淺談高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

黃艷猗

烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000

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淺談高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

黃艷猗

烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000

為了滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才的需要，我國許多高職院校都設(shè)立了教學(xué)秘書的崗位，旨在提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)高職院校的管理，為社會(huì)源源不斷的輸送人才。本文首先簡單描述了教學(xué)秘書崗位的主要職責(zé)，然后對(duì)目前高職院校教學(xué)秘書的工作狀況及高職院校教學(xué)隊(duì)伍的建設(shè)問題進(jìn)行了分析。

高職院校教學(xué)秘書；工作現(xiàn)狀；隊(duì)伍建設(shè)

高職院校在實(shí)施教學(xué)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)在于教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中承擔(dān)著重要的責(zé)任，為提升教學(xué)質(zhì)量做出巨大貢獻(xiàn)。教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理工作與學(xué)生學(xué)習(xí)任務(wù)完成的紐帶。然而我國各高職院校在學(xué)校規(guī)模日益增大，教學(xué)水平普遍提高的情況下，在教學(xué)管理工作中，往往更重視師資隊(duì)伍建設(shè)及科學(xué)研究的開發(fā)，而對(duì)教學(xué)秘書有所忽略，這將不利于高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此，我們要關(guān)注教學(xué)秘書的現(xiàn)狀，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。

一、高職院校教學(xué)秘書的職責(zé)

教學(xué)秘書作為高職院校的一個(gè)重要職位，起到一個(gè)紐帶的作用，其職責(zé)主要有以下幾點(diǎn)：

在高職院校的教學(xué)過程中無論發(fā)生什么問題，教師或?qū)W生都會(huì)在第一時(shí)間與教學(xué)秘書聯(lián)系。教學(xué)秘書需要直接面對(duì)院校內(nèi)的教師與學(xué)生，接受其反饋各種問題，并將所接收的信息進(jìn)行匯總、分析、整理，及時(shí)將有效信息匯報(bào)給院校領(lǐng)導(dǎo)與上一級(jí)教學(xué)管理組織。與此同時(shí)，教學(xué)秘書還要密切關(guān)注在教學(xué)過程中各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)情況，將真實(shí)信息及時(shí)反映給院校領(lǐng)導(dǎo)，使其根據(jù)實(shí)際情況，做出相應(yīng)的調(diào)整，最終提高教學(xué)管理工作，提升整體教學(xué)質(zhì)量。所以說，教學(xué)秘書是高職院校的助手及參謀。

(二)溝通協(xié)調(diào)

教學(xué)秘書在日常工作中，主要是在為三對(duì)關(guān)系在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)服務(wù)工作，分別是：學(xué)校教務(wù)處與各系教務(wù)處之間、院校與各實(shí)驗(yàn)室之間、任課教師與學(xué)生之間的關(guān)系。這就要求教學(xué)秘書要具有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。只有平衡好這三對(duì)關(guān)系，教學(xué)管理工作才能正常開展。

(三)提高教學(xué)質(zhì)量及強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

高職院校的教學(xué)管理工作中處于最基層的地位就是教學(xué)秘書，但其作為教學(xué)管理工作的最終實(shí)施者在提升辦學(xué)理念、教學(xué)質(zhì)量的過程中發(fā)揮著巨大作用。可以說，教學(xué)秘書自身能力的強(qiáng)弱與院校教學(xué)質(zhì)量的水平有著必然的聯(lián)系。因此，教學(xué)秘書在工作中要認(rèn)清自身的崗位職責(zé)，全身心投入到教學(xué)管理工作中來，將教學(xué)過程實(shí)施過程中遇到的問題進(jìn)行分析處理，為院校的教學(xué)管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

二、目前高職院校教學(xué)秘書的工作狀況

(一)工作強(qiáng)度很大，突發(fā)狀況很多

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中負(fù)擔(dān)著非常繁重的工作，如：學(xué)生的檔案管理工作、學(xué)籍管理工作、各項(xiàng)考試成績的總結(jié)管理工作、教務(wù)教學(xué)管理工作、學(xué)校的考務(wù)管理工作等。與此同時(shí)，教學(xué)秘書每天還要處理許多突發(fā)時(shí)間，例如：學(xué)生突發(fā)狀況、教師突發(fā)狀況、教學(xué)場地或教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)突發(fā)狀況，教學(xué)秘書都要第一時(shí)間出面協(xié)調(diào)解決。

例如，在教學(xué)“寓言故事三則”這部分知識(shí)時(shí)，教師可以明確預(yù)習(xí)任務(wù)，請(qǐng)學(xué)生通過課前查資料明確“關(guān)于寓言故事的基本信息，中外著名的寓言故事”等基礎(chǔ)性知識(shí)，并請(qǐng)學(xué)生選擇一篇自己最喜歡的寓言故事，請(qǐng)學(xué)生在課堂上向其他學(xué)生講述，并讓其他學(xué)生根據(jù)故事內(nèi)容猜測回答“這篇寓言啟發(fā)了我們什么？”猜對(duì)的學(xué)生給予獎(jiǎng)勵(lì)。此外，教師還可以根據(jù)教材內(nèi)容設(shè)計(jì)小短劇、故事接龍、朗讀競賽等活動(dòng)。這些活動(dòng)都是語文教學(xué)過程中與教學(xué)內(nèi)容相匹配、能夠高效調(diào)動(dòng)學(xué)生積極性、鍛煉學(xué)生語文綜合能力的有效措施，教師應(yīng)根據(jù)教學(xué)實(shí)際情況合理選用。

