電子檔案信息安全存在問題及對(duì)策

田雨菲

(遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，遼寧大連116000)

電子檔案信息安全存在問題及對(duì)策

田雨菲

(遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，遼寧大連116000)

隨著我國(guó)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被電子檔案所取締已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比在檔案信息的生成、儲(chǔ)存和傳輸?shù)确矫婢哂蟹奖愫?jiǎn)潔以及儲(chǔ)存量大等特點(diǎn)。但是由于網(wǎng)絡(luò)是一把“雙刃劍”，電子檔案信息由于自身的開放性和共享性等特點(diǎn)也給其安全帶來了嚴(yán)重的威脅。該文從電子檔案信息的概念和特點(diǎn)、電子檔案信息安全存在的問題、電子檔案安全問題解決對(duì)策這三方面進(jìn)行論述，旨在希望我國(guó)的電子檔案信息安全建設(shè)能夠更上一層樓。

電子檔案；信息安全；存在問題；解決對(duì)策

電子檔案信息雖然與傳統(tǒng)檔案信息相比具有儲(chǔ)存方便、快捷等優(yōu)點(diǎn)，但是由于其形成依賴于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，使得與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較而言更加容易受到來自外界的威脅。

1 電子檔案信息的概念與特點(diǎn)

1.1 電子檔案與電子檔案信息的概念

1.1.1 電子檔案

電子檔案指的是具有憑證特點(diǎn)且存在查找和保存價(jià)值并且由相關(guān)部門統(tǒng)一歸檔保存的電子文件，也是指國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織以及個(gè)人在處理事務(wù)及履行職責(zé)過程中通過相關(guān)的電子信息設(shè)備形成的各種信息記錄。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有儲(chǔ)存量大、儲(chǔ)存方便、操作簡(jiǎn)潔等特點(diǎn)?？梢钥焖俚卦谟?jì)算機(jī)等電子設(shè)備上完成對(duì)于檔案的收集、整理、查找和利用等方面的工作，極大程度地提高了檔案的工作效率和利用率。

1.1.2 電子檔案信息

電子檔案信息指的是來源于電子檔案的已經(jīng)發(fā)生并經(jīng)過確認(rèn)后的各種事物的運(yùn)行狀態(tài)、方式以及規(guī)律的相關(guān)信息。

1.2 電子檔案信息的特點(diǎn)

1.2.1 對(duì)系統(tǒng)設(shè)備具有依賴性

同傳統(tǒng)檔案信息相比，電子檔案信息在其產(chǎn)生和管理過程中對(duì)于現(xiàn)代電子信息系統(tǒng)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性。電子檔案信息是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，是以數(shù)字編碼的形式存在的，從其生成、儲(chǔ)存到傳輸?shù)炔襟E都是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的。檔案信息中無論是文字還是圖形，都是計(jì)算機(jī)信息的某種輸出形式，離開了系統(tǒng)設(shè)備電子檔案也就不存在了。

1.2.2 載體與信息的可分離性

眾所周知傳統(tǒng)的檔案信息中的信息和載體是統(tǒng)一的，紙張即為信息的載體，只要紙質(zhì)檔案的形體得以保全，檔案信息的可識(shí)讀性也就能夠得到相應(yīng)的保證。但是對(duì)于電子檔案信息來說，它既可以保存在計(jì)算機(jī)上，也可以轉(zhuǎn)換到如硬盤等不同的載體上，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)載體之間的相互復(fù)制或者是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互傳輸?shù)惹闆r。由此可見，電子檔案信息是可以脫離特定的載體而存在的，其內(nèi)容也不再如紙質(zhì)檔案一樣永久的依附在初始體制上，具有相對(duì)的獨(dú)立性。這種獨(dú)立性給電子檔案信息的傳輸和使用等工作帶來了便捷，但也恰恰因?yàn)殡娮訖n案信息可與載體之間相互獨(dú)立的特性，令電子檔案信息無法保證其真實(shí)性和完整性，很容易被別有居心的人進(jìn)行修改。

