做好總承包項(xiàng)目檔案管理工作路徑分析

劉曉麗

山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟(jì)南 250013

做好總承包項(xiàng)目檔案管理工作路徑分析

劉曉麗*

山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟(jì)南 250013

總承包項(xiàng)目檔案內(nèi)容具有特殊性，其包含了向業(yè)主移交的內(nèi)容，因此有效的檔案管理十分重要。本文從項(xiàng)目總承包檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，從歸檔、職責(zé)分配等各個(gè)方面提出了檔案管理工作開展的具體策略。

總承包；項(xiàng)目；檔案管理

項(xiàng)目檔案管理是整個(gè)工程中較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與項(xiàng)目管理聯(lián)系緊密?？偝邪?xiàng)目檔案主要是對(duì)勘察、規(guī)劃、施工等過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，為工程分析及造價(jià)確定等提供參考依據(jù)[1]，也是工程按時(shí)完成的保障，因此對(duì)總承包項(xiàng)目采取合理有效的管理方法十分有必要。

一、總承包項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

(一)檔案內(nèi)容龐雜、涉及范圍廣

總承包項(xiàng)目內(nèi)容囊括了工程建設(shè)中設(shè)計(jì)、施工等方方面面的內(nèi)容，涉及范圍廣泛。檔案材料來源較多，既有施工前的招標(biāo)、設(shè)計(jì)、材料準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)的各種文件，也包括工程完工后的驗(yàn)收材料。

(二)管理工作需要多方配合完成

總承包項(xiàng)目涉及到的單位較多，檔案管理工作的實(shí)施既需要總承包方的支持，更需要各方的協(xié)助配合。總承包充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)角色，組織各方實(shí)施檔案管理并進(jìn)行職責(zé)分配，各方根據(jù)實(shí)際情況采取具體措施，這樣才能確保管理工作的順利開展。

二、做好總承包項(xiàng)目檔案管理的工作路徑分析

(一)業(yè)主方全過程介入

在整個(gè)工程建設(shè)中，業(yè)主方主要負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行交接、保管及整理，由于檔案工作穿插在工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，為了保證檔案資料的完整和正確，業(yè)主方應(yīng)主動(dòng)全程介入檔案管理工作。

1.項(xiàng)目前期做好檔案管理基礎(chǔ)工作

工程設(shè)立初期，就業(yè)方就應(yīng)該將檔案管理工作納入考慮，將工程建設(shè)前期資料進(jìn)行整理歸納，為下一步資料交接做好準(zhǔn)備。首先，應(yīng)完善檔案管理的工作制度，成立專業(yè)的機(jī)構(gòu)并安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案整理，明確規(guī)定各項(xiàng)制度，做好前期設(shè)備的準(zhǔn)備工作。其另外，應(yīng)在合同中明確說明檔案管理工作，對(duì)檔案質(zhì)量、分?jǐn)?shù)、內(nèi)容等提出明確要求，對(duì)不符合規(guī)定的檔案應(yīng)進(jìn)行處理。

2.建設(shè)過程中對(duì)檔案管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

項(xiàng)目實(shí)施前，業(yè)主方應(yīng)按照規(guī)定嚴(yán)格完善各項(xiàng)制度，建立機(jī)構(gòu)并安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理。而在工程建設(shè)過程中，業(yè)主方應(yīng)主動(dòng)參與各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理的全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管。這樣既能及時(shí)掌握工程建設(shè)的進(jìn)度及項(xiàng)目安排等信息，還能全程見證圖紙發(fā)放環(huán)節(jié)，對(duì)各種圖紙資料進(jìn)行檢查和接受，有必要時(shí)要復(fù)制發(fā)放，并及時(shí)保管各項(xiàng)圖紙，防止資料丟失。另外，對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)控能時(shí)業(yè)主方掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，了解資料是否齊全完整、手續(xù)是否完備，當(dāng)資料缺失時(shí)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，有必要時(shí)應(yīng)給予一定指導(dǎo)。

(二)各方進(jìn)行密切配合

1.總承包方

總承包方主要負(fù)責(zé)兩個(gè)方面的職責(zé)：一是對(duì)各方工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，二是竣工后負(fù)責(zé)向業(yè)主方移交檔案[2]。在整個(gè)工程建設(shè)中，總承包方主要是起指導(dǎo)作用，指導(dǎo)其他各方落實(shí)檔案的形成、歸納、交接等工作，同時(shí)對(duì)其他方進(jìn)行監(jiān)督。工程結(jié)束后，總承包方要對(duì)檔案的整理過程進(jìn)行督促，并確保最后交接檔案完整且正確。因此總承包方要有一定的協(xié)調(diào)組織能力，按照國家規(guī)定和工程要求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分配，督促其他方嚴(yán)格落實(shí)每一環(huán)節(jié)，同時(shí)也要受到就業(yè)方的監(jiān)督。

