做好機(jī)關(guān)辦公室的微機(jī)錄入工作策略分析

雷紅娟

摘要：微機(jī)錄入工作常常被認(rèn)為是辦公室中最不起眼的工作之一，很多人對此也很輕視。但是，事實(shí)并非如此，要做好機(jī)關(guān)辦公室的微機(jī)錄入工作必須具備一定的專業(yè)能力及較高綜合素質(zhì)，才能避免工作中的失誤，為辦公室的良好運(yùn)行提供有力保障。本文就分析了做好機(jī)關(guān)辦公室的微機(jī)錄入工作的一些策略，希望為廣大同行的工作提升提供一些參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)辦公室；微機(jī)錄入；策略；保密意識

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）31-0256-02

1 提高思想政治覺悟，樹立良好保密意識

很多人認(rèn)為，微機(jī)錄入工作只是單純的打字工作，只要把打字工作做好就可以了。其實(shí)不然，作為機(jī)關(guān)辦公室的文字工作者，提高自身的思想覺悟也尤為重要。機(jī)關(guān)辦公室的工作特點(diǎn)就是文字材料既多且雜。當(dāng)有政治會議或其他活動時(shí)，往往面臨諸多稿件的錄入工作，這時(shí)往往需要錄入人員加班加點(diǎn)工作，面對如此繁雜的工作，需要錄入人員有較高的思想覺悟，做到隨叫隨到，任勞任怨。通過自己的出色工作，為機(jī)關(guān)工作的開展提供良好的材料基礎(chǔ)。

另外，機(jī)關(guān)辦公司的微機(jī)錄入工作，由于其崗位的特殊性，往往會接觸和經(jīng)手許多文件，這其中不乏一些保密要求很高、甚至為絕密級別的文件。一旦這些文件內(nèi)容外協(xié)，可能造成難以預(yù)計(jì)的后果，對黨和國家利益造成嚴(yán)重侵害。因此，微機(jī)錄入人員應(yīng)該強(qiáng)化自身法律意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國保守國家秘密法》中的相關(guān)法規(guī)，遵守黨紀(jì)國法，確保國家秘密安全。

2 培養(yǎng)好學(xué)精神，積極吸收新知識學(xué)習(xí)新技能

微機(jī)錄入工作并未是一個一成不變的工作，其也需要與時(shí)俱進(jìn)，在日常的工作生活中，積極吸收新知識、學(xué)習(xí)新技能。當(dāng)前時(shí)代是一個飛速發(fā)展的時(shí)代，微機(jī)錄入工作所接觸的機(jī)器設(shè)備也快速的更新?lián)Q代，從最開始的四通打字機(jī)，逐漸演變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)。其中電子計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代更是頻繁，短短十?dāng)?shù)年的實(shí)踐，處理器就經(jīng)理了286 、386、486到英特爾奔騰，然后是單核，雙核甚至四核。不僅處理文件的速度得到大幅度的提升，其處理文件的軟件也日新月異，如WORD、EXCEL、PPT、電子郵件及方正飛騰排版系統(tǒng)等，有些文件的處理還可能會應(yīng)用一些Photoshop 、CorelDraw等圖片軟件。另外，在硬件配置方面，傳真機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等在辦公室配備中也越來越普及。相應(yīng)的微機(jī)錄入人員要適應(yīng)這一時(shí)代的變化，積極學(xué)習(xí)并熟練運(yùn)用相關(guān)軟件和設(shè)備，從而更好地完成其信息錄入工作。同時(shí)，在相應(yīng)的設(shè)備維護(hù)方面積極學(xué)習(xí)，做好日常的維護(hù)與檢修工作，確保辦公室錄入工作的有效進(jìn)行。

3 做好辦公室微機(jī)錄入工作的細(xì)節(jié)處理

除了思想層面的積極學(xué)習(xí)和保密意識以外，要做好辦公室微機(jī)錄入工作，就必須從細(xì)節(jié)做起，從小事出發(fā)，形成自己一套行之有效的處事原則，從而在日常的細(xì)微之處踐行出良好的工作規(guī)范，促進(jìn)日常工作的圓滿完成。

3.1做好輸入法的選擇和練習(xí)

