檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)

張丹

［摘要］隨著檔案資源網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案網(wǎng)站的信息資源建設(shè)已是檔案界和廣大用戶著重關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容之一。檔案網(wǎng)站是對(duì)外公布檔案信息、建設(shè)檔案工作、加強(qiáng)自身服務(wù)功能的新平臺(tái)。然而，在我國(guó)檔案網(wǎng)站的信息資源建設(shè)中仍然存在多個(gè)問(wèn)題，對(duì)檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)存在重大影響。本文通過(guò)對(duì)比發(fā)現(xiàn)了我國(guó)在檢索功能不足、信息資源匱乏等方面的不足，從而挖掘出提高我國(guó)檔案網(wǎng)站信息資源獲取能力的策略，并提出要建設(shè)有中國(guó)特色的檔案信息網(wǎng)站。

［關(guān)鍵詞］檔案網(wǎng)站；信息資源；網(wǎng)站建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.099

［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

現(xiàn)如今，檔案網(wǎng)站具有受眾面廣、信息量大、信息傳播速度快等特點(diǎn)，其已成為檔案部門信息資源對(duì)外的“窗口”。檔案網(wǎng)站的信息資源建設(shè)，一方面使檔案館（室）從傳統(tǒng)的、封閉的、單向的工作方式和環(huán)境中轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化、開(kāi)放性和多樣性的工作方式和環(huán)境，并慢慢融入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的大數(shù)據(jù)環(huán)境；另一方面讓傳統(tǒng)的檔案館館藏資源的利用發(fā)揮了更大作用。

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院組建的“檔案網(wǎng)站調(diào)查和測(cè)評(píng)項(xiàng)目組”曾在不同時(shí)期多次對(duì)我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站進(jìn)行測(cè)評(píng)，通過(guò)測(cè)評(píng)報(bào)告可以看到我國(guó)有32個(gè)省級(jí)檔案部門建立了自己的網(wǎng)站。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，為信息資源的增值、共享提供了寬闊的平臺(tái)。但由于資金、人才、技術(shù)等多方面的原因，國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站的信息資源建設(shè)依然處于初步階段，這主要體現(xiàn)在：整合建設(shè)層次較低、建設(shè)資源單一、重資源建設(shè)，輕資源利用、檢索功能不健全，公眾對(duì)網(wǎng)站熟識(shí)度低等。

1 國(guó)內(nèi)外檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)情況的分析

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)。但從宏觀層面上看，我國(guó)檔案信息的資源無(wú)論是采集模式、接入容量和資源豐度等方面都與國(guó)外存在較大的差距。我國(guó)檔案界從20世紀(jì)70年代末、80年代初開(kāi)始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，在20世紀(jì)90年代中期至21世紀(jì)初，國(guó)家和地方政府對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入大幅增加，檔案部門配置的信息化設(shè)備越來(lái)越多，檔案信息化的相關(guān)法規(guī)得到了進(jìn)一步完善，檔案信息化進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，大多數(shù)省級(jí)檔案館都建立了基于數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。到目前為止，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用，各類檔案信息化建設(shè)迅速發(fā)展，檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)加速。國(guó)外檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)起步較早，具有一定的基礎(chǔ)，發(fā)展相對(duì)較好。英、美兩國(guó)關(guān)于數(shù)字檔案館的研究比較集中，加拿大、澳大利亞、荷蘭等國(guó)家的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)也有較好的基礎(chǔ)。

2 檔案網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容的構(gòu)建

目前，由于檔案網(wǎng)站普遍存在信息匱乏、類型與級(jí)別單一、檢索功能不完善、缺乏特色等問(wèn)題，導(dǎo)致在推廣信息資源建設(shè)的過(guò)程中存在很多阻力。要解決這些問(wèn)題，就必須構(gòu)建目錄和文件、文本編輯和研究并重的檔案信息資源組織模式。

