關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

●宋玲

關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

●宋玲

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院整體工作的重要組成部分，醫(yī)院檔案以文字、圖表、聲像等形式記錄了醫(yī)院的歷史，是醫(yī)院改革發(fā)展的重要參考，是醫(yī)療教學(xué)科研的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院寶貴的資源，對這一重要資源的管理至關(guān)重要。本文從醫(yī)院檔案管理工作的重要性、目前醫(yī)院檔案管理存在的主要問題以及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思路三個部分進(jìn)行了分析和思考，希望引起醫(yī)院和社會各界對檔案管理工作的重視，使檔案更好地被開發(fā)利用，更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。

醫(yī)院；檔案管理；思考

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類等各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。[1]檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院整體工作的發(fā)展，對于提高醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務(wù)水平具有重要作用。

1.1 醫(yī)院檔案是醫(yī)院整體工作的重要細(xì)胞

管理工作貫穿于醫(yī)院工作的全過程，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分。[2]通過規(guī)范化的檔案管理工作，對各類資料進(jìn)行整理和回顧，能夠吸收各部門資料中的精華，從而總結(jié)其中的經(jīng)驗。醫(yī)院是救死扶傷的場所，每天都會面對許多病人，也會面臨一些突發(fā)事件，醫(yī)院內(nèi)各個部門的工作都很緊張。幾乎每天都會產(chǎn)生許多的醫(yī)院管理、人事、科研、病例等資料，這些資料對于病人以及醫(yī)院管理都非常重要，這就需要做好檔案管理工作，把這些資料完好的保存起來。因此，各醫(yī)院的眾多日常管理工作離不開醫(yī)院檔案部門的配合與幫助。

1.2 醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)發(fā)展進(jìn)步的重要參考

醫(yī)院檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料,對研究醫(yī)院的管理、學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗,推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價值。[3]檔案資料記載著醫(yī)院每一階段的醫(yī)療水平，從每一份檔案中都能發(fā)現(xiàn)有利用價值的信息，通過研究案例可以為臨床醫(yī)生突破某一領(lǐng)域的難題提供重要依據(jù)。通過分析案例也可以為醫(yī)院的科研事業(yè)提供有益的幫助，基于檔案資料，醫(yī)院臨床科研人員能夠清晰的掌握醫(yī)院科研發(fā)展的脈絡(luò)，從而把科研管理與科研規(guī)劃相結(jié)合，不斷開拓新的研究內(nèi)容，促使進(jìn)醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展，并把科研成果應(yīng)該于具體臨床實踐中，從而助推醫(yī)學(xué)的發(fā)展進(jìn)步。

1.3 醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化形成的重要基礎(chǔ)

醫(yī)院檔案作為一種記錄，是醫(yī)院歷史的一個重要見證，可以為醫(yī)院文化的總結(jié)和提煉提供大量素材。[4]醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院文化發(fā)展的軌跡，結(jié)合醫(yī)院目前發(fā)展的實際情況能夠確定今后醫(yī)院文化發(fā)展的方向。醫(yī)院檔案豐富的資料為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供了重要依據(jù)，管理者通過分析研究檔案可以吸取經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)，使醫(yī)院現(xiàn)行的文化步入正確的軌道。醫(yī)院檔案紀(jì)錄著以往醫(yī)院所獲得的榮譽(yù)以及在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域所涌現(xiàn)出的模范人物以及先進(jìn)科研成果，這些正能量的資料能夠提供醫(yī)院形象，對醫(yī)院文化起到推動作用，使醫(yī)院在先進(jìn)文化的引領(lǐng)下不斷實現(xiàn)新的突破。

