集中管控下的預(yù)算管理信息化建設(shè)實(shí)踐探討

張昊，鄒霞，熊偉紅

（江西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司信息中心，南昌 330096）

0 引言

隨著信息化在財(cái)務(wù)管理工作的運(yùn)用和行業(yè)整體規(guī)范水平的提高，做好信息化和常態(tài)化管理?xiàng)l件下的財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)體制、機(jī)制、制度和手段創(chuàng)新，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理體系化、信息化、流程化和規(guī)范化成為財(cái)務(wù)管理的更高要求。近年來，為實(shí)現(xiàn)國家局財(cái)會管理信息系統(tǒng)“相互融合、整體推進(jìn)”的工作目標(biāo)，江西中煙建設(shè)了行業(yè)統(tǒng)一會計(jì)核算軟件、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、資金監(jiān)管、在線審計(jì)等財(cái)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)，為企業(yè)精細(xì)化、規(guī)范化、流程化管理提供了有效的信息化支撐。

財(cái)務(wù)預(yù)算管理是煙草工業(yè)企業(yè)最重要的管理體制之一，而傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理體制已無法適應(yīng)龐大的結(jié)構(gòu)復(fù)雜的多元化體系[1]。根據(jù)煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，江西中煙在行業(yè)推進(jìn)財(cái)會管理系統(tǒng)“四融合”的背景下，基于用友NC綜合應(yīng)用平臺推進(jìn)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一會計(jì)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)的“新融合”，并通過初步構(gòu)建綜合分析平臺，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間“數(shù)出一門”，信息互聯(lián)互通。與行業(yè)其他單位跨平臺、跨應(yīng)用、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的信息資源整合[2]相比，這種基于統(tǒng)一平臺與標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)模式難度小、投入少、見效快，既可以更好地落實(shí)財(cái)務(wù)管理思路、模式、職責(zé)及管理流程[3]，又能進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)會管理信息系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、投資管理系統(tǒng)的一體化運(yùn)作，全面提升預(yù)算管理水平，最終為實(shí)現(xiàn)各條業(yè)務(wù)主線“無縫運(yùn)轉(zhuǎn)”奠定基礎(chǔ)。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

1.1 行業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)架構(gòu)

行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)包括行業(yè)財(cái)務(wù)管理分析子系統(tǒng)、會計(jì)核算子系統(tǒng)、預(yù)算管理子系統(tǒng)、資金監(jiān)管子系統(tǒng)、資產(chǎn)管理子系統(tǒng)等。煙草行業(yè)財(cái)會管理信息系統(tǒng)采取兩級部署，多級應(yīng)用的方式[3]。財(cái)務(wù)管理分析子系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)行業(yè)財(cái)務(wù)管控的應(yīng)用，部署在總公司。會計(jì)核算、預(yù)算管理、資金監(jiān)管、資產(chǎn)管理等子系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)省級單位及基層企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的應(yīng)用，部署在省級單位。兩級部署系統(tǒng)通過行業(yè)數(shù)據(jù)傳輸通道實(shí)現(xiàn)總公司與各直屬單位的上下貫通，行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)如圖1所示。

1.2 系統(tǒng)總體功能架構(gòu)

江西中煙的全面預(yù)算管理系統(tǒng)在已上線的統(tǒng)一會計(jì)核算、原輔備供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的平臺上部署，實(shí)現(xiàn)相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同源、應(yīng)用一體，全面預(yù)算管理系統(tǒng)總體功能架構(gòu)見圖2。

圖1 行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)

圖2 全面預(yù)算管理系統(tǒng)總體功能架構(gòu)圖

2 技術(shù)實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)功能需求

企業(yè)重組之后,公司在實(shí)際操作中還局限于傳統(tǒng)的預(yù)算管理階段，并沒有很好地推進(jìn)全面預(yù)算管理，考慮到各生產(chǎn)企業(yè)所處區(qū)域分散，公司的管理跨度和難度加大，公司的戰(zhàn)略落實(shí)必須依靠集中管控的預(yù)算管理體系[4]。實(shí)踐證明，在沒有信息系統(tǒng)管理的情況下，無法得到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的實(shí)際數(shù)據(jù)，預(yù)算控制只能在事后進(jìn)行，不能真正起到控制管理作用，全面預(yù)算管理更是難以推行[5]。實(shí)施全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)是充分發(fā)揮全面預(yù)算管理內(nèi)部控制作用的必然選擇[6]，通過預(yù)算系統(tǒng)與資金監(jiān)管、投資管理等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)或應(yīng)用集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的有效銜接、數(shù)據(jù)同源、口徑自動(dòng)轉(zhuǎn)換，提高預(yù)算編制、執(zhí)行與分析的完整性、準(zhǔn)確性和效率，提升預(yù)算管理和財(cái)務(wù)信息輔助決策的價(jià)值和水平。

（1）匯集全面預(yù)算管理信息，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理規(guī)范統(tǒng)一。江西中煙在行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)“四融合”試點(diǎn)基礎(chǔ)上，建立全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)管理、信息時(shí)效性、流程設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入自動(dòng)化及安全控制機(jī)制方面給予技術(shù)支持[7]，植入先進(jìn)的管理思想和理念，既能體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略主張和管理意圖，又能滿足總公司、中煙公司、所屬企業(yè)等各個(gè)層級的管理需要，具有較強(qiáng)的可操作性。

