很多部門管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公方式，匯報工作還是面對面為主，思想保守，墨守成規(guī)。這些固化思維嚴(yán)重影響了辦公自動化在高校辦公系統(tǒng)中的普及率，導(dǎo)致了辦公自動化在高校的推廣還需進(jìn)一步加強。

1.5 重硬件輕軟件問題突出

只重視硬件的建設(shè)，忽視軟件資源的建設(shè)是很多高校普遍存在的問題。一味追求硬件條件的領(lǐng)先，卻忽視了最重要的適合本校數(shù)據(jù)資源庫管理開發(fā)和升級應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，不少高校不愿把大量資金投在軟件上，而相反選擇一些價格比較便宜、功能不是很完善的不太適合本校實際的辦公軟件，造成當(dāng)前各高校有好的硬件設(shè)施但軟件跟不上的情況。

2 高校辦公自動化的應(yīng)用價值

高校通過使用辦公自動化系統(tǒng)不但可以提高職能部門的辦公效率，還可以加強辦公的管理機制，辦公自動化的應(yīng)用價值在高校中得到充分體現(xiàn)。

2.1 實現(xiàn)了遠(yuǎn)程開放式辦公

隨著我國高校規(guī)模的擴大，擴招后學(xué)生人數(shù)的激增，不少高校形成了多個校區(qū)的格局，同時高校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，不能及時回來親自辦理事務(wù)，不能對上級文件作出重要批示，種種情況給高校的辦公自動化應(yīng)用提出更高的要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，尤其是與之相配套的辦公自動化手機APP軟件的進(jìn)一步拓展，使高校辦公自動化的層次類型得到相應(yīng)提升，辦公室工作的虛擬化使高校辦公自動化的辦公區(qū)域得到擴展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及辦公室人員不管身處家中或者在外地出差，隨時都可以通過計算機或者手機進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，進(jìn)而幾何倍數(shù)地提高辦公效率。

2.2 有助于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策

學(xué)校通過大數(shù)據(jù)分析可使辦公自動化走向智能化的分析決策層類型，辦公室自動化就能夠?qū)嵤┕芾砗托畔?shù)據(jù)的有效銜接，挖掘看不見的一些內(nèi)容、揭示其價值和意義，使之通過數(shù)據(jù)分析為高校領(lǐng)導(dǎo)提供較為科學(xué)的決策與治理學(xué)校的參考意見，并且高校領(lǐng)導(dǎo)還可依據(jù)分析出的有效信息進(jìn)行進(jìn)一步的分析研究，從而得出更加科學(xué)的作出判斷，使學(xué)校各項問題的解決具有一定的前瞻性。

2.3 有利于師生之間的學(xué)習(xí)

高校是知識傳播、獲取和更新的重要場所，高校的教師主要的工作就是教學(xué)和科研，而學(xué)生最根本的任務(wù)就是學(xué)習(xí)知識。當(dāng)教學(xué)管理越來越多地融入到高校辦公自動化系統(tǒng)中時，其應(yīng)用價值又進(jìn)一步得到提升。辦公自動化系統(tǒng)可以給教師和學(xué)生提供一個智能化的學(xué)習(xí)平臺，將知識貫穿到不同的教學(xué)環(huán)節(jié)中，同時教師和學(xué)生通過這個平臺可以進(jìn)行有效地互動，學(xué)習(xí)更加靈活方便，提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)效率和教師的授課效果。

辦公自動化系統(tǒng)作為數(shù)字化校園的重要組成部分之一，目前推廣使用盡管有一些困難，使用現(xiàn)狀不盡如人意，但隨著時代的發(fā)展、人們思維的轉(zhuǎn)變、人員業(yè)務(wù)水平的提高，辦公室自動化系統(tǒng)會為學(xué)校全面建設(shè)智慧校園、信息化校園打下堅實的基礎(chǔ)。

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