2 目前醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理工作不被重視

當(dāng)前各醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)普遍認(rèn)為檔案是病人病前、病時、病后所留下的文字、圖表、聲像等資料，病人恢復(fù)健康或者不治身亡后這些資料就不重要了，甚至認(rèn)為有沒有都無所謂，根本不會考慮檔案資料的參考和教學(xué)等價值。因此，第一，檔案管理意識不夠強(qiáng)。醫(yī)院管理中偏重醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展和績效管理提升，注重現(xiàn)實短期效應(yīng)，對檔案管理方面的認(rèn)識比較淺薄，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，忽視了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。第二，檔案管理管理制度不夠完善。醫(yī)院檔案統(tǒng)一集中管理意識不強(qiáng)，對檔案管理的內(nèi)容沒有明確要求、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，且沒有把檔案管理工作納入目標(biāo)管理考核。領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，各部門各自為政，歸檔整理積極性不高，致使檔案收集率不高，依然存在應(yīng)歸未歸檔案，形成了檔案管理和制度脫節(jié)，認(rèn)為檔案管理工作比較簡單、安逸，只要把檔案按照相關(guān)要求進(jìn)行歸類整理就可以，至于檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展并不關(guān)心。第三，醫(yī)院的大部分醫(yī)生認(rèn)為自己的職責(zé)是治病救病治人，是給病人希望的白衣天使，覺得一線工作很重要，對于檔案管理工作根本不放在眼里，忽視了檔案所記錄的每一位病人的病情可以為其提供更好治療方案的重要性，不會考慮檔案資料的參考和教學(xué)等價值。當(dāng)前各醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)普遍認(rèn)為檔案是病人病前、病時、病后所留下的文字、圖表、聲像等資料，病人恢復(fù)健康或者不治身亡后這些資料就不重要了，甚至認(rèn)為有沒有都無所謂，根本不會考慮檔案資料的參考和教學(xué)等價值。

2.2 檔案管理沒有長遠(yuǎn)規(guī)劃

由于檔案工作不被重視，導(dǎo)致一些醫(yī)院對于檔案管理工作沒有長遠(yuǎn)規(guī)劃。第一，檔案沒有合理的場所，一些醫(yī)院因為經(jīng)費等原因，沒有固定的檔案室，有時檔案就隨便堆放在某一科室的角落里，當(dāng)某一科室放不下或其它原因可能就會把檔案移居別處，造成檔案反復(fù)“搬家”現(xiàn)象。一些醫(yī)院即便有檔案室也非常狹小，室內(nèi)陰暗潮濕，檔案柜比較陳舊，一定程度上影響了檔案管理工作的發(fā)展。第二，檔案格局比較混亂，醫(yī)院檔案門類非常多，包括文書、人事、會計、設(shè)備、科研、基建、音像、病案等，這些檔案如果保存不合理，那么查閱起來會非常不便，但是一些醫(yī)院沒有一套科學(xué)合理的檔案管理模式，而是各管各的，制約了檔案管理工作的順利開展。第三，檔案管理工作沒有計劃性，很多醫(yī)院在年初的計劃中只是規(guī)劃了醫(yī)療、科研、基建等方面的內(nèi)容，很少涉及檔案管理工作的內(nèi)容。

2.3 檔案管理專業(yè)人員缺乏

第一，由于待遇等原因，很多醫(yī)院招不到檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生，專業(yè)檔案管理人員很少，檔案管理人員基本上是由本單位其它專業(yè)的人員擔(dān)任，或由醫(yī)院辦公室內(nèi)勤兼任。第二，大多數(shù)醫(yī)院以臨床為核心，工作的重心也都在各個臨床業(yè)務(wù)科室，只注重對一線醫(yī)療技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，對于檔案管理人員很少進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)化程度不高，，對醫(yī)院檔案管理工作按部就班，停留在傳統(tǒng)的收集、整理等方面，檔案管理創(chuàng)新不夠，影響了檔案價值的發(fā)揮，使檔案管理工作跟不上醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步的步伐。

2.4 檔案開發(fā)利用率比較低

開發(fā)利用科技檔案是促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力的主要手段，對提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平的重要的影響。然而，目前各醫(yī)院對檔案的開發(fā)利用率并不高。近年來，一些醫(yī)療衛(wèi)生部門雖然對于檔案的重要性進(jìn)行了宣傳，但是效果并不明顯。醫(yī)院每天接診的病人都很多，各科室都忙于各自的工作，定期會把檔案送到檔案室，而對于檔案的價值很少有人去開發(fā)利用，一些醫(yī)生為了進(jìn)行科研和教學(xué)明明知道檔案資料才是第一手具有參考價值的資料，可是覺得翻閱紙制檔案比較麻煩，費時費力，查找電子檔案還要從中進(jìn)行選擇思考，所以干脆到網(wǎng)絡(luò)上去找現(xiàn)成的論文或資料，致使檔案被束之高閣，其寶貴的價值得不到應(yīng)有的運用，失去了檔案管理的意義。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思路