1.2.3 生成環(huán)境的安全性差

電子檔案信息的生成環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，誠(chéng)然目前的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展給數(shù)據(jù)高度集中提供了巨大的優(yōu)勢(shì)條件，但是由于網(wǎng)絡(luò)本身所具有的開放性和復(fù)雜性等特點(diǎn)，使得電子檔案信息安全問題一直遭到來自多方面的威脅，其真實(shí)性和完整性難以得到有效保證，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入以及網(wǎng)絡(luò)病毒的感染都會(huì)造成電子檔案信息的不安全因素沒電子檔案信息安全性的管理增加了難度。

1.2.4 具有易改性

電子檔案信息的內(nèi)容可以無痕編輯，能夠很輕松的做到被更改和刪除并且不易被察覺，這也就使得電子檔案信息的真實(shí)性和完整性遭遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

2 電子檔案信息安全存在的問題

2.1 電子檔案信息安全的相關(guān)法律和規(guī)章制度不健全

想要保證電子檔案信息安全實(shí)際上是一個(gè)很復(fù)雜的過程，要在電子檔案信息的生成、傳遞、歸檔、整理、保管和利用的每一方面都進(jìn)行嚴(yán)格的把控。但是目前我國(guó)對(duì)于電子檔案信息安全的法律法規(guī)的建設(shè)還不夠完善。雖然我國(guó)政府相關(guān)部門在2008年發(fā)布的《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》和2016年發(fā)布的《電子檔案信息安全保護(hù)基本要求》等法律法規(guī)都在一定程度上促進(jìn)了電子檔案信息安全工作的順利進(jìn)行，但是由于社會(huì)信息化管理的快速發(fā)展，越來越多的問題層出不窮，很多法律法規(guī)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求，大量相關(guān)案件中都出現(xiàn)了存在法律盲點(diǎn)的情況，而且當(dāng)前相關(guān)法律的制定存在一定的滯后性，往往是在遇到新問題后再想辦法通過制定法律的方式加以解決和警示，未能做到未雨綢繆。同樣在各個(gè)單位中，由于規(guī)章制度的不健全，導(dǎo)致電子檔案信息流轉(zhuǎn)過程中的責(zé)任分工并不明確、相關(guān)記錄不完備、利用權(quán)限也未嚴(yán)格加以控制，這些均極大程度的影響了電子檔案信息的安全。

2.2 安全技術(shù)水平有限

總體來看，電子檔案信息的安全技術(shù)水平是影響電子檔案信息安全的重中之重。首先，電子檔案信息在使用、保存和更改等過程中只有依靠于先進(jìn)的技術(shù)，才能在應(yīng)用上避免由于平臺(tái)的升級(jí)、載體的轉(zhuǎn)換以及新舊軟件的不兼容而造成安全問題的影響。并且在電子檔案信息流轉(zhuǎn)過程中，很多使用的技術(shù)既無法確保信息的安全流轉(zhuǎn)和合法用戶的正常使用，又無法應(yīng)對(duì)地址非法用戶和病毒的入侵以及來自于黑客的攻擊和破壞，使得電子檔案信息安全受到很大影響。

2.3 信息化建設(shè)和安全管理不到位

目前我國(guó)的電子檔案信息化建設(shè)依舊存在嚴(yán)重的滯后性，導(dǎo)致信息安全問題頻發(fā)。我國(guó)的大部分檔案部門都沒有大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，部分有大型數(shù)據(jù)庫的檔案部門互相之間也不進(jìn)行有效的溝通，使得在檔案的管理上缺乏統(tǒng)一性和整體性，沒有標(biāo)準(zhǔn)可言，另外電子檔案的信息化建設(shè)仍舊處于低水平的重復(fù)建設(shè)過程中，沒有進(jìn)行規(guī)范化控制，使得安全隱患深埋。

并且我國(guó)的電子檔案管理也存在一定問題，管理系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)層、安全管理人員和服務(wù)人員都缺乏一定的安全意識(shí)，對(duì)其沒有足夠的重視程度，以至于電子檔案信息的安全管理缺乏針對(duì)性和執(zhí)行力。另外，電子檔案的信息安全管理人才嚴(yán)重匱乏，在技術(shù)層面以及綜合素質(zhì)方面均無法滿足所需要求，無法提供強(qiáng)有力的安全支撐，甚至很多的電子檔案工作者都沒有受到過正規(guī)的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)。

