凝聚力量推動檔案規(guī)范化管理

王秦

（新疆阿勒泰市委辦公室，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理工作是事業(yè)單位各項管理活動的重中之重，通過對檔案資源進行有效的收集、整理和匯總，能夠保證有價值的檔案資源得以有效的存續(xù)，同時也能夠提高有價值檔案資源的利用效率和利用質(zhì)量。但當前很多事業(yè)單位關(guān)于檔案管理和檔案服務的重視程度不高，沒有對該項工作的重要性有深刻的認識，影響到各項檔案資源的高效利用和高效保存，使得檔案管理水平一直處于低標準之下。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要作用

事業(yè)單位的檔案管理工作主要涉及到人事檔案、科研檔案、財務檔案、物資檔案、辦公檔案等內(nèi)容進行有效的收集、整理、匯總、分析、處理、編撰、保存，利用。由此能夠看出檔案管理工作深入到事業(yè)單位的各個工作環(huán)節(jié)當中，能夠為事業(yè)單位回顧過去，展望未來，發(fā)展決策，提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，幫助事業(yè)單位更好的履行職責，服務社會，服務大眾。事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，不僅能夠更好的助推事業(yè)單位的各項工作的高開展提升整體的工作水平，同時還能夠進一步改善管理現(xiàn)狀，約束相關(guān)職能，形成良好的社會形象。當前隨著以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的深入推進和應用，事業(yè)單位的各項管理工作逐漸走向正規(guī)化，科學化，業(yè)務更加精細，造成了工作量顯著增加，產(chǎn)生了越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統(tǒng)以人工操作的檔案管理方式，已經(jīng)不能夠適應精細化和信息化的發(fā)展需求，事業(yè)單位的檔案管理水平需要不斷得到提升。由此可以看出在事業(yè)單位改革進程不斷推動的背景下，只有實施科學化的規(guī)范化的檔案管理模式，要更好地解決事業(yè)單位檔案管理被動的局面，并形成規(guī)范、有序、標準、嚴格的管理方式，促進事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量、管理效率的提升，真正體現(xiàn)檔案管理的價值和作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作面臨的幾點問題

（一）檔案管理制度不健全

在檔案管理工作開展過程中，很多事業(yè)單位的管檔案管理模式比較粗放，一直沿用人工操作的模式，事業(yè)單位檔案管理期間不可避免地出現(xiàn)了一些問題和疏漏。在很多事業(yè)單位內(nèi)部，雖然初步構(gòu)建了相應的檔案管理工作制度，但并沒有認識到檔案規(guī)范化管理的重要作用，沒有構(gòu)建妥善合理的管理體系，各項管理流程也比較隨意。在某些事業(yè)單位的內(nèi)部，一方面由于沒有建立標準化的檔案管理工作制度，各項管理流程存在很大的隨意性，工作人員在檔案收集、整理、匯總、分類儲存過程中存在很大的隨意性[1]。另一方面，在很多事業(yè)單位內(nèi)部也沒有建立規(guī)范檔案管理人員工作行為的監(jiān)督機制和審查機制，在單位內(nèi)部并沒有形成內(nèi)外部監(jiān)督的工作氛圍，不能有效約束相關(guān)檔案管理人員的工作行為，使得很多工作人員在檔案收集、檔案管理、檔案儲存過程中，存在很大的隨意性，只能夠依靠檔案管理人員的自律來完成工作，這無疑會增加檔案管理疏漏和管理風險。有些事業(yè)單位雖然建立了比較健全的檔案管理制度，但是該項制度在執(zhí)行過程中存在很大的隨意性，往往停留在口頭上和理論上，形式主義比較明顯，造成了標準化管理執(zhí)行大打折扣，看不到預期的執(zhí)行效果。

（二）檔案管理人員配置不合理

傳統(tǒng)檔案管理模式之下，往往只局限于檔案材料的收集、整理、匯總、儲存、利用，并不要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平和專業(yè)認知，但隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的范圍管理的內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多樣化態(tài)勢，同時在檔案管理過程中還涉及對檔案資料的深度挖掘和深度開發(fā)，主要表現(xiàn)出各個學科相互融合，相互交叉的趨勢，這就對檔案管理人員提出了更高要求，要求其具備一定的計算機操作能力，統(tǒng)計學分析知識。檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化對檔案人員提出了更高的專業(yè)要求，需要檔案管理部門加快構(gòu)建復合型的技術(shù)人才隊伍。但目前在很多事業(yè)單位內(nèi)部大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低下，一直沿用傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，不具備創(chuàng)新能力，職業(yè)素養(yǎng)不足，工作存在很大的差異性，這與檔案管理工作規(guī)范化和信息化的要求不相適應，難以適應社會的發(fā)展需求。