（2）通過系統(tǒng)固化預(yù)算組織，落實(shí)全面預(yù)算管理權(quán)責(zé)。以企業(yè)戰(zhàn)略為中心，清晰劃清企業(yè)預(yù)算管理級次和預(yù)算主體，結(jié)合企業(yè)的組織形式與行為，組織強(qiáng)有力的預(yù)算委員會，為預(yù)算編制、執(zhí)行、考核提供基礎(chǔ)和條件。在預(yù)算管理級次上，根據(jù)“誰管理、誰負(fù)責(zé)、誰承擔(dān)”的原則，明確各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的成本費(fèi)用，并進(jìn)行歸口管理，權(quán)利和義務(wù)相統(tǒng)一，將預(yù)算管理落到實(shí)處。

（3）覆蓋企業(yè)經(jīng)營全過程，形成全面預(yù)算閉環(huán)流程。從管理目標(biāo)制定、預(yù)算編制、申報(bào)審批、調(diào)整、執(zhí)行控制、分析評價(jià)的全過程均納入信息系統(tǒng)中進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理全過程的閉環(huán)管理，從而實(shí)現(xiàn)以提高編制質(zhì)量為基礎(chǔ)、以嚴(yán)格執(zhí)行為關(guān)鍵、以目標(biāo)考核為動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)集中控制的系統(tǒng)管理。

（4）支持預(yù)算管理全過程的網(wǎng)上處理，實(shí)現(xiàn)全面、全員管理。按照行業(yè)對全面預(yù)算管理的總體要求，建立統(tǒng)一的預(yù)算管理體系，包括預(yù)算編制與上報(bào)、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算調(diào)整與變更、預(yù)算考核與評價(jià)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成、信息共享、共同控制，實(shí)施全面、全過程、全員的預(yù)算管理。

2.2 系統(tǒng)部署方式

全面預(yù)算管理系統(tǒng)與會計(jì)核算系統(tǒng)、原輔備供應(yīng)鏈系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)基于同一技術(shù)架構(gòu)，并且NC軟件版本相同，應(yīng)用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息化管理軟件實(shí)現(xiàn)財(cái)

務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程一體化，進(jìn)而逐步引進(jìn)、消化、開發(fā)使用國際先進(jìn)的ERP系統(tǒng)軟件，是企業(yè)全面預(yù)算管理發(fā)展的基本方向[8-9]。因此,本次系統(tǒng)建設(shè)采取在現(xiàn)有財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)平臺上進(jìn)行直接部署的方式，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理系統(tǒng)與現(xiàn)有會計(jì)核算系統(tǒng)、原輔備供應(yīng)鏈系統(tǒng)，成本管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存放在統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫中，部分基本檔案共享，應(yīng)用流程通過流程配置實(shí)現(xiàn)無縫銜接。既滿足行業(yè)財(cái)務(wù)統(tǒng)一管控平臺建設(shè)要求，又符合系統(tǒng)集成整合需要，從源頭上防止出現(xiàn)“信息孤島”，為今后加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門之間的溝通融合[10]以及與其他子系統(tǒng)信息資源共享搭建了基礎(chǔ)平臺。

2.3 系統(tǒng)融合設(shè)計(jì)與分析

按照財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)融合構(gòu)想，系統(tǒng)融合分兩個(gè)方面，一方面是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)融合，一方面是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與異構(gòu)平臺的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合。

財(cái)會管理信息系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)融合，即對各子系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部融合，包括會計(jì)核算、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、資金監(jiān)管子系統(tǒng)之間的相互融合，見圖3。按照融合的具體內(nèi)容來劃分，包括各子系統(tǒng)的相互關(guān)系、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)與公司現(xiàn)有其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的外部融合，包括與原料管理、物資管理、備品備件管理、成品管理、投資管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)協(xié)同關(guān)系。

圖3 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部融合示意圖

以預(yù)算管理系統(tǒng)與資金監(jiān)管系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)的“三融合”為關(guān)鍵，實(shí)現(xiàn)“核算、預(yù)算、結(jié)算”三算合一。預(yù)算系統(tǒng)與資金監(jiān)管系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和軟件架構(gòu)不一樣，兩個(gè)系統(tǒng)的融合采用銀行收付為起點(diǎn)的全業(yè)務(wù)框架模式，解決了兩系統(tǒng)間的重復(fù)工作如支付補(bǔ)登、借款核銷、銀行對賬等，增加了原資金監(jiān)管系統(tǒng)所不具備的收款功能。預(yù)算系統(tǒng)與會計(jì)核算系統(tǒng)融合主要體現(xiàn)在會計(jì)平臺上，將會計(jì)核算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到總賬的接口，通過在全省統(tǒng)一的預(yù)算指標(biāo)上定義各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計(jì)科目以及核算的輔助項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成憑證的功能，所有整個(gè)科目的定義、憑證方案的設(shè)計(jì)全部集中在中煙公司，真正從制單模式上規(guī)范了預(yù)算與核算的界限和關(guān)系，使各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，互為使用，互為推送，圖4為“三融合”數(shù)據(jù)傳送示意圖。