(二)面對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系，承受巨大的工作壓力

教學(xué)秘書在處理教學(xué)管理工作的過程中，會(huì)遇到方方面面的問題，協(xié)調(diào)解決這些問題就需要其與學(xué)校各部門的工作人員、學(xué)生、教師進(jìn)行溝通協(xié)商，面臨復(fù)雜的人際關(guān)系。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，在及時(shí)優(yōu)質(zhì)完成任務(wù)的過程中，可能會(huì)面臨多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的指揮，在展開工作的過程中承受很大壓力。在協(xié)調(diào)布置教務(wù)工作的環(huán)節(jié)中，教學(xué)秘書會(huì)應(yīng)對(duì)不同編制的教師，在維持正常教學(xué)秩序的前提下，如何安排每位教師的教學(xué)工作才能最大限度的滿足不同教師的需求，這給教務(wù)秘書的工作帶來了很大的難度。

(三)待遇差距較大，工作熱情低

教學(xué)秘書雖然在高職院校教務(wù)管理工作中十分重要的一部分，承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)，但與教師在工資、晉升、獎(jiǎng)金、職稱、培訓(xùn)等方面的待遇相比，存在很大差異。對(duì)教學(xué)秘書來說，其工作量與各方面待遇不成比例，因而對(duì)待工作缺乏熱情，不愿意在教學(xué)秘書的崗位上長期發(fā)展。

(四)教學(xué)秘書工作質(zhì)量低

高職院校的教學(xué)秘書大多存在學(xué)歷及技術(shù)職稱偏低的現(xiàn)狀，其知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，日常從事的工作與所學(xué)專業(yè)不對(duì)口，學(xué)歷普遍不高，技術(shù)職稱以中級(jí)或初級(jí)為主，這些客觀條件都影響著教學(xué)秘書的工作質(zhì)量。

三、導(dǎo)致目前高職院校教學(xué)秘書的工作狀況的原因

(一)高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作不夠重視

雖然大多數(shù)高職院校都設(shè)立了教學(xué)秘書崗位，但是思想觀念還沒有得到及時(shí)轉(zhuǎn)變，還普遍存在重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象。院校負(fù)責(zé)人對(duì)教學(xué)秘書的重要性還沒有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，不重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，待遇上與教師差距很大，嚴(yán)重降低了教學(xué)秘書在工作中的積極性。

(二)教學(xué)秘書缺乏專業(yè)性

大多數(shù)高職院校中的教學(xué)秘書是由本校應(yīng)屆畢業(yè)生、教師親屬及對(duì)外招聘的人員共同組成，其成員素質(zhì)高低不同，能力強(qiáng)弱不一，缺乏專業(yè)性且流動(dòng)性大，教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)雜亂，對(duì)高職院校教學(xué)管理工作的順利開展非常不利。

(三)工作量大，管理水平低

近年來，高職院校的規(guī)模越來越大，其開設(shè)專業(yè)與學(xué)生人數(shù)越來越多，教學(xué)秘書的日常工作變得更為繁重，壓力更大。忙碌的工作導(dǎo)致其沒有時(shí)間與精力來學(xué)習(xí)提升自身的教學(xué)管理水平，無法更好的履行自己的崗位職責(zé)。

(四)缺乏相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃

教學(xué)秘書的崗位缺乏職業(yè)規(guī)劃，使其不能為今后的職業(yè)發(fā)展定立一個(gè)合適的目標(biāo)，對(duì)待日常繁重的工作缺乏熱情，產(chǎn)生倦怠感。教學(xué)秘書的崗位職責(zé)就是要求其在教學(xué)中起協(xié)調(diào)輔助的作用，對(duì)于職稱評(píng)定與升遷都缺少明確的標(biāo)準(zhǔn)。教學(xué)秘書在承受繁重的工作之余看不到未來前途的方向。

四、關(guān)于高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的相關(guān)建議

重視教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)教學(xué)秘書的綜合能力，對(duì)高職院校日常工作非常重要。

(一)全面提升對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)及隊(duì)伍建設(shè)必要性的認(rèn)識(shí)