2.4 缺乏強(qiáng)有力的軟硬件支持

由于電子檔案依存于計(jì)算機(jī)，所以較強(qiáng)的軟硬件支持是其消除安全隱患的基礎(chǔ)，而目前我國(guó)在從事電子檔案信息管理的時(shí)候在軟硬件方面還有很多需要進(jìn)步的空間，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：(一)硬件的選配出現(xiàn)很大的問題。相關(guān)部門單位在進(jìn)行硬件選配的時(shí)候常常選擇了系統(tǒng)性能和質(zhì)量都較差的硬件，使得電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行遭到破壞，進(jìn)而造成相關(guān)檔案文件的丟失。(二)由于軟件能力不強(qiáng)導(dǎo)致病毒入侵計(jì)算機(jī)。存有電子檔案的計(jì)算機(jī)一旦遭遇病毒的入侵，計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)就會(huì)遭到嚴(yán)重的損害，使計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)失去安全性，進(jìn)而影響到整個(gè)電子檔案管理工作。

3 電子檔案信息安全問題解決對(duì)策

3.1 建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度

目前隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)徹底進(jìn)入數(shù)字化、智能化時(shí)代，誠(chéng)然這給我們的工作和生活帶來了很多方便和快捷，但是互聯(lián)網(wǎng)的交互性也給目前的電子檔案信息管理帶來全新的挑戰(zhàn)。每個(gè)行業(yè)都需要有法律的約束，這樣才能在正確的道路上馳騁，但是目前我國(guó)對(duì)于電子檔案信息安全的法律法規(guī)尚不健全，這就需要我國(guó)政府的相關(guān)部門從頂層設(shè)計(jì)角度出發(fā)，立足于我國(guó)的基本國(guó)情，全面分析電子信息檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家相關(guān)的立法經(jīng)驗(yàn)，建立健全的符合我國(guó)實(shí)際情況的相關(guān)法律法規(guī)，利用法律的約束力來管理相關(guān)問題，而且要根據(jù)不斷變化的實(shí)際情況來及時(shí)更新相關(guān)法律法規(guī)，并且要注意在立法時(shí)不要與已有法律產(chǎn)生沖突。在建立相應(yīng)的法律法規(guī)后，要進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督檢查方案，使我國(guó)電子檔案信息安全工作走上法制化道路。同時(shí)各個(gè)企業(yè)單位也要制定一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的電子檔案信息安全管理制度，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的安全性，保證電子檔案信息的真實(shí)和完整，為檔案部門工作的順利開展鋪平道路。

3.2 提高電子檔案信息安全技術(shù)水平

想要更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全，提高相應(yīng)的技術(shù)水平是基礎(chǔ)，應(yīng)該刻不容緩的抓緊時(shí)間落實(shí)和完善如下技術(shù)：1)簽署技術(shù)。簽署技術(shù)是目前能夠較好保證電子檔案信息的原創(chuàng)性以及不被他人惡意修改信息的有效辦法之一，主要包括手寫式數(shù)字簽名以及證書式數(shù)字簽名。2)加密技術(shù)。電子檔案信息的加密可使其處于封閉、不公開的狀態(tài)，大大降低了信息的泄露性和危險(xiǎn)性，提升了信息的安全，在必要的時(shí)候還可以采用“雙秘匙碼”進(jìn)行加密，加強(qiáng)密碼的安全性。3)身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)的使用可以防止非法用戶和非授權(quán)用戶進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)電子檔案信息進(jìn)行訪問，它要求在進(jìn)行訪問的過程中必須要有用戶的身份驗(yàn)證，保證將錯(cuò)誤用戶拒之門外。4)防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)是一種控制訪問的技術(shù)，它在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置一道關(guān)卡，控制進(jìn)出之間的通信，可以確保被保護(hù)的電子檔案信息不受侵犯。5)防病毒技術(shù)。目前的防病毒技術(shù)多為電腦上的殺毒軟件，減少和防止網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)電子檔案信息的攻擊和破壞。6)安全監(jiān)測(cè)技術(shù)。安全監(jiān)測(cè)技術(shù)的應(yīng)用可以對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所連接的服務(wù)器進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè)，在危險(xiǎn)到來的時(shí)候可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效的保護(hù)。7)備份技術(shù)。備份技術(shù)指的是為了防止不可抗力等災(zāi)害對(duì)電子檔案信息進(jìn)行破壞，將信息進(jìn)行復(fù)制措施。備份技術(shù)包括本地備份、異地備份、同質(zhì)備份、異質(zhì)備份等。