圖4 “三融合”數(shù)據(jù)傳送示意圖

3 應(yīng)用效果

全面預(yù)算管理系統(tǒng)的成功實(shí)施使預(yù)算管理成為企業(yè)資源配置的有效工具和手段，預(yù)算數(shù)據(jù)也成為反映企業(yè)經(jīng)營狀況、成果和方向的一張晴雨表。

3.1 轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率

在未實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)前，預(yù)算編制方式為大量采用表格的全手工方式，編制時(shí)間跨度近八個(gè)月，各單位上報(bào)預(yù)算涉及到25張主要報(bào)表及編報(bào)說明，最終形成的全省匯總報(bào)表文件近30余兆，涉及數(shù)據(jù)量多達(dá)235.32萬條。公司預(yù)算系統(tǒng)正式投入使用后，明顯縮短了程序流轉(zhuǎn)時(shí)間，第一次預(yù)算草案從下發(fā)預(yù)算編制指導(dǎo)意見，到最后全省匯總報(bào)董事會的時(shí)間從二個(gè)半月縮短為一個(gè)半月，提高效率達(dá)40%。

3.2 理順工作流程，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)

預(yù)算管理系統(tǒng)在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一了預(yù)算工作流程、預(yù)算指標(biāo)、預(yù)算與核算對應(yīng)關(guān)系等。其中，明確了從使用部門-歸口管理部門-廠預(yù)算辦-專業(yè)小組-公司預(yù)算辦的五級管理預(yù)算工作流程，預(yù)算指標(biāo)從手工原有的143項(xiàng)調(diào)整完善到677項(xiàng)，并將內(nèi)容較為復(fù)雜的預(yù)算指標(biāo)細(xì)化為若干預(yù)算業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行輔助管理，共設(shè)置各類預(yù)算業(yè)務(wù)事項(xiàng)192項(xiàng)。為建立預(yù)算指標(biāo)與會計(jì)核算的一一對應(yīng)關(guān)系，共設(shè)置會計(jì)平臺參數(shù)1200余條，全面規(guī)范了預(yù)算管理的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，保證了預(yù)算申報(bào)的可信性、合理性、科學(xué)性。

3.3 優(yōu)化管控方法，普及全員預(yù)算

預(yù)算管理系統(tǒng)將預(yù)算控制嵌入到各個(gè)單位、各個(gè)時(shí)期、各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)，構(gòu)建起一個(gè)立體預(yù)算控制平臺[9]。啟用控制后，任何超預(yù)算的業(yè)務(wù)都無法在預(yù)算系統(tǒng)中提交單據(jù)，將預(yù)算控制由原來的事后控制轉(zhuǎn)向事前、事中控制，由以財(cái)務(wù)部門為主導(dǎo)的他控轉(zhuǎn)向以業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)的自控。對于國家局確定的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會議費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、涉外費(fèi)、福利費(fèi)五項(xiàng)重點(diǎn)費(fèi)用及企業(yè)重點(diǎn)管理項(xiàng)目，設(shè)定自動(dòng)預(yù)警機(jī)制，引起相關(guān)使用部門及預(yù)算歸口管理部門的重視，全員預(yù)算的意識得到普遍增強(qiáng)。

3.4 深化系統(tǒng)使用，服務(wù)管理決策

融合后的財(cái)會管理信息系統(tǒng)對企業(yè)戰(zhàn)略導(dǎo)向作用顯著增強(qiáng)[11]，利用擴(kuò)展開發(fā)的綜合分析平臺，深入挖掘現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源，定制稅利、銷售、成本、重點(diǎn)費(fèi)用、庫存等分析主題，從各個(gè)維度全面直觀展示公司生產(chǎn)經(jīng)營管理狀況，為公司決策層提供有力的數(shù)據(jù)支撐。圖5為公司成本總體情況分析表。

圖5 公司成本總體情況分析表

4 結(jié)語

在跨區(qū)域集團(tuán)化集中管控模式下，公司全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)經(jīng)過幾年來的努力推行和深化應(yīng)用，不僅為全員接受預(yù)算管理理念打下了良好基礎(chǔ)，而且實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理與內(nèi)部管理之間相互促進(jìn)與提升的良性循環(huán)。但是，不足之處在于預(yù)算信息系統(tǒng)的預(yù)算考評模塊沒有投入實(shí)際應(yīng)用，而是由預(yù)算系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)依據(jù)再人工地進(jìn)行處理，這需要在管理上進(jìn)行相應(yīng)改進(jìn)。隨著行業(yè)推進(jìn)市場化取向改革的步伐加快，今后管理的側(cè)重點(diǎn)將更多地放在對企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、對生產(chǎn)經(jīng)營的指導(dǎo)以及對資源的合理配置上[4]，并探索將信息資源的共享利用、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造等新興技術(shù)和知識運(yùn)用到預(yù)算管理的研究中,使預(yù)算管理成為全面增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的重要保障和推動(dòng)器。