高職院校的日常教學(xué)管理工作都是由教學(xué)秘書來具體組織與實(shí)施的，教學(xué)秘書承擔(dān)著繁重的工作及巨大的壓力，但卻沒有受到相應(yīng)的重視與認(rèn)同，這嚴(yán)重打擊了其在工作中應(yīng)有的積極性與創(chuàng)新性。因此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注并重視教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)，充分肯定教學(xué)秘書的工作價(jià)值，在其工作中給予科學(xué)合理的定位。最直接的方法就是設(shè)立合理的激勵(lì)機(jī)制，讓教學(xué)秘書在工作始終充滿熱情，比如每個(gè)學(xué)期或每個(gè)月在院校的教學(xué)秘書選取一部分工作優(yōu)秀的工作人員，給予相應(yīng)的財(cái)物獎(jiǎng)勵(lì)，提高其在教學(xué)管理工作中的積極性與主動(dòng)性。

(二)教學(xué)秘書要主動(dòng)進(jìn)行自我完善

想要?jiǎng)偃谓虒W(xué)秘書這個(gè)職位，就必須要具備以下三點(diǎn)要求：首先，教學(xué)秘書在工作中必須要有事業(yè)心與責(zé)任感，要甘做綠葉，勇于奉獻(xiàn)，能夠做到為人師表；其次，掌握各種理論知識(shí)與相應(yīng)的技能，例如心理學(xué)、行政管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、溝通表達(dá)能力、統(tǒng)籌規(guī)劃能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、檔案歸納管理水平、協(xié)調(diào)調(diào)動(dòng)能力等；再次，要有過硬的心理素質(zhì)，在教學(xué)管理工作中對(duì)自己從事的崗位有一個(gè)清晰明確的定位，面對(duì)繁重的工作，善于把控自己的情緒，還要具有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力來處理復(fù)雜的人際關(guān)系。這就要求教學(xué)秘書在工作之余，要不斷的給自己充電，提高自身能力，能更好的勝任這一工作，為教學(xué)管理工作的正常開展保駕護(hù)航。

(三)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍培訓(xùn)

工作的創(chuàng)新是要在知識(shí)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。目前，教學(xué)秘書基本上每天都置身于繁重的事務(wù)，學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)非常少。鑒于此，院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為教學(xué)秘書創(chuàng)造適當(dāng)?shù)臈l件，對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其知識(shí)面不斷擴(kuò)大。培訓(xùn)主要是結(jié)合教學(xué)秘書本職工作的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)最新的教育理念、最新的管理方式，掌握最新的業(yè)內(nèi)信息，使他們?cè)诮虒W(xué)管理工作中充分運(yùn)用現(xiàn)代教學(xué)管理理念，并且還要使他們了解并掌握自己所工作的系部相關(guān)專業(yè)的知識(shí)。這樣的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使教學(xué)秘書對(duì)該系的教學(xué)特點(diǎn)與規(guī)律有了更深刻的理解，在對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)更具科學(xué)性與合理性。培訓(xùn)形式具有多樣性，例如上崗前對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其對(duì)工作的內(nèi)容與規(guī)范有一個(gè)大致的了解；邀請(qǐng)教學(xué)秘書參與教學(xué)管理討論會(huì)，使其樹立最新的教學(xué)理念，改進(jìn)工作方法，提高工作效率等。

(四)提高教學(xué)秘書的工作待遇

要想有效建設(shè)并壯大教學(xué)秘書的隊(duì)伍，首先要在工作待遇方面給予提高。教學(xué)秘書與高職院校學(xué)歷、職稱相同的其他崗位工作人員享有同樣的待遇標(biāo)準(zhǔn)。比如高職院校的教學(xué)秘書是否可以劃入教師編制，綜合考慮其學(xué)歷、職稱、資歷等條件，有效地設(shè)立教學(xué)管理梯隊(duì)，并且在職稱的評(píng)定等方面為教學(xué)秘書建立有針對(duì)性的政策保障。

(五)改進(jìn)工作條件

許多高職院校教學(xué)工作重心下移至各系部，各系部都成立了更適合于自己系部發(fā)展的教務(wù)科。各系部有關(guān)部門應(yīng)為教學(xué)秘書提供足夠的辦公設(shè)備，并且根據(jù)系部規(guī)模大小對(duì)教務(wù)人員數(shù)量進(jìn)行增減，降低教學(xué)秘書的工作量，確保教務(wù)秘書的工作質(zhì)量。各高職院校在加速信息化教學(xué)的基礎(chǔ)上，也要不斷改進(jìn)校園網(wǎng)，運(yùn)用信息化管理手段提高教學(xué)管理質(zhì)量。

五、結(jié)束語

高職教育在我國不斷發(fā)展，維持高職院校正常有序開展教學(xué)管理工作中的重要崗位就是教學(xué)秘書。院校領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念也要與時(shí)俱進(jìn)，深刻認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書的分量，確實(shí)強(qiáng)化教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，關(guān)注并認(rèn)可教學(xué)秘書的工作，他們才會(huì)在教學(xué)管理工作中更加積極主動(dòng)，充滿熱情，使教學(xué)管理工作得到提高，院校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]范小云.高職院校教學(xué)秘書工作探析[J].考試周刊，2012(76).

[2]錢麗云.對(duì)高職教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013(3).

[3]關(guān)松濤.淺談對(duì)高職院校教學(xué)秘書的認(rèn)識(shí)[J].教育界，2013(12).

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