淺談信息化建設(shè)在高校財務(wù)精細(xì)化管理中的作用

李凱潤

摘要：運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通信業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)管理流程的可估性已經(jīng)成為數(shù)字化時代的標(biāo)志，本文意在探討現(xiàn)代信息建設(shè)在高校財務(wù)精細(xì)化管理中的作用及如何促進(jìn)信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理超越時間，空間的精細(xì)化管理模式。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；精細(xì)化管理

一、信息化建設(shè)下推行高校財務(wù)制度精細(xì)化管理的必要性

（一）高校財務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是一種推行細(xì)化的管理文化，相對粗放的管理模式，它強(qiáng)調(diào)借用一系列大數(shù)據(jù)的分析保證管理流程的可評估性和量化性。這種管理模式不僅要求財務(wù)管理的責(zé)任細(xì)化和具體化而且規(guī)定財務(wù)工作應(yīng)保證各環(huán)節(jié)資金的使用和流向，它促使財務(wù)工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要從細(xì)節(jié)入手。高校的財務(wù)管理精細(xì)化是高校改革發(fā)展的產(chǎn)物，其根本目的在于提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和決策的正確性，保障財務(wù)管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，推動高等教育的科學(xué)發(fā)展。

（二）高校財務(wù)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢

財務(wù)的信息化指財務(wù)部門科學(xué)運(yùn)用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及移動通信設(shè)備實(shí)現(xiàn)工作流程的優(yōu)化重組并向內(nèi)外部信息使用者提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范和透明的服務(wù)。隨著政府對電子政務(wù)的推行，電子政務(wù)的視角也為高校電子財務(wù)的信息化建設(shè)提供新思路。高校的財務(wù)信息化建設(shè)包含辦公自動化、財務(wù)科室間的信息共建共享、財務(wù)監(jiān)督公正透明公開等多方面的內(nèi)容，它的特點(diǎn)在于財務(wù)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、精細(xì)化、透明化和協(xié)同辦公的交互性。這一方面提高高校財務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，另一方面積極貫徹政府所倡導(dǎo)的行政事業(yè)單位財務(wù)公開透明的原則。

（三）信息化建設(shè)下要求財務(wù)精細(xì)化管理的必要性

首先，雖然計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有利于財務(wù)數(shù)據(jù)的采集和分析，但是也給財務(wù)預(yù)算提出更加精細(xì)化的要求，財務(wù)人員需要利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)科學(xué)結(jié)合零基預(yù)算和滾動預(yù)算，根據(jù)收入和支出的經(jīng)濟(jì)功能詳細(xì)分類使預(yù)算能夠在技術(shù)層面上對整個財務(wù)流程進(jìn)行全面控制。其次，在電子發(fā)票逐步代替紙質(zhì)發(fā)票和營改增之后一部分行業(yè)的繳費(fèi)憑證可以替換發(fā)票的背景下，財務(wù)審核制度也應(yīng)適應(yīng)電子商務(wù)的變化不斷創(chuàng)新，接受新事物的同時更需細(xì)化對電子發(fā)票類原始憑證的審核管理。第三，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)不同崗位間分工明確，管理細(xì)化，尤其在信息化建設(shè)逐步實(shí)現(xiàn)財務(wù)部門內(nèi)部和其它部門如人事、外事、教務(wù)之間資源共享的新形勢下，高效無障礙的溝通渠道有利于財務(wù)監(jiān)督的施行。

二、高校信息化建設(shè)在財務(wù)精細(xì)化管理中的作用

（一）信息化建設(shè)促進(jìn)財務(wù)審批流程的優(yōu)化

高校財務(wù)審批制度一般模式按照前臺受理-審批-制單-復(fù)核的流程實(shí)施，這一過程雖然減少報銷人員排隊等候的時間但是由于前臺受理不能全完取代后臺審核人員的工作導(dǎo)致后期存在退單的問題?；谪攧?wù)人員的人手不足等原因，出現(xiàn)退單的傳統(tǒng)解決途徑是電話通知和當(dāng)面退單，這種途徑的弊端是退單流程的低效和信息的滯后性。財務(wù)的信息化建設(shè)可構(gòu)建一站式服務(wù)以減少預(yù)約單在財務(wù)人員和報銷人員間的重復(fù)傳遞，例如，第一設(shè)立網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)退單短信的自動批量發(fā)送，財務(wù)人員能依靠平臺及時把退單原因通知報銷人；第二，開通微信公眾號定期把退單的預(yù)約號和經(jīng)辦人電話對用戶公布，只要安裝軟件客戶端，報銷人員可以登錄我的報銷單系統(tǒng)隨時自查報銷單處理結(jié)果并預(yù)約領(lǐng)取退單的時間。這種一站式服務(wù)不僅避免傳統(tǒng)退單耗時耗力的流程而且可及時把處理結(jié)果反饋給報銷人，保證了財務(wù)流程追蹤的有據(jù)可尋也促進(jìn)了財務(wù)審核人員的辦事效率，優(yōu)化了財務(wù)審批的過程。

