基于提升辦公室文書及文書檔案管理質(zhì)量的建議

霍 妍

鐵力市圖書館，黑龍江 鐵力 152500

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基于提升辦公室文書及文書檔案管理質(zhì)量的建議

霍 妍

鐵力市圖書館，黑龍江 鐵力 152500

隨著單位管理水平的提升，事業(yè)單位對辦公室文書及文書檔案管理的要求也越來越高，文章主要分析當(dāng)前辦公室文書及文書檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

辦公室；文書檔案；質(zhì)量

文書檔案主要是將有價(jià)值的行政管理或黨務(wù)活動(dòng)文件資料保存起來，例如，記錄財(cái)務(wù)使用情況、黨群管理、業(yè)務(wù)管理等等，一般由辦公室負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。單位的日?；顒?dòng)離不開文書檔案管理工作，做好文書檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)單位管理水平，也能為單位順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

一、辦公室文書檔案管理特點(diǎn)及存在的問題

(一)辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

文書檔案管理的主要特點(diǎn)：①一體化，文件的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書檔案是來自文書工作，而文書工作終點(diǎn)是文書檔案；②廣泛性，文書檔案涉及的工作范圍很廣，內(nèi)容也豐富，例如單位或相關(guān)部門制定規(guī)章制度、協(xié)議、合同等材料；③保密性，文檔管理工作人員的首要職責(zé)就是維護(hù)檔案的安全性，保護(hù)單位的重要文件；④重要性，文書檔案具有參謀和宣傳教育作用，可以為單位的工作提供參考[2]。

(二)辦公室文書檔案管理存在的問題

1.管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，大多數(shù)的企事業(yè)單位都將文書檔案管理任務(wù)交由行政辦公人員負(fù)責(zé)，由于行政事務(wù)繁雜，工作人員往往沒有多余的時(shí)間和精力對文書檔案資料進(jìn)行歸檔和整理；而其他部門的工作人員對文書檔案管理工作更是不重視，隨意堆放文書檔案，沒有管理意識(shí)。沒有一個(gè)規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致檔案管理非常隨意，不利于文檔的開發(fā)和利用，文檔一旦出現(xiàn)丟失或泄密的情況，那么就很難找到負(fù)責(zé)人，各個(gè)部門之間就會(huì)相互推卸責(zé)任。至今多數(shù)單位還未建立一個(gè)完善的檔案管理制度，主要原因還是不夠重視，沒有一個(gè)健全的制度，檔案管理職責(zé)不明確，導(dǎo)致檔案管制水平止步不前，無法滿足當(dāng)前辦公室文書檔案管理的需求[3]。

2.管理方式單一，管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

在大多數(shù)單位管理中，通常是由行政人員來負(fù)責(zé)辦公室的文書檔案管理工作，檔案文書都是放置在空閑的辦公室內(nèi)，沒有專門放置的地方，導(dǎo)致文書檔案堆放散亂，得不到很好的存放。相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理也不夠重視，在這方面的人力和資金投入不足，也是文書檔案管理發(fā)展不起來的原因。

3.對文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位

目前很多工作人員沒有對文書管理工作進(jìn)行深入了解，意識(shí)不到它的重要性，而且這項(xiàng)工作非常繁瑣，沒有人主動(dòng)負(fù)責(zé)，加上相關(guān)部門的不重視，使文書管理工作的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門的工作。

4.管理工作者專業(yè)性不足

大多數(shù)人認(rèn)為文書檔案管理工作不需要太多技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，所以聘請工作者時(shí)要求也不高，導(dǎo)致這些工作者中文化程度、專業(yè)水平都有很大的差異[4]，如次一來，文書檔案管理工作更加糟糕，文件材料的存放也沒有規(guī)律、凌亂，給后期的管理、查閱造成一定的困難。再者，部分工作人員缺乏責(zé)任心，沒有及時(shí)記錄、整理相關(guān)文件，使實(shí)際檔案情況與記錄情況不一致，影響檔案文件記錄的真實(shí)性，不便于管理。