微機(jī)錄入員，最基本也是最重要的工作就是文字錄入工作，也因此需要對錄入的效率的提升進(jìn)行思考。我們現(xiàn)在所采用的文字輸入方法大多都是拼音 輸入法，在錄入文字的過程中需要選擇文字、查屏幕，即使能夠做到盲打，也就是在文字錄入時(shí)不看鍵盤，但是查閱屏幕的環(huán)節(jié)是必不可少的，不僅延長了打字時(shí)間， 同時(shí)還就會降低工作效率。從專業(yè)角度來所，機(jī)關(guān)辦公室微機(jī)錄入員應(yīng)該選擇“五筆輸入法”進(jìn)行練習(xí)。“五筆輸入法”是一種速度快、辨識度高的輸入方法，熟練的運(yùn)用五筆輸入法，可有效提高輸入速度與準(zhǔn)確度，五筆輸入可以完全實(shí)現(xiàn)盲打，省去了查閱屏幕進(jìn)行校對的麻煩，具有其他輸入法無法比擬的優(yōu)勢。而且，當(dāng)遇到生僻漢字時(shí)，運(yùn)用五筆輸入，還可以避免不知道讀音而無法打出漢字的尷尬。

微機(jī)錄入人員在工作中要做到快而準(zhǔn)，其中“快”指的是文字錄入的速度快，準(zhǔn)則是文字錄入要有較高的質(zhì)量，少錄入錯別字。要達(dá)到這兩個方面的要求，錄入人員在初級學(xué)習(xí)階段就應(yīng)該打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，熟練地掌握自身學(xué)習(xí)的錄入方法，并且掌握錄入指法的運(yùn)用知識。此外，在掌握基本的錄入知識之后，錄入人員還應(yīng)該勤加苦練，在學(xué)習(xí)和工作的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而提高自身的業(yè)務(wù)能力和工作水平。不僅如此，微機(jī)錄入員還應(yīng)該熟練的操作文件制作軟件，掌握這一內(nèi)容對其自身的工作也能夠起到很大的幫助。

3.2做好印發(fā)文件的校對工作

辦公室所要印發(fā)的每一份文件都事關(guān)部門形象，因此微機(jī)錄入人員要對印發(fā)工作予以充分重視，對相應(yīng)的錄入工作也十分細(xì)心。對印制的文件都要經(jīng)過仔細(xì)的校對，對細(xì)節(jié)進(jìn)行良好處理：首先，針對標(biāo)題的檢查。標(biāo)題雖然簡短，但卻是整篇文章的核心，若出現(xiàn)問題，往往會讓整篇文章失色不少，因此需要引起重視；其次，要對文章的整體格式進(jìn)行檢查。部分工作人員對辦公軟件的不熟悉，往往會造成文章出現(xiàn)多種字體、行間距等問題，這是錄入人員就要按照相應(yīng)規(guī)范對其進(jìn)行合理排版。最后，就是通讀全文，找出其中的錯別字，以避免文章使用時(shí)的不便。

3.3熟悉部門工作和材料撰寫特點(diǎn)

微機(jī)錄入人員要熟悉和了解部門工作的特點(diǎn)及個人的材料撰寫特點(diǎn)。這就要求錄入人員要了解部門工作的相關(guān)職能及辦公程度，掌握其中的工作規(guī)律。并結(jié)合相關(guān)材料撰寫人員的習(xí)慣、工作部門特點(diǎn)等問題，做好文字錄入工作。特別是對于很多手寫稿件，很容易出現(xiàn)文章質(zhì)量欠佳、字跡不清、版面模糊的情況，這就要求錄入人員必須根絕撰稿人特點(diǎn)，進(jìn)行一定程度的修改錄入工作。

3.4注重設(shè)備的日常維護(hù)及常見故障排查

要維持辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和良好使用，就必須用正確的使用方法，并形成良好的使用習(xí)慣。對待顯示器，要注意以下幾點(diǎn)：首先，注意環(huán)境衛(wèi)生，可用干燥柔軟的布料對顯示器做除塵處理；其次，注意顯示器接口及電源接口的緊密連接，防止因連接松動造成的顯示問題；最后，要注重防磁，避免因解除磁性物體造成的屏幕損害。另外，對微機(jī)鍵盤、鼠標(biāo)等也要進(jìn)行定期的清潔工作。對不復(fù)雜的微機(jī)機(jī)箱也可以進(jìn)行拆機(jī)出塵工作，以保證硬件設(shè)備的運(yùn)行流暢。

在應(yīng)對辦公設(shè)備故障時(shí)，首先要仔細(xì)閱讀相應(yīng)說明書，避免操作不當(dāng)造成的設(shè)備問題。其次可對外圍設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查，如插頭是否松動，連接線是否緊密。若外圍設(shè)備正常，則檢查設(shè)備是否有故障提示，如打印機(jī)缺紙卡紙。若計(jì)算機(jī)無法正常啟動，可先檢查內(nèi)存是否松動，風(fēng)扇是否運(yùn)轉(zhuǎn)。值得注意的是，若出現(xiàn)自己無法解決的故障時(shí)，切忌蠻干造成的更大問題，而應(yīng)該積極與供貨商取得聯(lián)系，尋求售后服務(wù)幫助解決。

