改變傳統(tǒng)檔案管理模式 普及信息化管理技術

王志梅

（伊通滿族自治縣園藝蔬菜特產服務站，吉林四平130700）

改變傳統(tǒng)檔案管理模式 普及信息化管理技術

王志梅

（伊通滿族自治縣園藝蔬菜特產服務站，吉林四平130700）

隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子計算機的不斷普及，信息化技術開始應用到各行各業(yè)中，檔案管理工作也進入了信息化時代。近年來，農業(yè)發(fā)展進入了新的歷史發(fā)展階段，城鄉(xiāng)一體化進程不斷推進，農業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作也開始信息化建設和普及。

農業(yè)事業(yè)單位；檔案；信息化；建設

近年來，隨著農業(yè)行業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作量逐漸加大且越來越繁瑣，采取常規(guī)的檔案管理工作方式已經不能適應當前農業(yè)事業(yè)單位的需求，國家檔案管理局也提出了檔案事業(yè)的信息化技術普及，因此信息化已經成為檔案管理的必然趨勢。農業(yè)事業(yè)單位應當改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極普及信息化管理，才能跟得上現(xiàn)代農業(yè)的發(fā)展節(jié)奏。

1 檔案管理的信息化

檔案管理的信息化是指在當前數(shù)據(jù)時代，通過數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)處理等技術，將傳統(tǒng)紙質檔案管理轉化為數(shù)據(jù)化的電子檔案管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化、結構化。簡化檔案管理工作的程序，減輕工作人員的工作負擔。

傳統(tǒng)的檔案管理多是由專職檔案管理人員對紙質檔案材料進行人工的管理，這種管理模式的工作程序相對較繁瑣，工作人員的工作量大，加之過去的檔案多數(shù)是以紙質的形式保存，在保存的過程中會隨著時間的推移出現(xiàn)損壞或遺失現(xiàn)象。隨著信息化技術的普及，檔案管理工作也步入了信息化階段，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化和信息化。

2 做好檔案管理信息化的意義

2.1 優(yōu)化存儲環(huán)境，提高工作效率

由于傳統(tǒng)的檔案都是以紙質形式存在，時間和環(huán)境變化都容易造成損壞或遺失，很難長期保持檔案資料的完整性。同時傳統(tǒng)檔案的管理工作相當繁瑣，需要工作人員專職管理，對人力也是很大的浪費。推行檔案管理的信息化，可以將檔案信息直接錄入到計算機或進行網絡備份，這大大提高了工作效率，精簡了檔案材料的存儲空間，也在很大程度上保證了檔案材料的完整性和安全性。

2.2 優(yōu)化查詢服務

傳統(tǒng)的檔案保存后，信息查詢相對繁瑣，需要各種手續(xù)和各個程序的審核。同時，信息查詢需要不斷地翻閱材料，容易造成紙質材料的損壞和遺失。實施檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了工作效率，而且讓檔案信息的查詢更具優(yōu)勢，也不再受時間和空間的限制，隨時都可以通過網絡完成。

3 檔案管理信息化的影響因素

3.1 檔案管理的信息化平臺不能及時更新

當前，許多農業(yè)事業(yè)單位已經逐步開始建立檔案管理信息系統(tǒng)，但由于對檔案管理工作的重視程度不夠，信息化平臺系統(tǒng)不能得到及時的更新，這在很大程度上影響了檔案管理工作的開展與實施。

3.2 檔案信息化平臺的使用率不高

許多農業(yè)事業(yè)單位雖然都設立了檔案管理信息平臺系統(tǒng)，但是工作過程中的利用率卻很低，并不能充分發(fā)揮檔案材料的功效。信息系統(tǒng)需要專業(yè)人員進行管理維護，這也是對人力物力的浪費。

3.3 檔案管理人員的素質有待提高

由于農業(yè)事業(yè)單位檔案信息化普及還處于初級階段，很多檔案管理人員無論是在職業(yè)道德素養(yǎng)，還是專業(yè)技術水平都存在一定的不足，不能達到一定的標準，這在很大程度上限制了檔案管理工作的推進，限制了農業(yè)事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。

4 做好檔案管理信息化的對策

4.1 強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度

農業(yè)事業(yè)單位檔案管理信息化的不斷普及，需要不斷樹立和強化檔案信息化管理意識，加強主管部門對此項工作的重視程度。農業(yè)事業(yè)單位要定期組織檔案管理工作人員培訓學習，提高其專業(yè)技術水平和職業(yè)素養(yǎng)。同時，人事部門還可以制定有效的激勵機制來調動員工的工作積極性，從而不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。

4.2 加速檔案管理工作的硬件建設

檔案管理需要一定的硬件支撐，主管部門需要給予一定的資金支持，以保證檔案信息化管理工作的順利開展。由于檔案信息化管理需要虛擬空間，隨著信息量的不斷增加，需要不斷擴充設備的存儲空間和系統(tǒng)運行速度，這樣可以保證檔案材料的穩(wěn)定性和安全性，為農業(yè)發(fā)展提供及時、準確、可靠的信息資料。

4.3 加強信息化管理的軟件開發(fā)

檔案管理信息化對于軟件方面的需求比硬件更加重要，隨著網絡信息化的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案管理的軟件也要不斷更新。農業(yè)事業(yè)單位相關部門應不斷加大軟件的開發(fā)和更新，并提供技術和資金方面的支持，以保證檔案信息化管理工作的順利發(fā)展。

4.4 制定科學、合理的總體規(guī)劃

農業(yè)事業(yè)單位的檔案信息化管理要注重信息平臺系統(tǒng)的可擴展性，使系統(tǒng)的更新升級有足夠的空間，農業(yè)事業(yè)單位要根據(jù)實際情況制定科學、合理的總體規(guī)劃，建立一個實用的檔案信息系統(tǒng)，能夠為農業(yè)發(fā)展提供完善的電子檔案整理、網絡查詢、瀏覽和下載等服務。要對檔案信息系統(tǒng)進行不斷的更新，以期為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的信息技術保障。

[1]陳艷.檔案信息化管理之我見[J].攀登,2012,(06).

[2]顧維維.淺談如何實現(xiàn)檔案信息化管理[J].今日中國論壇,2013,(12).

[3]韓艷君.檔案信息化中的信息安全問題不容忽視[J].遼寧行政學院學報,2006,(01).

[4]石桂華.公證檔案信息化管理[J].才智,2010,(34).

[5]龔瑛,李才庭,王濱.開展檔案信息化建設的做法和體會[J].法制與社會,2011,(19).

[6]郭雪.檔案信息化管理的探討[J].延邊黨校學報,2011,(04).

[7]張曉然.基層檢察院檔案信息化建設的探討[J].辦公室業(yè)務,2014,(07).

G270.7

A

10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.069

王志梅，中專學歷，檔案管理員，研究方向：農業(yè)檔案管理。