二、提升辦公室文書檔案管理水平的策略

(一)建立健全檔案管理制度，規(guī)范文書檔案管理行為

做好文檔管理工作，對單位來說具有非常重要的意義。相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立一個(gè)完善的文書檔案管理制度，并確保得到有效實(shí)施，使檔案管理水平得到提升。同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，并改善工作環(huán)境和工資待遇，確保工作人員全身心投入管理中，逐漸規(guī)范檔案管理。

(二)加強(qiáng)辦公室文書檔案管理人員的素質(zhì)

文書檔案管理工作雖然繁瑣，但其所需的專業(yè)性、技術(shù)性和實(shí)踐性較強(qiáng)，對管理工作人員的綜合素養(yǎng)要求很高，良好的專業(yè)素養(yǎng)是做好辦公室文書檔案管理工作的前提，所以單位在招聘工作人員的時(shí)候，應(yīng)對其專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)要設(shè)置較高的門檻，優(yōu)先選著具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人才，入職前對其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，達(dá)到提高專業(yè)水平的目的。定期對文書檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，在提高專業(yè)水平的同時(shí)，增加文書檔案管理意識(shí)，為辦公室文書檔案管理工作順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。同時(shí)聘請專業(yè)水平較高的教師，對現(xiàn)有工作人培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)水平。辦公室文書檔案管理人員也應(yīng)該注重自身綜合素質(zhì)的提高，利用工作之余，通過網(wǎng)絡(luò)或是其它媒體學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提升自我。單位內(nèi)部實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)制度，將文書檔案管理情況與績效聯(lián)系在一起，從而提高工作人員的積極性，使其工作能力不斷得到提升。

(三)加強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的重視

只有重視文書檔案管理工作才能使文書檔案管理水平得到提升。辦公室文書檔案管理工作人員必須意識(shí)到所負(fù)責(zé)工作的重要性，才能認(rèn)真做好檔案管理工作。單位相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該重視文書檔案管理工作，并大力宣傳文檔工作的重要性，從思想上提高檔案管理人員管理意識(shí)。

(四)激發(fā)辦公室文書檔案管理人員的積極性

首先，結(jié)合文檔管理工作的性質(zhì)，設(shè)置一定的門檻來招聘文檔管理工作人員，確保其專業(yè)符合崗位要求，同時(shí)還具有較強(qiáng)的責(zé)任心。其次，聯(lián)合各個(gè)部門，完善辦公室的基礎(chǔ)硬件的建設(shè)，為文檔管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。再者，實(shí)行責(zé)任制度，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)，并進(jìn)行有效監(jiān)督，在監(jiān)督過程中，若發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不到位，應(yīng)對相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評，反之，應(yīng)當(dāng)給予表揚(yáng)和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，從而提高辦公室文書檔案管理人員的積極性，使檔案管理水平從本質(zhì)上得到很好的提升。

三、結(jié)束語

總之，文書檔案合理開發(fā)和利用是事業(yè)單位或是企業(yè)順利發(fā)展的一大因素。在事業(yè)單位或是企業(yè)發(fā)展中，一定要對文書檔案管理工作保持高度的重視，建立一個(gè)完善的文書檔案管理制度，使文書檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行、文書檔案管理人員綜合素質(zhì)提高。相關(guān)部門嚴(yán)格監(jiān)督，確保文書檔案管理制度合理實(shí)施，并不斷靈活改變管理方式。從多方面的工作提高文書檔案管理水平，使文書檔案更好的服務(wù)企業(yè)或是事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

[1]甘春梅.試論辦公室文書檔案管理效率的提升對策[J].工作指導(dǎo)，2016(03)：58.

[2]王麗巖.強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)(理論)，2014(2)：81-82.

[3]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017(02)：59-62.

[4]陳黎.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(01)：191-194.

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