2.1 行業(yè)縱向聯(lián)合，加強(qiáng)網(wǎng)站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

面對(duì)信息技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，還處在落后狀態(tài)的檔案管理必須要拋棄“閉門造車”的思想，充分利用后發(fā)之勢(shì)，主動(dòng)與其他文化信息部門進(jìn)行橫向協(xié)作，加強(qiáng)網(wǎng)站信息資源的建設(shè)，這樣才能使檔案管理進(jìn)入到信息產(chǎn)業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的核心中，并一舉成為信息時(shí)代的主要力量。同時(shí)，還要充分利用社交媒體，使檔案網(wǎng)站與社交媒體相融合，從而達(dá)到時(shí)代的要求。

2.2 檔案目錄、原文與編研成果三級(jí)信息并重

構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄信息、研究信息相對(duì)應(yīng)的文本信息，信息資源的存儲(chǔ)依靠的是強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，所以數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案網(wǎng)站的核心，是網(wǎng)站內(nèi)容的支撐。

2.3 永久保存、服務(wù)、鏡像、鏈接四級(jí)資源共存

構(gòu)建科學(xué)、合理配置的信息資源網(wǎng)站，可以使網(wǎng)站效益達(dá)到最佳狀態(tài)?？蓪n案網(wǎng)站提供各種信息資源劃分成以下四個(gè)級(jí)別。

永久保存級(jí)：這是檔案館的特色，只有在本網(wǎng)站才可用，其他的檔案網(wǎng)站均無(wú)法使用，本館對(duì)其負(fù)有永久保存的責(zé)任。

服務(wù)級(jí)：可以豐富網(wǎng)站資源，但不在本館館藏范圍內(nèi)，不具備所有權(quán)，不負(fù)永久保存責(zé)任。

鏡像級(jí)：對(duì)站點(diǎn)資源有輔助和補(bǔ)充作用，而不是本館的館藏。保存其他機(jī)構(gòu)的文化和檔案信息，或者和檔案館收集范圍有交叉的數(shù)字信息被復(fù)制在本網(wǎng)站的副本。這是目前應(yīng)主要考慮的問(wèn)題。

鏈接級(jí)：網(wǎng)站資源的補(bǔ)充，可以顯示分散在不同信息機(jī)構(gòu)的信息資源。

3 檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的不足

“被利用”是檔案部門收集保管檔案信息資源的主要目的，而檔案網(wǎng)站作為網(wǎng)絡(luò)家族中的成員，具備網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)點(diǎn)，如時(shí)效性強(qiáng)、覆蓋面廣、存儲(chǔ)能力強(qiáng)、互動(dòng)豐富、傳播靈活。更具有傳播時(shí)間上的自由、傳播空間上的無(wú)限、傳播方式上的多樣等特點(diǎn)。但傳統(tǒng)的思想觀念、業(yè)務(wù)模式及資金、人才與技術(shù)短缺等因素也導(dǎo)致了一些移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)不相適應(yīng)的問(wèn)題，具體如下。

3.1 可用資源匱乏

縱觀我國(guó)絕大部分的檔案網(wǎng)站，都普遍存在：①信息資源獲取途徑單一；②基于數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案展覽少；③沒(méi)有國(guó)外詳細(xì)的信息分類，又不像國(guó)外檔案網(wǎng)站涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、歷史和法律等多個(gè)層面；④一些檔案網(wǎng)站甚至沒(méi)有分類信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)等諸多問(wèn)題。

檔案網(wǎng)站信息資源的全面性差異主要體現(xiàn)在館藏信息數(shù)字化的程度上。檔案館藏資源數(shù)字化的數(shù)量又決定了檔案網(wǎng)站獲取檔案資源的全面性。而信息資源的全面性保障要有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)做后端支持，國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)還相對(duì)較少，我國(guó)檔案網(wǎng)站獲取信息資源的全面性還相對(duì)落后。信息資源可以通過(guò)傳遞或交流來(lái)滿足人們?cè)谀骋环矫娴男枨?，在檔案網(wǎng)站建設(shè)的過(guò)程中信息資源是實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)價(jià)值的基礎(chǔ)，而可用信息資源的匱乏，使檔案網(wǎng)站的建設(shè)與利用成了無(wú)稽之談。

