檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用

劉顯芳

摘 要： 隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的融合創(chuàng)新成為了一種必然趨勢(shì)。教學(xué)檔案與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，有助于教學(xué)檔案的收集、分析、集成、共享與開發(fā)利用，進(jìn)而有利于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案教育服務(wù)功能的最大化。基于此，本文將著重分析探討檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的有效應(yīng)用，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）11-0026-01

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案的新特點(diǎn)

1.虛擬性：很多教學(xué)檔案都是以電子檔案形式存在，且存儲(chǔ)在虛擬平臺(tái)。

2.集成性：借助信息技術(shù)手段，教學(xué)檔案完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)集成管理，便于信息查詢與再利用。

3.網(wǎng)絡(luò)化：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案信息管理有效突破了“信息孤島”，形成信息網(wǎng)絡(luò)，教學(xué)部門、行政部門、后勤部門與檔案部門之間通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)傳遞與共享，大大提高了檔案信息傳遞與存檔的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和高效性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理原理的運(yùn)用

1.系統(tǒng)原理的應(yīng)用

系統(tǒng)原理要求的層次性、目的性和全局性在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”時(shí)代極度需要“大數(shù)據(jù)”技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。“大數(shù)據(jù)”可以稱為巨量資料。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案資料涵蓋的內(nèi)容或細(xì)節(jié)也在快速膨脹，這就要求高層次檔案管理部門要更新檔案信息的收集、鑒定、整理過程，從各種各樣的數(shù)據(jù)類型中快速找到我們需要收集的有價(jià)值的信息內(nèi)容，使檔案內(nèi)容更加豐滿和完善。

2.整分合原理的應(yīng)用

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”實(shí)現(xiàn)整分合原理的關(guān)鍵技術(shù)是“云計(jì)算”?！霸朴?jì)算”的內(nèi)涵和外延比較豐富，還沒有統(tǒng)一的定義，比較直觀的解釋是通過網(wǎng)絡(luò)提供可伸縮的廉價(jià)的分布式計(jì)算能力。云計(jì)算具有分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、虛擬化技術(shù)，其對(duì)于檔案管理的任務(wù)分解與整合有天然的技術(shù)支撐優(yōu)勢(shì)。用戶可以將查閱檔案的信息或關(guān)鍵字像在“百度”中搜索一樣，在檔案信息云計(jì)算平臺(tái)自動(dòng)分解為無數(shù)個(gè)較小的子程序，再由服務(wù)器組合成另一個(gè)規(guī)范化的系統(tǒng)，后經(jīng)計(jì)算、搜索、分析，將所有“全宗”中對(duì)用戶有用的信息呈現(xiàn)出來，這是我們平常經(jīng)常見到的各類檔案管理軟件無法實(shí)現(xiàn)的功能。

3.反饋原理的應(yīng)用

反饋原理的運(yùn)用在我們的生產(chǎn)生活中無處不在，最直接的反饋?zhàn)匀皇蔷W(wǎng)絡(luò)購物中的用戶評(píng)價(jià)。這種評(píng)價(jià)方式最為直觀，也最有用。檔案的查閱、檢索、提供利用和統(tǒng)計(jì)在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式下可以引入類似的評(píng)價(jià)模式來實(shí)現(xiàn)即時(shí)的反饋信息收集。而我們熟知的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能很好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)設(shè)想。

4.動(dòng)力原理的應(yīng)用

管理學(xué)的動(dòng)力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式下最需要的是“物聯(lián)網(wǎng)”思維的深化?！拔锫?lián)網(wǎng)”與云計(jì)算、大數(shù)據(jù)一樣都是比較復(fù)雜、比較新的詞匯，但是我們可以簡單地把它理解為利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等通信技術(shù)將人員、物、傳感器、控制器等外在實(shí)物通過新的方式連接在一起，實(shí)現(xiàn)人與物、物與物相連，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制與信息化、智能化的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)思維與技術(shù)不斷融入檔案管理過程后，我們可以大量吸收國內(nèi)、外檔案管理的新方法、新思維，并獲得部分外在的重要信息，從而提高檔案管理人員的工作效率和水平。

三、互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理優(yōu)化措施

1.推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略

人才始終是技術(shù)推動(dòng)、發(fā)展與完善的必備要素，而這一點(diǎn)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)重視人才的重要性，進(jìn)而以較為系統(tǒng)化的方式為人才提供一定的培訓(xùn)環(huán)境，首先通過較具權(quán)威性的理論體系的普及來全面革新檔案管理人才的意識(shí)形態(tài)，以促進(jìn)其提升自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，并以此來完善自身的理論儲(chǔ)備。其次還需要通過實(shí)踐使檔案管理人才在知識(shí)培訓(xùn)環(huán)節(jié)所形成的知識(shí)體系架構(gòu)切實(shí)地與實(shí)踐相結(jié)合，進(jìn)而全面促進(jìn)相應(yīng)檔案管理人才的整體發(fā)展。因此這就需要檔案管理人才切實(shí)地進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理實(shí)踐活動(dòng)，以此來提升自身的動(dòng)手能力，并切實(shí)地培養(yǎng)自身的工作執(zhí)行能力，進(jìn)而使自身的工作水平得到較為系統(tǒng)化的提升。

2.制定合理的標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)代化檔案工作的核心是對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位掌握，因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理方式的革新來說有著較為重要的建設(shè)性意義，因此需要以科學(xué)化的手段來對(duì)相關(guān)的檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)有一個(gè)較為細(xì)致的規(guī)劃。而與此同時(shí)，這一規(guī)劃性體系的構(gòu)建也能夠間接提升相關(guān)電子系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)算速率，進(jìn)而使相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)得到較為細(xì)致化地簡化，而這對(duì)于相對(duì)而言無明顯操作規(guī)律的檔案管理環(huán)節(jié)來說，就顯得尤為關(guān)鍵。因?yàn)橛?jì)算機(jī)是無法進(jìn)行具體管理控制的，即便可以，因運(yùn)算程序的復(fù)雜也不會(huì)有很高的效率。只有加快檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能適應(yīng)越來越快的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

3.積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)

積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是高校教學(xué)檔案管理工作的一個(gè)必然趨勢(shì)。對(duì)此，高校要增加信息化建設(shè)的相關(guān)投入，充分利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)及云空間的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，增加教學(xué)檔案信息化資源的轉(zhuǎn)化、開發(fā)與存檔的比重，促進(jìn)教學(xué)檔案在更大范圍上的共享?？梢哉f，高校教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是后期進(jìn)行教學(xué)檔案高效開發(fā)與資源共享的基礎(chǔ)，因此應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息化處理手段，提高檔案信息的傳遞效率，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)電子檔案，及時(shí)上傳檔案管理平臺(tái)供相關(guān)人員進(jìn)行參閱和下載，提高教學(xué)檔案資源的查詢與利用效率。而對(duì)于一些具有保密需求和特殊價(jià)值的檔案資料，則可以設(shè)置訪問權(quán)限或付費(fèi)接口，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，有效促進(jìn)高校教學(xué)檔案的創(chuàng)新管理。

總而言之，傳統(tǒng)檔案管理具有一定局限性，對(duì)檔案管理的效率不高，且容易造成信息丟失等問題。目前，我國已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，并取得了較好的效果。這就要求我們?cè)谝院蟮膶?shí)際工作中必須對(duì)其實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步研究探討。

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