2.分包方

分包方指的是總承包方對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分包后，實(shí)際接管項(xiàng)目的各個(gè)承包商[3]。在工程建設(shè)中，分包方受到總承包方、就業(yè)方等各個(gè)單位的監(jiān)督，并根據(jù)總承包方的指示對(duì)檔案進(jìn)行整理歸納，確保檔案齊全系統(tǒng)；項(xiàng)目完成后，分包方整理完檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)交給總承包方。

3.項(xiàng)目管理方

項(xiàng)目管理方是指在業(yè)主的授權(quán)下，根據(jù)合同規(guī)定對(duì)實(shí)際工程中檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)督，并給予必要的指導(dǎo)，以保證最終檔案資料全面完整。在這個(gè)過程中項(xiàng)目管理方同時(shí)也受到業(yè)主方的監(jiān)督和指導(dǎo)，并按照業(yè)主要求進(jìn)行檔案整理，竣工后進(jìn)行移交。另外，工程完成后，管理方負(fù)責(zé)督促總承包方及時(shí)移交檔案?？偟膩碚f，項(xiàng)目管理方相當(dāng)于業(yè)主方的代表，對(duì)檔案形成及檔案移交進(jìn)行監(jiān)管。

4.項(xiàng)目監(jiān)理方

項(xiàng)目監(jiān)理方不同于項(xiàng)目管理方，其主要是在業(yè)主方或總承包方的授權(quán)下，對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行審查，確保檔案內(nèi)容完整且有效。同時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理方也負(fù)責(zé)提醒總承包方向業(yè)主方移交檔案。由于項(xiàng)目監(jiān)理方的工作對(duì)最終檔案質(zhì)量有直接的影響，因此項(xiàng)目監(jiān)理方必須采取科學(xué)有效的措施，對(duì)檔案形成、整理等進(jìn)行大力監(jiān)管，以提高最終檔案的合格率。

三、總承包項(xiàng)目檔案管理中要注意的幾個(gè)問題

總承包項(xiàng)目檔案管理概念提出時(shí)間不長，目前正在不斷摸索的階段，在實(shí)際建設(shè)中應(yīng)注意下面幾個(gè)問題。第一，在確定各方職責(zé)時(shí)，應(yīng)制定必要的處罰制度，例如檔案資料不符合要求，就業(yè)方有權(quán)利不結(jié)算等；第二、總承包方應(yīng)安排專家對(duì)分包方工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。工程建設(shè)對(duì)分包方檔案人員要求較高，而大部分分包方的檔案人員專業(yè)能力不夠，為了保證工程進(jìn)度和工程質(zhì)量，總承包方應(yīng)安排專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，確保后續(xù)的檔案管理工作能高質(zhì)量完成。第三、實(shí)施檔案管理時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案格式、管理軟件、分組標(biāo)準(zhǔn)等制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使各個(gè)環(huán)節(jié)檔案標(biāo)準(zhǔn)、整理方法、檔案裝具等都相同，保證檔案管理的系統(tǒng)性和一致性。

總之，項(xiàng)目檔案管理是整個(gè)工程中較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)勘察、規(guī)劃、施工等過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為工程分析及造價(jià)確定等的依據(jù)，使得對(duì)總承包項(xiàng)目采取合理有效的管理方法變得非常關(guān)鍵?？偝邪?xiàng)目檔案管理工作的實(shí)施需要各方的配合，總承包對(duì)各方進(jìn)行指導(dǎo)，就業(yè)方對(duì)整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，缺一不可。同時(shí)各方應(yīng)充分重視檔案管理，積極配合，落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

[1]金育勇.如何做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2015(9).

[2]李燕妮.淺談工程總承包項(xiàng)目模式下的檔案管理[J].商，2014(45)：16-17.

[3]韓香珍，馬強(qiáng)，梁貽才.EPC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制初探[J].陜西檔案，2014(3)：32-33.

劉曉麗(1992-)，女，漢族，山東萊蕪人，山東電力工程咨詢院有限公司，初級(jí)館員，研究方向：項(xiàng)目檔案管理。

G271；TU

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