（三）檔案管理的硬件軟件設(shè)施建設(shè)比較落后

當前隨著以計算機大數(shù)據(jù)云計算互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，在各個領(lǐng)域的迅猛應用和發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的各個方面。信息化數(shù)據(jù)化等多種管理方式，逐漸在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應用，切實提升了管理質(zhì)量和工作效率。在有些事業(yè)單位的內(nèi)部也開始嘗試將信息化技術(shù)應用到管理體系當中，購置了計算機，數(shù)據(jù)庫儲存器，掃描儀，打印機等設(shè)備，實施電子化辦公或者無紙化辦公。但多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部對信息化操作和數(shù)據(jù)化發(fā)展的重視程度不高，一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，工作思想根深蒂固，再加上受到資金設(shè)備等多方面的限制，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅管理工作量較大，很容易出現(xiàn)差錯，并且檔案的檢索難度較大，工作量較大，很容易因為工作人員的疏忽，造成有價值的檔案丟或者損壞。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的工作措施

（一）提高對檔案規(guī)范化管理的重視程度

事業(yè)單位領(lǐng)導和員工對檔案管理工作重視和支持程度是推進檔案管理規(guī)范化的重要保障，為了切實提升管理水平，就要求員工更新對檔案管理工作的認知，一方面要全面參與到檔案管理工作當中，要求檔案管理人員從自身做起，逐漸轉(zhuǎn)變對檔案管理規(guī)范化重視不高的認知，不斷提高自身的專業(yè)能力，主動向主管領(lǐng)導人員宣傳檔案規(guī)范化管理所取得的實際成效。事業(yè)單位的主管部門也需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認知，加強對檔案管理規(guī)范化的重視程度，制定完善的工作責任和考核制度，保證規(guī)范化檔案管理工作能夠有效地拓展。

（二）提升檔案管理制度流程的規(guī)范性

規(guī)范合理的制度是開展規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，檔案管理要想實現(xiàn)規(guī)范化，就需要構(gòu)建一套完整且合理的工作管理制度，明確檔案管理的工作流程，將相關(guān)工作制度落實到工作的各個環(huán)節(jié)當中，從而對檔案管理人員的工作行為做出有效的規(guī)范。事業(yè)單位在制定各項管理工作制度時，應該充分考慮檔案管理的實際要求，將先進的管理方法管理手段充分應用其中，尤其是在檔案收集分類編目、整理、鑒定、歸檔、銷毀、借閱、復制、移交、保密等各個方面都需要構(gòu)建規(guī)范化的管理制度，要明確各個工作環(huán)節(jié)的具體要求。同時還應該對各項檔案管理制度的執(zhí)行情況，執(zhí)行效果進行有效的考核并將最終的考核結(jié)果作為評優(yōu)爭先職稱評定的重要參考依據(jù)，這樣能夠激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，并嚴格按照各項規(guī)章制度規(guī)范自己的工作行為，保證管理制度能夠得以有效的落實。

（三）提升檔案管理的現(xiàn)代化程度

事業(yè)單位應該著力提升檔案管理的現(xiàn)代化程度，加強技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)投入力度，提升管理水平和軟件硬件條件，加快構(gòu)建電子化的信息管理平臺，檔案數(shù)據(jù)保護系統(tǒng)，信息采集系統(tǒng)。在檔案管理過程中，通過實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，提升檔案管理工作效率和管理工作質(zhì)量，同時也方便檔案的查詢、分析和整理，更好的滿足多樣化需求。另外還應該注重加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓教育提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其認識到檔案管理工作的重要性，增強他們的責任感和使命感，更好的約束職工的思想行為，確保各項檔案管理工作的規(guī)范性。同時還要加強專業(yè)技能尤其是要加強計算機操作能力、大數(shù)據(jù)挖掘、信息開發(fā)等方面的專業(yè)培訓，確保他們能夠更好地適應信息化檔案管理的能力，具備足夠的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理的規(guī)范化水平。

結(jié)語

綜上所述，隨著機關(guān)事業(yè)單位的改不斷深化，一部分的事業(yè)單位開始執(zhí)行規(guī)范化的檔案管理模式，并在管理過程中取得了一定的成效和成績，檔案管理水平和管理質(zhì)量得到了不同程度的提升。但從總體情況來看，很多事業(yè)單位并沒有認識到檔案規(guī)范化管理對提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性，對檔案管理工作重視程度不高，各項管理機制建設(shè)不完善，檔案管理理念比較陳舊，創(chuàng)新能力嚴重不足，各項軟件硬件設(shè)施建設(shè)不到位。為了更好地適應時代和改革發(fā)展對檔案提管理提出的新要求，就要求事業(yè)單位結(jié)合自身的實際情況，針對檔案管理中所面臨的諸多問題構(gòu)建針對性的措施，確保檔案管理工作能夠向著規(guī)范化方向邁進。