3.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)和安全管理水平

要抓緊時(shí)間加強(qiáng)電子檔案的信息化建設(shè)和安全管理水平，各個(gè)檔案部門要盡快建立大型數(shù)據(jù)庫，為電子檔案信息安全的有效管理打下良好的基礎(chǔ)。在管理制度方面，抓緊制定電子信息檔案安全的工作策略和計(jì)劃，完善和規(guī)范操作過程，提供操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)操作人員進(jìn)行約束。制定權(quán)限分級(jí)管理模式，處理好整體管理與分級(jí)管理之間的關(guān)系，加強(qiáng)各部門之間的分工協(xié)作。另外，還要對(duì)制定的安全制度進(jìn)行定期或不定期的檢查和審定，對(duì)于不足之處要及時(shí)加以修正，不可疏忽每一個(gè)細(xì)節(jié)，嚴(yán)防安全漏洞。對(duì)于管理人員而言，要明確在管理上各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人崗位，并有針對(duì)性的定義各個(gè)負(fù)責(zé)人的職責(zé)，加強(qiáng)管理崗位之間的相互配合與溝通。另外要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于對(duì)電子檔案信息安全保護(hù)工作有突出貢獻(xiàn)的從業(yè)人員要予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于因工作使之而造成方案信息損失、泄露的員工也要嚴(yán)懲不貸，嚴(yán)肅管理紀(jì)律。

3.4 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件的選擇和對(duì)管理軟件的升級(jí)處理

想要徹底地解決電子檔案信息安全問題，重中之重就是要加強(qiáng)軟硬件的選擇和升級(jí)，以求能為電子檔案信息安全提供更加強(qiáng)有力的支持，除了在硬件上選擇系統(tǒng)性能和質(zhì)量都較強(qiáng)的硬件外，更為主要的是要對(duì)目前我國(guó)所擁有的尚不成熟的軟件進(jìn)行升級(jí)處理，以求能使檔案信息的安全得到保證。軟件的升級(jí)主要包括以下兩個(gè)方面：1)提升管理軟件的兼容性。軟件的兼容性指的是管理軟件可以與操作系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行有效的相關(guān)配合，以求在操作過程中能夠達(dá)到更好的效果，因此提升管理軟件的兼容性是十分有必要的。2)提升軟件的統(tǒng)一性。統(tǒng)一性指的是在系統(tǒng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有著統(tǒng)一性的原則，比如統(tǒng)一的軟件、統(tǒng)一的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)等，軟件統(tǒng)一性的實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案文件能夠被更加廣泛的分享和利用具有重要的意義。

4 結(jié)論

綜上所述，在我看來目前我國(guó)的電子檔案信息安全問題仍然存在很多亟待解決的問題，它既關(guān)乎我國(guó)民眾的隱私和安全，也關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)關(guān)于歷史記憶的長(zhǎng)期保存，為人類文明的傳承和延續(xù)起到重要的作用。因此，我國(guó)政府要和企業(yè)以及個(gè)人共同努力，建立健全相關(guān)法律法規(guī)、提高電子檔案信息安全技術(shù)水平、加強(qiáng)人才的培養(yǎng)以及管理水平的提高，從而使得我國(guó)的電子檔案信息安全更進(jìn)一步，為構(gòu)建社會(huì)的和諧和穩(wěn)定打下良好的基礎(chǔ)。

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TP311

A

1009-3044(2017)24-0047-03

2017-07-15

田雨菲(1996—)，女，遼寧省鐵嶺人，本科，學(xué)生。