會計原始憑證不合規(guī)的問題及對策

鄭世洲

摘要：會計原始憑證是會計憑證的重要組成部分，構成經濟管理的事實基礎，也是明確經濟責任的書面證明。不合規(guī)原始憑證的存在，可能隱藏著嚴重違規(guī)違紀、違法犯罪等深層次問題。本文對會計工作中原始憑證的常見不合規(guī)問題進行了舉例和原因分析，就如何加強對原始憑證的管理從強化意識、健全制度、落實責任、加強監(jiān)督等方面提出了建議。

關鍵詞：財務管理；原始憑證；質量控制

會計原始憑證是記錄經濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明，是會計憑證的重要組成部分，構成經濟管理的事實基礎，也是明確經濟責任的書面證明。我們在審計中發(fā)現，很多被審計單位的會計原始憑證不同程度的存在諸多問題。為嚴肅財經紀律，高質量地反映會計信息，避免違規(guī)違紀、違法犯罪和腐敗問題的發(fā)生，這些問題，亟待規(guī)范。

一、不合規(guī)原始憑證的主要表現

（一）原始憑證內容存在虛假。有的被審計單位為了套取現金或掩蓋違規(guī)支出，向出票單位索取空白發(fā)票，虛構事實，自行或授意對方填寫，虛列支出或將一些不合理開支變換成修車費用、燃油費用、電腦耗材費用、會議費、招待費等發(fā)票報銷，甚至發(fā)票類別出現明顯錯誤，如使用銷售發(fā)票支付修理費、廣告費等，有的報銷發(fā)票是別個單位或私人的消費，有的是拼湊發(fā)票（如某單位一次接待餐費所附定額發(fā)票中有多張蓋有不同餐飲單位的公章）。

（二）原始憑證填寫上存在缺項、摘要不詳等問題。有的單位取得的發(fā)票不填寫“臺頭”，或填寫名稱與本單位名稱不相符；日期填寫不全；品名只粗略地填寫“辦公用品”、“酒”、“慰問品”、“會議紀念品”或“材料”等，而不填寫具體品名且無供貨明細單；未填寫數量、單價；只有“小寫金額”或大小寫金額不符；開票單位未蓋章；稅務代開發(fā)票無收款單位（收款人）簽章等等。如此不規(guī)范地填寫，為單位管理留下了隱患，很容易讓人鉆空子，給國家資產造成損失。

（三）支付給個人的款項簽領手續(xù)不規(guī)范。有的單位在支付給個人的款項時領款人未簽字，代領人未簽自己的姓名，一人領取多人款項，以“說明”支付現金，以文件代替簽字花名冊支付表彰獎勵等。

（四）原始憑證票面不整潔、有污損。有的單位取得的發(fā)票票面字跡有涂改、模糊等問題，有的復寫不清或沒有復寫，加蓋的“財務（發(fā)票）專用章”模糊不清、印跡殘缺。

（五）以白條、收據代替正規(guī)票據。有的單位購買商品或支付勞務費時，未取得對方開具的稅務發(fā)票，而是用領條、銷貨單、收據等代替；支付給單位（或單位收?。┑目铐椧园讞l、付款簽字花名冊代替往來票據。

（六）發(fā)票附件不齊。有的單位購買批量商品（如勞保用品、材料等）無驗收證明、發(fā)放名冊、領用登記表等；支付工程款未附協議、合同、預決算資料等；支付會議費無會議通知和會議報到冊；支付外出學習培訓費，無上級或相關部門通知依據和人員名單等。發(fā)票附件不齊致使其經濟業(yè)務的真實性難以認定。

（七）報銷審批手續(xù)不全。有的單位存在部分入賬票據經辦人未簽字、未經負責人審批的情況，絕大部分單位未注明經財會人員審核字樣。

以上情況是不合規(guī)原始憑證的常見表現，但在這些問題的背后，并非單純的憑證不合規(guī)問題，其中可能隱藏著大量的嚴重違規(guī)違紀、違法犯罪的問題。

二、原因分析

上述問題的存在，有些是客觀原因造成的，有些卻是有關單位或個人出于私心而形成的，一方面助長了個別單位或個人徇私舞弊、偷逃國家稅款的風氣，另一方面導致單位會計信息不真實、不完整。而這些不合規(guī)的票據之所以能順利通過單位負責人的審批并入賬，并且習以為常。究其原因主要有以下幾方面：

一是財務管理松懈，內控制度不健全，或不落實。在單位財務制度上，未制定規(guī)范的審批制度，或有制定，亦形同虛設，沒有嚴格執(zhí)行。

二是財會人員履行職責原則性不強。一些財務人員未能認真履行《會計法》賦予的職責，沒有按財經法規(guī)的規(guī)定嚴格審核，或為了回避矛盾，干脆以領導審批代替審核，只要是領導批了字均可以入賬。

三是單位負責人、經辦人員遵守會計法律、法規(guī)的意識薄弱。特別是個別領導干部依法理財觀念比較淡薄、經濟責任意識不強，缺乏基本財經常識，對原始票據把關不嚴，產生漏洞；有的甚至為了小團體或個人利益，主觀上出現徇私舞弊、違法亂紀的行為。

三、審計建議

原始憑證存在的問題，各單位（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）如果不引起重視，很容易造成不法分子乘機謀取私利，損害國家利益?！吨腥A人民共和國會計法》第九條和第十四條、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第十九條至第二十四條、財政部《會計基礎工作規(guī)范》（財會字〔1996〕19號）第四十八條等都對原始憑證的取得和使用作出了明確規(guī)定，并對違反上述規(guī)定的行為作出了通告、沒收違法所得、罰款或追究其行政或刑事責任等相應的處理處罰規(guī)定。

對此，審計提出以下建議：

（一）強化單位負責人、財會人員及相關人員的會計法律法規(guī)意識?！稌嫹ā穼υ紤{證的審核有明確的規(guī)定：一是會計機構、會計人員必須審核原始憑證，這是法定職責；二是審核原始憑證應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行；三是對不真實、不合法的原始憑證，有權不予受理，并向單位負責人報告，請求查明原因，追究有關當事人的責任，對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求經辦人員按規(guī)定進行更正、補充。從而明確了會計機構、會計人員的職責和要求，也明確了單位負責人、填制或取得原始憑證的經辦人員的職責和要求。上述相關人員應當依法履行職責，保證原始憑證真實、合法、準確、完整。

（二）應建立健全單位內部控制制度。單位應根據《會計法》等法規(guī)的要求，制定相關的原始憑證審批制度或流程并嚴格執(zhí)行，規(guī)范本單位財務報銷審批手續(xù)，盡量避免以單位負責人審批代替財會部門審核。

（三）單位財務人員應嚴格按《會計法》認真履行職責。對違反財經紀律和制度、內容填寫不全、計算有誤、手續(xù)不完備、書寫不清楚的原始憑證，財務人員應拒絕付款、報銷或執(zhí)行。對于弄虛作假、徇私舞蔽，偽造涂改憑證等違法亂紀行為，要拒絕執(zhí)行并及時向有關單位報告。

（四）財政、稅務、審計等有關職能部門應加強監(jiān)督檢查，依法查處違反財經紀律的行為，使單位入賬的會計原始憑證，能夠真實、高質量地反映會計信息。

（作者單位：四川省德陽市旌陽區(qū)審計局）