3.1 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理意識

思想意識對人的發(fā)展至關(guān)重要，對于醫(yī)院的發(fā)展也特別重要。醫(yī)院各個層面的人員對檔案管理意識的程度影響著對檔案的開發(fā)利用。受各種因素的制約，各醫(yī)院并沒有認(rèn)識到檔案資料的重要作用，因此對檔案資料的利用率并不高。檔案資料作為醫(yī)院珍貴的資源其作用是巨大的，醫(yī)院要加大宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)生等對檔案的認(rèn)識，充分發(fā)揮檔案的價值。第一，要通過會議進(jìn)行宣傳，醫(yī)院要把檔案管理工作拿到重要的會議上進(jìn)行討論，使全體員工對檔案管理工作有一個正確的認(rèn)知。第二，要利用醫(yī)院的宣傳板、櫥窗、電子屏等載體宣傳檔案管理的重要性，引導(dǎo)醫(yī)院員工充分挖掘檔案的價值，認(rèn)真研究檔案，從歷史檔案中尋找破解問題的思路，促使醫(yī)療事業(yè)更上一層樓。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案管理水平

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)直接關(guān)系著能否做好檔案管理工作。因此，一定要通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等途徑進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，要通過單位組織的講座、專題培訓(xùn)等集中學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。新醫(yī)改時期，檔案管理工作也會發(fā)生新的變化，一些先進(jìn)的管理技術(shù)需要高素質(zhì)的人員去落實，這就要求醫(yī)院集中對檔案人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使他們掌握現(xiàn)代技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第二，要通過自學(xué)豐富檔案管理知識，提升檔案管理能力。信息時代，每一天都會知識更新，檔案管理人員要隨時關(guān)注檔案管理相關(guān)知識，了解前沿動態(tài)。在工作之余通過網(wǎng)絡(luò)、微信等平臺進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流，使檔案管理人員的管理能力和綜合素質(zhì)有所提升，從而使提高檔案管理水平。

3.3 利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理形式

醫(yī)院的檔案管理作為醫(yī)院管理工作中最為重要的一部分,也逐漸被提到了工作日程的首頁,受到廣泛的重視。[4]因此，要利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理形式。檔案管理人員要不僅要延續(xù)以往檔案只是用紙質(zhì)文字、圖表裝訂保存的形式，還要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，用電子、錄音、影像形式保存檔案。例如，可以把醫(yī)院的病例按照年份、月份輸入電腦，再把不同類別的檔案分門別類進(jìn)行歸檔，統(tǒng)計病案信息的原始資料，使檔案管理更加規(guī)范，便于日后查找利用。再如，可以把醫(yī)院重要會議或醫(yī)生重要手術(shù)的過程錄制成光盤，保存最原始的信息，當(dāng)醫(yī)院或醫(yī)生需要在現(xiàn)會議或手術(shù)當(dāng)時場景時可以很容易在檔案中找到。這種利用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的檔案管理形式有利于更好的開展檔案管理工作，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用。

3.4 建立健全制度，明確檔案管理權(quán)責(zé)

制度是保障，醫(yī)院要建立健全檔案管理制度，確保檔案工作能夠有效開展。第一，要根據(jù)時代發(fā)展和醫(yī)院改革的需要制定或修改制度，完善醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔、利用、鑒定、保密等制度，分門別的處理好各種檔案，使檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二，要成立檔案專門機(jī)構(gòu)，檔案要由專門負(fù)責(zé)，避免由于其它事務(wù)而影響檔案管理工作。第三，要嚴(yán)格制定獎懲制度，各級部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。[5]要把檔案管理工作納入年終考核之中，對于工作不利導(dǎo)致檔案丟失、錯誤等現(xiàn)象要嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任，對于檔案管理工作成績突出的人員在晉職稱、評優(yōu)評模等方面要優(yōu)先考慮，從而激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，促使醫(yī)院檔案更加規(guī)范，為醫(yī)院其它工作提供有益的幫助。[6]

總而言之，在新時期，醫(yī)院檔案管理工作越來越重要，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要高度重視檔案的利用價值，認(rèn)真分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，通過加大宣傳力度、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、更新管理觀念、擴(kuò)展管理形式、建立健全制度等途徑加強(qiáng)檔案管理工作，從而使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為醫(yī)院核心工作提供資料保障，為新醫(yī)改提供基本遵循。

（作者單位：上海市徐匯區(qū)大華醫(yī)院）

[1]劉英.論醫(yī)院檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2010,(13).

[2]張玥.淺析醫(yī)院檔案管理工作的重要性[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù).2011,(06).

[3]韋柳萍.淺談檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的意義[J].醫(yī)學(xué)信息(上旬刊).2011,(05).

[4]劉璟。淺談檔案在醫(yī)院文化中的重要作用[J].中國保健營養(yǎng)(中旬刊).2013,(03).

[5]初錦繡關(guān)于如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息.2011,(19).

[6]王兆學(xué).加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息.2010,(09).