（二）信息化建設(shè)提升財務(wù)預(yù)算的精準(zhǔn)性

在計算機(jī)云計算及存儲儲備功能大力發(fā)展的財務(wù)領(lǐng)域，依靠信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)財務(wù)預(yù)算的精準(zhǔn)和細(xì)化已是共識。第一，通過對每個項目的支出、工程量和項目期合理安排，財務(wù)人員可以通過應(yīng)用信息技術(shù)最大限度的減少例外性支出。第二，預(yù)算編制、執(zhí)行和調(diào)整通過不同業(yè)務(wù)模塊和會計核算的內(nèi)容整合，通過這種緊密聯(lián)系建立預(yù)算超支的預(yù)警機(jī)制。第三，財務(wù)預(yù)算在大數(shù)據(jù)匯總的基礎(chǔ)上科學(xué)分析下屬學(xué)院的預(yù)算執(zhí)行力度，防止某些學(xué)院資金使用率不高的情況，避免資源的浪費(fèi)。第四，數(shù)據(jù)倉庫通過數(shù)據(jù)篩選工具、轉(zhuǎn)換工具、查詢工具構(gòu)建出標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、偏差極小的財務(wù)預(yù)算，這種預(yù)算可形成可靠的考評依據(jù)，其量化分析可為管理層提供決策支持。

（三）信息化建設(shè)提高財務(wù)管理職能的互動性

在移動通訊便捷的時代，報銷人對財務(wù)部門的服務(wù)期望值不斷提升，傳統(tǒng)的財務(wù)各科室埋頭苦干缺乏溝通的情況已不適應(yīng)報銷人員的要求，所以信息化建設(shè)需要通過協(xié)同辦公平臺的變革模式，將“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的理念融入財務(wù)管理中。例如，各科室可以通過內(nèi)部即時通訊系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相互合作，利用網(wǎng)絡(luò)視頻電話等方式打破信息孤島的壁壘，將已確認(rèn)的事項及時傳達(dá)到其他科室。此外，在涉及到需要財務(wù)部門和其他部門的多項審批的事項上，可以通過協(xié)同平臺進(jìn)行聯(lián)合審批，實(shí)現(xiàn)跨部門的合作，例如某經(jīng)濟(jì)事項從發(fā)生之初就被放入待處理界面，根據(jù)系統(tǒng)提示通過各部門歸口的電子化審批，審批人只需使用計算機(jī)對自動生成的審批表和掃描文本進(jìn)行審核并使用電子簽名通過即可。

三、促進(jìn)信息化建設(shè)加強(qiáng)精細(xì)化管理的措施

（一）充裕管理精細(xì)化的過程

精細(xì)化管理的理念要求財務(wù)人員熟練掌握信息化下的財務(wù)辦公軟件和網(wǎng)絡(luò)報銷平臺流程，隨著電子貨幣和電子單據(jù)被逐漸認(rèn)可為會計原始憑證，財務(wù)部門的工作方式也會逐步改變，財務(wù)人員應(yīng)提高審核效率，充分利用信息化系統(tǒng)處理憑證以節(jié)省時間促使財務(wù)預(yù)算和分析的細(xì)化。這個過程一方面要求財務(wù)審核人員的績效考核和處理憑證的效率及難易程度相掛鉤，規(guī)范各類憑證在不同科室之間流轉(zhuǎn)的時間，另一方面要求費(fèi)用報銷模塊應(yīng)緊密聯(lián)系預(yù)算模塊，利用預(yù)警機(jī)制及時查明不符合預(yù)算的財務(wù)支出并在限制的時間內(nèi)做出更正。

（二）樹立財務(wù)人員服務(wù)與管理并重的意識

財務(wù)人員應(yīng)樹立服務(wù)與管理并重的意識，崗位出發(fā)點(diǎn)以高校教師學(xué)生的利益為基礎(chǔ)，真正推行契合師生利益的信息化建設(shè)而不僅僅從技術(shù)角度純粹改良財務(wù)信息化建設(shè)。一旦片面注重信息化建設(shè)，財務(wù)管理會陷入機(jī)械化的僵局。因此，首先財務(wù)人員應(yīng)細(xì)化的崗位職責(zé)，整理屬于自己職責(zé)的工作內(nèi)容，制作說明視頻或者電子詞典，當(dāng)師生遇到問題時可以通過查看視頻或輸入關(guān)鍵字等方式明確需要咨詢的對象。其次，財務(wù)人員需要總結(jié)工作上的知識點(diǎn)和歸納相關(guān)應(yīng)用技巧并把它們整合成共享資源庫，例如，當(dāng)某位審核人員被詢問到為何設(shè)置某項目的支出限制，即便這種問題超過他的崗位范圍，他也可以利用資源庫搜索相關(guān)信息及時解答，因此，共享資源庫的存在可減少各崗位相互推諉責(zé)任不履行義務(wù)的情況。

四、結(jié)語

高校財務(wù)精細(xì)化管理依托于信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)助力于財務(wù)精細(xì)化管理的不斷完善，這兩者是相輔相成相互促進(jìn)的過程。作為高校財務(wù)管理層應(yīng)重視財務(wù)人員的計算機(jī)技能培養(yǎng)，提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)并結(jié)合高校自身特點(diǎn)進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，借此實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)在數(shù)字化時代下的科學(xué)改革。

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（作者單位：江南大學(xué)財務(wù)處）