3.2 檢索功能不足

我國(guó)檔案網(wǎng)站的檢索能力較弱，檢索工具總體數(shù)量較少，數(shù)據(jù)覆蓋率低，界面使用不方便，檢索速度較慢，而個(gè)別網(wǎng)站甚至沒(méi)有檢索工具，再要么就是專業(yè)性太強(qiáng)且使用介紹信息過(guò)少和其只是一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，形同虛設(shè)，根本沒(méi)有檢索功能。究其原因主要是：①對(duì)普通檔案需求用戶來(lái)說(shuō)使用太過(guò)專業(yè)的檢索工具難度太大，在一定程度上限制了非專業(yè)用戶對(duì)檔案的獲取和利用；②使用的檢索工具普遍太過(guò)簡(jiǎn)單，檢索方式趨于單一化；③缺少?gòu)?qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)支撐，使檢索只限于案卷級(jí)或目錄級(jí)，不能進(jìn)行更深層次的檢索。

4 檔案網(wǎng)站建設(shè)的優(yōu)化策略

4.1 確保信息資源的質(zhì)量，完善網(wǎng)站的服務(wù)功能

檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)要以服務(wù)于人為目的，提供真實(shí)、可靠、實(shí)時(shí)的檔案信息。研究和尊重用戶的需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的公開(kāi)化和大眾化，以自身有利的資源為依靠，豐富檔案網(wǎng)站，檔案從業(yè)人員，尤其是服務(wù)于檔案網(wǎng)站的工作者應(yīng)本著分步驟實(shí)施、優(yōu)先利用的原則，創(chuàng)建有自身特色的信息資源，彰顯本網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，確保信息資源的質(zhì)量，提高網(wǎng)站的服務(wù)功能。

4.2 提高檢索工具的易用性，實(shí)現(xiàn)快速查詢

目前，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)檢索工具進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，為用戶提供一個(gè)多功能的訪問(wèn)途徑，真正實(shí)現(xiàn)方便、高效、快速的檢索功能。為了改善信息資源的易查、易用性，一方面可以提高檢索工具用戶界面的專業(yè)性；另一方面應(yīng)適當(dāng)增加檢索工具使用的介紹信息。檔案網(wǎng)站服務(wù)的水平取決于用戶的滿意度，而用戶的滿意度又取決于實(shí)際工作中檔案網(wǎng)站技術(shù)管理人員對(duì)現(xiàn)代信息的掌握和運(yùn)用程度。因此，組建一支擁有高知識(shí)技能、高業(yè)務(wù)素質(zhì)的人才隊(duì)伍不可或缺。

5 結(jié)語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)信息多而雜，而傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和可靠性的特點(diǎn)已深入人心，廣大受眾期待從傳統(tǒng)檔案中利用新媒體獲取真實(shí)信息。在數(shù)據(jù)信息化時(shí)代下，我國(guó)各級(jí)檔案館既面臨著機(jī)遇，又面臨著挑戰(zhàn)。檔案館不僅應(yīng)重視信息安全的管理，還應(yīng)加大館藏資源的深度開(kāi)發(fā)與利用，特別是將受眾感興趣且有時(shí)代意義的特色檔案加以整理并在網(wǎng)上進(jìn)行傳播。檔案網(wǎng)站存在的核心價(jià)值就是服務(wù)于廣大用戶，且還能充分展現(xiàn)檔案工作以及檔案工作者的價(jià)值。

主要參考文獻(xiàn)

［1］朱丹華.檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析［J］消費(fèi)電子,2013(8).

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