3.5加強(qiáng)政治術(shù)語詞匯量的積累

相關(guān)人員應(yīng)該努力學(xué)政治理論知識，不斷積累政治詞匯量。機(jī)關(guān)文字材料的主要特征就是有較多的政治詞語，并且理論性較強(qiáng)，因此，微機(jī)錄入員要在提升自身的政治理論水平上下工夫，工作之外的時(shí)間多閱讀政治性文章，打印一些政治理論較強(qiáng)的文章來增加自身的政治術(shù)語詞匯量，這樣不估計(jì)能夠鞏固自身的打字水平，還能夠積累更多的政治術(shù)語。通過這種方式，可以減少工作人員在工作中的辨字難題，結(jié)合自身掌握的知識，達(dá)到看上文知下文的能力。

3.6微機(jī)錄入人員應(yīng)該增強(qiáng)自身的服務(wù)意識

機(jī)關(guān)辦公中，微機(jī)錄入員的工作是非常重要的，其工作的性質(zhì)就是為上級人員提供服務(wù)，因此，必須樹立良好的服務(wù)意識，保持穩(wěn)定的心態(tài)，在工作過程中做到不急不躁。機(jī)關(guān)微機(jī)錄入工作的服務(wù)性較強(qiáng)，有時(shí)需要多個部門同時(shí)打印文件，工作任務(wù)比較繁重，如果相關(guān)工作人員心浮氣躁，不僅不會提升工作效率，還會引發(fā)較多的工作問題。面對這種現(xiàn)狀，工作人員需要保持良好的心態(tài)，對文件的打印順序進(jìn)行合理的安排，做好工作時(shí)間的安排，堅(jiān)持“腦急心不急”的原則，使自己的最快打字速度能夠得到發(fā)揮，從而在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)文件的錄入工作。此外，工作人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)微機(jī)領(lǐng)域中的相關(guān)知識，平時(shí)多閱讀微機(jī)維護(hù)方面的書籍，增強(qiáng)自身的知識儲備量，還應(yīng)該在閑暇時(shí)間多請教專業(yè)人員，多加練習(xí)微機(jī)操作技巧，提高自身的動手實(shí)踐能力，這樣在日常工作中遇到問題的情況下才能夠快速的解決，增強(qiáng)整體工作效率。

4 積極探索良好的工作方法，提高辦事效率

做好了工作細(xì)節(jié)之外，微機(jī)錄入工作人員還應(yīng)該重視總結(jié)良好的工作方法，提高辦事效率。特別是對各類稿件的整理歸類方面，因?yàn)楹芏喔寮⒎卿浫牒缶筒粫俅握{(diào)用的，因此需要做好相應(yīng)的歸檔分類及等級處理，便于今后對文件的查找工作。筆者經(jīng)實(shí)踐歸納出以下幾種：

1）詳細(xì)歸類法。首先建立一個專有的文件錄入文件夾，將所有文件放置其中，并建立相應(yīng)的excel表格，并將每篇文件的錄入日期、文件標(biāo)題、打印部門等內(nèi)容記錄其中，在今后需要調(diào)用時(shí)，就可以通過excel表格快速找到相應(yīng)文章大致內(nèi)容，并根據(jù)其中的記錄從所有文件中找出需要的某個文件。

2）時(shí)間歸類法。這種方法是首先新建一個大的文件夾。并在大文件夾中按照每一年建立一個文件夾。再在每年文件夾中，以月份建立文件夾。在文件的錄入工作中，可按照時(shí)間進(jìn)行文件的相應(yīng)保存。以后需要調(diào)用還是，只需要操作人員知道大致的實(shí)踐就能快速地找出相應(yīng)文件。

3）部門歸類法。這種方面與前一種很類似，就是先建立一個大的文件夾，再在其中部門建立文件夾，并可在其中按照題材或時(shí)間建立部門子文件夾，這種建檔方法對某一部門的文件查找具有很大的便利性。

此外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，很多軟件都已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)高效的文件歸檔操作，若部門預(yù)算容許的條件下，辦公室可引進(jìn)相應(yīng)軟件，以輔助相應(yīng)歸檔工作的高效完成。另外，相應(yīng)工作人員還要定期對錄入文件進(jìn)行整理備份，通過硬盤備份、U盤備份等多種手段，防止微機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，出現(xiàn)的文件丟失。

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